Impiegato Commerciale

Missione generale

La persona titolare della posizione assicura un sostegno all'interno dell'apiah. Contribuisce al buon funzionamento e alla qualità del servizio reso ai membri, nonché allo svolgimento delle attività interne ed esterne. Interviene inoltre nel monitoraggio dei dossier, nella gestione degli eventi, nell'aggiornamento degli strumenti digitali e nel trattamento di richieste specifiche, in particolare in relazione a Prevhor, ai membri e ai partner.

Compiti principali:

• Assicurare l'accoglienza telefonica e il trattamento delle richieste generali indirizzate all'ente.
• Redigere, rileggere e formattare lettere, e-mail, circolari, verbali, rapporti, documenti interni e supporti per le riunioni.
• Partecipare al monitoraggio dei membri, in particolare all'aggiornamento delle banche dati, al censimento del personale e alle attività legate alle affiliazioni.
• Monitorare e classificare le richieste in relazione ai rimborsi e a Prevhor, in contatto con i beneficiari, le aziende e i partner interessati.
• Contribuire all'organizzazione di eventi, riunioni, assemblee generali e incontri istituzionali, inclusa la corrispondenza con i fornitori esterni.
• Assicurare la gestione documentale, l'archiviazione digitale e il monitoraggio dei dossier tecnici o amministrativi.
• Aggiornare i contenuti del sito internet, dello spazio membri e dei canali di comunicazione digitali dell'ente.
• Partecipare all'ottimizzazione dei processi interni, in particolare negli ambiti documentali e di segreteria.
• Contribuire alla creazione di tabelle di monitoraggio, supporti di presentazione e documenti di sintesi per gli organi direttivi.
• Partecipare al monitoraggio e al controllo della fatturazione, in particolare in relazione agli eventi o in collaborazione con la persona responsabile della contabilità.
• Assicurare un sostegno puntuale alle attività contabili, amministrative e logistiche secondo le necessità dell'ente.

Profilo:

• Attestato federale di capacità (CFC) di impiegato commerciale o titolo ritenuto equivalente.
• Esperienza in una funzione polivalente, idealmente all'interno di un'associazione, di una fondazione, di un segretariato di direzione o di un ambiente istituzionale.
• Eccellenti capacità redazionali in francese, con particolare attenzione alla precisione, al tono e alla qualità formale dei testi.
• Ottima padronanza degli strumenti d'ufficio abituali, degli ambienti digitali e dell'aggiornamento di contenuti digitali, in particolare sito internet, spazio membri o supporti di comunicazione.
• Capacità di gestire simultaneamente diversi dossier, di rispettare le scadenze e di dare priorità ai compiti.
• Senso del rigore, autonomia e discrezione nel trattamento dei dati.
• Senso del servizio, capacità relazionali e attitudine a comunicare con interlocutori vari: membri, direzione, personale delle risorse umane, beneficiari, organi direttivi, personale delle autorità.

Competenze linguistiche:

• Padronanza perfetta del francese orale e scritto.
• Competenze in tedesco, sia orale che scritto, che consentano di trattare le richieste di membri o partner germanofoni, di comprendere documenti tecnici o istituzionali e di redigere risposte da semplici a intermedie.
• La capacità di rileggere, adattare o preparare testi bilingui francese-tedesco costituisce un vantaggio.

Qualità personali:

• Affidabilità e senso delle responsabilità, capacità di proporre soluzioni.
• Adattabilità e flessibilità in un ambiente di piccole dimensioni.
• Discrezione, lealtà e rispetto della riservatezza.
• Capacità di lavorare in squadra pur assumendo compiti in modo autonomo.
• Facilità di contatto e qualità dell'accoglienza, con una postura professionale adattata agli interlocutori istituzionali e ai membri.

Posizionamento nella struttura:

La funzione è al centro dell'apiah e lavora in contatto diretto con la segreteria generale nonché con i membri e i partner dell'ente. Implica contatti regolari con le aziende membri, i partner istituzionali, i fornitori esterni e, a seconda dei dossier, gli organi direttivi.

Entrata in funzione: Da subito o da convenire.