Rollenbeschreibung
Als kaufmännische Allroundkraft für Büroorganisation & Verwaltung übernehmen Sie eine zentrale Rolle im täglichen Ablauf von Apfelbacher & Fehr in Bad Kissingen. Sie sorgen dafür, dass organisatorische und administrative Prozesse zuverlässig funktionieren, behalten offene Vorgänge im Blick und unterstützen die Geschäftsführung sowie das Team im laufenden Tagesgeschäft.
Ihr Aufgabenbereich ist vielseitig und reicht von klassischer Büroorganisation über vorbereitende Buchhaltung bis hin zu Aufgaben in der Immobilienverwaltung.
Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
- Organisation und Koordination des Büroalltags
- Bearbeitung von Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr
- Terminplanung und Koordination von Besprechungen
- Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Vorbereitung, Pflege und Verwaltung von Unterlagen, Dokumenten und Akten
- Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater, insbesondere mit DATEV
- Bearbeitung und Prüfung kaufmännischer Unterlagen und Rechnungen
- Unterstützung bei der Verwaltung eigener Immobilien und Mietverhältnisse
- Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern, Geschäftspartnern und Behörden
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Organisation von Bürobedarf und allgemeinen internen Abläufen
Die Stelle ist in Vollzeit und ausschließlich vor Ort in Bad Kissingen zu besetzen.
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbar
- Erfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder kaufmännischer Sachbearbeitung
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Erfahrung mit DATEV ist von Vorteil
- Idealerweise Erfahrung mit digitalen Ablage- und Dokumentenmanagementsystemen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Flexibilität und die Bereitschaft, sich in unterschiedliche kaufmännische und organisatorische Aufgaben einzuarbeiten
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