HES Social Assistant

Als der derzeitige Leiter des apiah Sozialbüros in den Ruhestand geht, möchte die Vereinigung die Position eines Sozialassistenten besetzen, der die Kontinuität, Qualität und Entwicklung der angebotenen Dienstleistungen für die Begünstigten sicherstellt. Das apiah Sozialbüro unterstützt hauptsächlich Mitarbeiter, die in Mitgliedsunternehmen der Vereinigung arbeiten oder gearbeitet haben, sowie je nach Situation Einzelpersonen oder externe Organisationen im Rahmen der apiah Sozialwerke Stiftung. Die Tätigkeit basiert auf einem Ansatz von Unterstützung, Anleitung, Beratung und Prävention, insbesondere in Bezug auf finanzielle, administrative und soziale Schwierigkeiten, mit denen die Begünstigten konfrontiert sind.

Allgemeine Mission

Der Stelleninhaber bietet soziale, administrative und budgetäre Unterstützung für die Begünstigten des apiah Sozialbüros. Sie helfen, das Verschärfen prekärer Situationen zu verhindern, finanzielle Schwierigkeiten zu stabilisieren, Schuldenhilfemaßnahmen zu unterstützen und die Auswirkungen sozialer oder administrativer Probleme auf das Berufsleben der Betroffenen zu verringern. Sie führen ihre Mission mit Zuhören, Sorgfalt, Vertraulichkeit und ohne Urteil aus und stellen sicher, dass sie konkrete, realistische und maßgeschneiderte Lösungen für jede Situation vorschlagen. Sie fungieren auch als Hauptansprechpartner für Begünstigte, Mitgliedsunternehmen, Behörden, öffentliche Ämter, Gläubiger, Stiftungen und relevante soziale oder institutionelle Partner.

Hauptaktivitäten

• Begüßung, Zuhören und Anleitung der Begünstigten, die sich an das Sozialbüro wenden, sowie Bewertung ihrer persönlichen, familiären, administrativen, finanziellen und beruflichen Situation.
• Durchführung individueller Beratungen, persönlich, telefonisch oder auf andere geeignete Weise, innerhalb eines vertraulichen, unterstützenden und strukturierten Rahmens.
• Analyse von Überschuldungssituationen, Erstellung von Budgets, Identifizierung von Zahlungsprioritäten und Vorschlag geeigneter Rückzahlungsmaßnahmen.
• Unterstützung der Begünstigten bei der Verwaltung ihrer aktuellen finanziellen Verpflichtungen, einschließlich Miete, Krankenversicherungsprämien, medizinischen Ausgaben, Gebührenabrechnungen, Ausbildungskosten, Kinderbetreuungskosten, Steuerschulden oder anderen Verpflichtungen.
• Verhandlungen mit Gläubigern, Vollstreckungsbehörden, Behörden und relevanten Partnern zur Suche nach Zahlungsvereinbarungen, Verzichtserklärungen, Stundungen oder Lösungen zur Schuldenbefreiung.
• Vorbereitung, Überwachung und Dokumentation von Budgetmanagement-, Schuldenbefreiungs-, finanziellen Hilfs- oder administrativen Unterstützungsakten.
• Vorbereitung, Überprüfung und Nachverfolgung von Rechnungen im Zusammenhang mit Dienstleistungen, Mandaten oder Ausgaben des Sozialbüros, in Abstimmung mit dem Sekretariat und dem Buchhaltungspersonal.
• Verwaltung, wenn gerechtfertigt, der vollständigen oder teilweisen Budgets, die dem Sozialbüro anvertraut sind, unter Beachtung interner Regeln, getroffener Entscheidungen und Rückverfolgbarkeitsanforderungen.
• Unterstützung von Personen, die Lohnpfändungen, Lohnzuweisungen oder anderen Vollstreckungsverfahren unterliegen, in Koordination mit Arbeitgebern, zuständigen Ämtern und Begünstigten.
• Hilfe für Begünstigte beim Verständnis, der Organisation und der Bearbeitung von administrativen, rechtlichen, sozialen, steuerlichen oder finanziellen Dokumenten.
• Vorbereitung und Einreichung von Anträgen auf finanzielle Hilfe bei gemeinnützigen Verbänden, Stiftungen oder anderen Organisationen, die gelegentliche Unterstützung bieten können.
• Funktion als regionaler Ansprechpartner oder Koordinator für Stipendien- oder Ausbildungsbeihilfeanträge, insbesondere wenn das Sozialbüro als Vermittler innerhalb anerkannter Programme fungiert.
• Nachverfolgung externer oder spezifischer Mandate, insbesondere Fälle, die von Behörden oder Partnerorganisationen anvertraut wurden, wenn diese in den Tätigkeitsbereich des Sozialbüros fallen.
• Zusammenarbeit mit Mitgliedsunternehmen, die einen Mitarbeiter an das Sozialbüro verweisen möchten, wobei die Vertraulichkeit der unterstützten Personen strikt gewahrt bleibt.
• Aktualisierung von Akten, Statistiken, Überwachungstabellen und Indikatoren, die für die Verwaltung der Aktivitäten des Sozialbüros erforderlich sind.
• Vorbereitung von Materialien für Tätigkeitsberichte, Managementberichte und Präsentationen an die apiah oder die Gremien der apiah Sozialwerke Stiftung.
• Aufrechterhaltung und Entwicklung eines Netzwerkes mit sozialen Diensten, Vollstreckungsbehörden, Erwachsenenschutzbehörden, Sozialversicherungen, Stiftungen, gemeinnützigen Verbänden und anderen Partnern in der Region arc-horloger.
• Teilnahme an der kontinuierlichen Verbesserung der Praktiken des Sozialbüros, insbesondere in Bezug auf Prozesse, Dokumentation, Nachverfolgung von Begünstigten und Kommunikation mit Partnern.

Erforderliche Fachkenntnisse

• HES Sozialassistentenausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Nachgewiesene Erfahrung in der sozialen, budgetären oder administrativen Unterstützung von Menschen in Schwierigkeiten.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der Mechanismen der Überschuldung, der Vollstreckung, von Pfändungen, Mindestlebenshaltungsniveaus, Familienbudgets und Verfahren zur Schuldenbefreiung.
• Kenntnisse über Sozialversicherungen, Hilfsprogramme, öffentliche und private Institutionen sowie das soziale Netzwerk, das spezifisch für die Regionen arc-horloger ist.
• Fähigkeit, komplexe Situationen zu analysieren, Prioritäten zu identifizieren und realistische Lösungen vorzuschlagen.
• Verhandlungsgeschick mit Gläubigern, Ämtern, Behörden, Versicherungen, Stiftungen oder anderen Partnern.
• Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten, insbesondere für die Erstellung von Briefen, Berichten, Hilfsanträgen, Nachverfolgungsnotizen oder Zusammenfassungen.
• Beherrschung gängiger Bürosoftware, Überwachungstabellen und kollaborativer Werkzeuge.
• Fähigkeit, Situationen klar, strukturiert und unter Einhaltung der Überwachungsanforderungen zu dokumentieren.
• Verständnis der Themen, die mit der Arbeitswelt, Abwesenheit, finanziellen Schwierigkeiten von Mitarbeitern und deren möglichen Auswirkungen auf die berufliche Tätigkeit verbunden sind.
• Empathie für den Kontext der Arbeitgebervereinigung, in dem das apiah Sozialbüro tätig ist.

Sprachkenntnisse

• Fließende mündliche und schriftliche Französischkenntnisse.
• Gute Fähigkeit, manchmal komplexe Dokumente, Verfahren oder Entscheidungen klar zu vereinfachen und zu erklären.
• Kenntnisse der deutschen Sprache sind von Vorteil, insbesondere zum Verständnis administrativer Dokumente, Austausch mit bestimmten Partnern oder Situationen, die deutschsprachige Begünstigte betreffen.

Erwartete persönliche Eigenschaften

• Aktives Zuhören, Empathie und eine professionelle, nicht wertende Haltung.
• Absolute Diskretion und strikte Wahrung der Vertraulichkeit.
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und ein starkes Verantwortungsbewusstsein.
• Fähigkeit, ein Vertrauensklima mit verletzlichen Personen zu schaffen.
• Fähigkeit, klare Grenzen zu setzen, Begünstigte zu ermächtigen und angemessene berufliche Distanz zu wahren.
• Emotionale Resilienz und Fähigkeit, sensible oder komplexe Situationen zu bewältigen.
• Organisationsfähigkeiten, Autonomie und Fähigkeit, dringende Angelegenheiten zu priorisieren.
• Analytische Denkweise, Pragmatismus und Lösungsorientierung.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem kleinen Team, während sie ihre eigenen Fälle unabhängig verwalten.
• Leichtigkeit im Umgang mit einer Vielzahl von Gesprächspartnern: Begünstigte, Arbeitgeber, öffentliche Ämter, Behörden, Stiftungen, Verbände, Gläubiger und institutionelle Partner.

Position innerhalb der Organisation

Die Position ist derzeit dem apiah Sozialbüro zugeordnet, unter der Schirmherrschaft der apiah Sozialwerke Stiftung und verbunden mit dem Arbeitgebersekretariat der Vereinigung. Der Stelleninhaber arbeitet in Koordination mit dem Personal des Sozialbüros, apiah und je nach den Akten mit den Gremien der Sozialwerke Stiftung. Sie halten regelmäßigen Kontakt zu Mitgliedsunternehmen, Begünstigten, Behörden, öffentlichen Ämtern, Stiftungen, gemeinnützigen Verbänden und sozialen oder institutionellen Partnern.

Startdatum

Das Startdatum ist für den 1. Januar 2027 geplant, als Ersatz für den derzeitigen Leiter des Sozialbüros. Je nach organisatorischen Bedürfnissen kann vor oder zu Beginn der Position eine Übergangszeit für die Übergabe von Akten und die schrittweise Übernahme von Verantwortlichkeiten vereinbart werden.