Commercial Employee

Allgemeine Mission

Die Person in dieser Position bietet administrative, organisatorische und operative Unterstützung innerhalb von apiah. Sie trägt zum reibungslosen Ablauf des Sekretariats der Arbeitgeber, zur Qualität der Dienstleistungen für die Mitglieder sowie zur Koordination der internen und externen Aktivitäten des Verbands bei. Zudem ist sie an der Nachverfolgung von Akten, dem Kommunikationsmanagement, der Veranstaltungsorganisation, der Aktualisierung digitaler Werkzeuge und der Bearbeitung spezifischer Anfragen beteiligt, insbesondere im Zusammenhang mit Prevhor, Mitgliedern und den Partnern des Verbands.

Hauptaktivitäten

• Telefonempfang sicherstellen und allgemeine Anfragen an das Sekretariat bearbeiten.
• Briefe, E-Mails, Rundschreiben, Protokolle, Berichte, interne Dokumente und Sitzungsunterlagen vorbereiten, schreiben, Korrektur lesen und formatieren.
• Am administrativen Follow-up der Mitglieder teilnehmen, insbesondere Datenbanken, Personalstatistiken und Informationen zu Mitgliedschaften aktualisieren.
• Anfragen zu Prevhor-Erstattungen und -Zertifikaten bearbeiten, nachverfolgen und ablegen, in Verbindung mit Begünstigten, Unternehmen und relevanten Partnern.
• Zur Organisation von Veranstaltungen, Sitzungen, Generalversammlungen und institutionellen Treffen beitragen, einschließlich der Koordination mit externen Dienstleistern.
• Dokumentation, digitale Ablage und Nachverfolgung von administrativen, technischen oder immobilienbezogenen Akten verwalten.
• Den Inhalt der Website, des Mitgliederbereichs und der digitalen Kommunikationskanäle des Verbands aktualisieren.
• An der Verbesserung interner Prozesse mitwirken, insbesondere in den Bereichen Verwaltung, IT, Dokumentation und Kommunikation.
• Bei der Erstellung von Präsentationen, Verfolgungstabellen, Kommunikationsmaterialien und Zusammenfassungsdokumenten für die Organe des Verbands mitarbeiten.
• An der Vorbereitung, Überwachung und Kontrolle der Rechnungsstellung teilnehmen, insbesondere in Bezug auf Abonnements, Dienstleistungen, Veranstaltungen oder Weiterverrechnungen, in Abstimmung mit der für die Buchhaltung zuständigen Person.
• Gelegentliche Unterstützung bei Buchhaltungs-, Verwaltungs- und logistischen Tätigkeiten nach Bedarf des Sekretariats leisten.

Erforderliche Fähigkeiten

• Ausbildung als kaufmännischer Angestellter (CFC) oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in einer vielseitigen administrativen Rolle, idealerweise innerhalb eines Verbands, einer Arbeitgeberorganisation, eines Exekutivsekretariats oder eines institutionellen Umfelds.
• Exzellente Schreibfähigkeiten in Französisch, mit besonderem Augenmerk auf Genauigkeit, assoziativen Ton und formale Qualität der Dokumente.
• Sehr gute Kenntnisse gängiger Bürotools und kollaborativer Umgebungen.
• Leichtigkeit im Umgang mit und der Aktualisierung digitaler Inhalte, insbesondere Website, Mitgliederbereich oder Kommunikationsmaterialien.
• Fähigkeit, mehrere Akten gleichzeitig zu verwalten, Fristen einzuhalten und Aufgaben zu priorisieren.
• Organisationsfähigkeiten, Sorgfalt, Autonomie und Diskretion im Umgang mit Informationen.
• Serviceorientierung, zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Gesprächspartnern zu kommunizieren: Managementmitglieder, Personalabteilung, Dienstleistungsbegünstigte, Anbieter, Verbandsorgane, Gewerkschaftspersonal.

Sprachkenntnisse

• Perfekte Beherrschung der gesprochenen und geschriebenen französischen Sprache.
• Gute Kenntnisse in Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich, die es ermöglichen, Anfragen von deutschsprachigen Mitgliedern oder Partnern zu bearbeiten, administrative oder institutionelle Dokumente zu verstehen und einfache bis mittlere Antworten zu verfassen.
• Die Fähigkeit, zweisprachige französisch-deutsche Kommunikationen Korrektur zu lesen, anzupassen oder vorzubereiten, ist ein bedeutender Vorteil.

Erwartete persönliche Qualitäten

• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Initiative und die Fähigkeit, praktische Verbesserungen vorzuschlagen.
• Vielseitigkeit und Flexibilität in einem kleinen Verbandsumfeld.
• Diskretion, Loyalität und Respekt vor Vertraulichkeit.
• Fähigkeit, im Team zu arbeiten und gleichzeitig Aufgaben eigenständig zu übernehmen.
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Empfangsqualität, mit einer professionellen Haltung, die an institutionelle Gesprächspartner und Mitglieder angepasst ist.

Position innerhalb der Organisation

Die Rolle ist dem Sekretariat der Arbeitgeber von apiah zugeordnet und arbeitet in direkter Zusammenarbeit mit dem Generalsekretär sowie mit den Mitarbeitern des Verbands. Sie umfasst regelmäßige Kontakte mit Mitgliedsunternehmen, institutionellen Partnern, externen Dienstleistern und, je nach Akten, den Organen des Verbands.

Startdatum

So bald wie möglich oder nach Vereinbarung.