Operations Manager & Executive Assistant

Über Apheris

Bei Apheris bauen wir die Zukunft, wie KI in der pharmazeutischen F&E angewendet wird. Wir ermöglichen führenden Pharma-Teams, Medikamente schneller zu entdecken und zu entwickeln. Wir hosten die größten föderierten Datennetzwerke der Branche für KI in der Arzneimittelentdeckung, die Co-Folding, ADMET und Antikörper-Entwicklungsfähigkeit umfassen. In diesen Netzwerken werden Modelle auf proprietären Branchendatensätzen trainiert, um eine höhere Leistung und breitere Anwendbarkeit zu erreichen, während die Datenkontrolle und das geistige Eigentum geschützt bleiben. Wir liefern diese überlegenen Modelle durch Anwendungen zur Arzneimittelentdeckung, die es Teams ermöglichen, sie in großem Maßstab auszuführen, weiter anzupassen und in bestehende F&E-Workflows zu integrieren.

AI Structural Biology (AISB) Netzwerk: Neun der 20 größten Pharmaunternehmen arbeiten im Bereich Co-Folding, strukturbasierte Bindungsaffinitätsvorhersagen und Antikörperdesign zusammen.

ADMET Netzwerk: Fünf der 50 größten Pharma- und Biotech-Unternehmen arbeiten zusammen, um die Vorhersage von Eigenschaften kleiner Moleküle zu verbessern und auf weitere Arzneimittelmodalitäten (z.B. PROTACs) auszudehnen.

Antikörper-Entwicklungsfähigkeitsnetzwerk: Pharma-Partner arbeiten zusammen, um historische und speziell entwickelte Datensätze zur Antikörper-Entwicklungsfähigkeit für sicheres maschinelles Lernen zu föderieren, ohne dass Daten die Umgebung jedes Partners verlassen.

Über die Rolle

Wir suchen einen gut organisierten, zuverlässigen Executive Assistant & Operations Manager. Sie werden eng mit unserem CEO und dem Führungsteam sowie unserem Finanz- und Betriebsteam zusammenarbeiten, um den reibungslosen Ablauf der täglichen Abläufe sicherzustellen und die richtige Unterstützung im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Ein zentraler Bestandteil der Rolle ist die Unterstützung des Executives: Verwaltung des Kalenders und der Reisen des CEO, Koordination wichtiger Meetings, Vorbereitung der Logistik und Unterstützung des Führungsteams, um organisiert und fokussiert zu bleiben.

Darüber hinaus spielen Sie eine wichtige Rolle in den Unternehmensabläufen. Dazu gehört die Koordination von Teamevents, Offsites, Kunden- und Investorenmeetings, Lieferantenbeziehungen, Initiativen zur Mitarbeitererfahrung und die Logistik, die unser Remote-Team während der Office Days effektiv zusammenbringt. Diese Rolle eignet sich gut für jemanden, der hochorganisiert, proaktiv, zuverlässig ist und sich wohlfühlt, ein breites Spektrum an Themen zu managen.

Was Sie tun werden

• Operations Management (~70%)
  • Unterstützung der Talentoperationen und Themen zur Mitarbeitererfahrung, Beitrag zu einer starken Mitarbeiterreise von der Einarbeitung an, Zusammenarbeit mit unserem People Lead
  • Planung und Durchführung von Office Days, hauptsächlich in Berlin, sowie virtuellen und persönlichen Unternehmensveranstaltungen, Investorenmeetings und Kunden- oder Partnerzusammenkünften, wie Meetups neben Konferenzen
  • Verantwortung für allgemeine Büro- und Verwaltungsthemen, einschließlich der Beziehung zu unserem Co-Working-Space, Büromaterialien, eingehender Post, Lieferantenkommunikation und Unternehmensmerchandise
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei Reisebuchungen und verwandten Logistik
  • Koordination mit Anbietern und Lieferanten, Pflege von Beziehungen und Sicherstellung einer reibungslosen Bereitstellung von Dienstleistungen
  • Pflege elektronischer und papierbasierter Aufzeichnungen, Sicherstellung, dass Informationen und Dokumente organisiert, korrekt abgelegt und leicht zugänglich sind
  • Unterstützung bei der Einführung und Pflege unternehmensweiter Betriebsprozesse und -richtlinien und Hilfe für das Team, diese zu befolgen
  • Proaktive Identifizierung und Umsetzung von Verbesserungen der täglichen Abläufe
• Executive Assistant zum CEO (~30%)
  • Als zuverlässiger Ansprechpartner fungieren und sicherstellen, dass die Zeit des CEO geschützt und effektiv genutzt wird, Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff bei der Priorisierung nach Bedarf
  • Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen über Zeitzonen hinweg, während nahtlose tägliche Unterstützung gewährleistet wird
  • Unterstützung der Priorisierung und Koordination eingehender Anfragen in Übereinstimmung mit internen und externen Stakeholdern, Bearbeitung der Korrespondenz, wo dies angemessen ist
  • Unterstützung des Führungsteams mit Logistik, wenn nötig

Was wir von Ihnen erwarten

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Büromanagement, Operations oder in einer ähnlichen Rolle, einschließlich Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene
• Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zuverlässig zu verwalten
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und einen professionellen, zuverlässigen Arbeitsstil mit Menschen auf allen Ebenen
• Ein hohes Maß an Diskretion und gesundem Urteilsvermögen beim Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen
• Bereitschaft und Fähigkeit, in Berlin für die gesamte Dauer unserer Office Days Wochen zu sein, die dreimal im Jahr für eine volle Arbeitswoche stattfinden
• Vertrauen in die eigenständige Arbeit in einer Remote-First-Umgebung
• Flexibilität und Komfort im Umgang mit begrenzter Anleitung in einem schnelllebigen Umfeld
• Fähigkeit zur Nutzung von KI-Tools zur Verbesserung der Produktivität und Neugier, bessere Arbeitsweisen zu erkunden
• Eine proaktive Denkweise, mit der Gewohnheit, den Status quo in Frage zu stellen und praktische Verbesserungen zu identifizieren
• Fließendes Englisch, gesprochen und geschrieben. Deutschkenntnisse sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.

Schön zu haben

• Vertrautheit mit Co-Working- oder Büroumgebungsmanagement
• Erfahrung in einem Startup- oder Scale-up-Umfeld

Wenn Sie nicht 100% der Anforderungen erfüllen, aber glauben, dass Sie die richtige Person sind, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben. Wir stellen nach Persönlichkeit, Potenzial und Antrieb ein.

Was wir Ihnen bieten

• Branchenübliche Vergütung, einschließlich virtueller Aktienoptionen in der Frühphase
• Remote-First-Arbeit – arbeiten Sie dort, wo Sie am besten arbeiten, sei es von zu Hause oder von einem Co-Working-Space in Ihrer Nähe
• Großartige Vorteile, einschließlich eines Wohlfühlbudgets, psychischer Gesundheitsleistungen, eines Budgets für das Arbeiten von zu Hause, eines Co-Working-Stipendiums und eines Budgets für Lernen und Entwicklung
• Großzügiger Urlaubsanspruch
• Office Days in unserem Berliner Hauptsitz oder an einem anderen europäischen Standort (3x im Jahr)
• Ein lustiges, diverses Team von mission-driven Individuen mit Erfahrung in führenden Organisationen und dem Antrieb, KI und ML für das Gute zu nutzen

Unsere Missionserklärung

Sie werden Teil eines mission-driven Unternehmens an der Spitze der KI-gesteuerten Arzneimittelentdeckung. Wir bieten die Flexibilität, von überall in Europa aus zu arbeiten, während Sie Teil eines kollaborativen, leistungsstarken Teams sind. Diese Rolle berichtet direkt an den People Lead und bietet Ihnen hohe Sichtbarkeit und die Möglichkeit, unsere Unternehmenskultur erheblich zu beeinflussen, während wir wachsen.