Workplace / Office Manager (Part-time) (m/f/d)

Hallo! Wir sind Appinio, ein globales Marktforschungsunternehmen, das eine KI-gestützte Insights-Plattform mit fachkundiger Beratung kombiniert. Unsere Mission ist es, die Welt ein wenig faktenbasierter zu machen, indem wir Unternehmen helfen, zu verstehen, wie Verbraucher denken und smartere Entscheidungen treffen. Wir haben 2014 in Hamburg begonnen und sind nun stolz darauf, über 260 Mitarbeiter in 13 Ländern zu haben (wir sind remote-first) und über 2600 internationale Kunden zu bedienen, die Forschung aus mehr als 190 Märkten weltweit liefern.

Wir suchen einen proaktiven und enthusiastischen Workplace Manager (m/w/d), der ein außergewöhnliches Büroerlebnis an unseren Standorten gestalten und seine Expertise im Bereich People Operations erweitern möchte. Diese hybride Rolle bietet die Möglichkeit, die täglichen Arbeitsplatzbedürfnisse unseres Teams zu unterstützen und gleichzeitig einen Teil Ihrer Zeit dem Lernen und der Mitwirkung an umfassenderen Aufgaben im Bereich People Operations zu widmen, wie z.B. der Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und der Unterstützung bei der Remote-Arbeit. Diese Rolle bietet die perfekte Kombination aus Arbeitsplatzmanagement und praktischer Erfahrung in menschenorientierten Operationen, die einen echten Einfluss auf das tägliche Erlebnis und das Wachstum unseres Teams hat. Dies ist eine Teilzeitstelle (20-25 Stunden/Woche), die erfordert, dass Sie physisch in unserem WeWork-Büro in Hamburg anwesend sind.

Was Sie tun werden:

• Überwachung der täglichen Abläufe in unserem Hamburger Büro, um einen komfortablen, gut gepflegten und effizienten Arbeitsplatz für alle Teammitglieder sicherzustellen.
• Logistische und operationale Unterstützung für Teammitglieder, die in einem unserer globalen Hubs (über WeWork) arbeiten, durch Zuweisung und Verwaltung von Zugängen weltweit.
• Unterstützung und Mitgestaltung der People Operations, indem Sie Mitarbeiteranfragen und Remote-Arbeitsanfragen bearbeiten, um ein reibungsloses und zuverlässiges Mitarbeitererlebnis zu gewährleisten.
• Administrative Unterstützung anderer Teams (z.B. Finanzen, Recht) durch die Bearbeitung von Unternehmensunterlagen, einschließlich der Verarbeitung von Unterschriften, dem Entwurf von Briefen und der Verwaltung wichtiger Dokumente zur Unterstützung unserer Teams.
• Sicherstellung, dass alle Büros den lokalen Gesundheits- und Sicherheitsstandards entsprechen, einschließlich der Implementierung notwendiger Aktualisierungen und Schulungen.
• Koordination von vor Ort stattfindenden Teamevents, Meetings und Besuchen durch die Organisation von Räumen, Catering und Materialien nach Bedarf.

Sie werden in dieser Rolle erfolgreich sein, wenn:

• Sie einen Abschluss in Betriebswirtschaft, Hospitality/Facilities Management, Human Resources Management oder ähnlichem haben oder Erfahrung im Arbeitsplatzmanagement, in der Bürokoordination und/oder im Bereich People mitbringen.
• Sie ein starkes Auge für Details haben und in der Lage sind, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren.
• Sie sowohl in Deutsch als auch in Englisch sehr gut kommunizieren können, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sie hochorganisiert, pragmatisch und empathisch sind, mit einer proaktiven Einstellung und einer Leidenschaft dafür, bedeutungsvolle Mitarbeitererlebnisse zu schaffen.
• Sie Verantwortung übernehmen und nicht scheuen, die Ärmel hochzukrempeln, immer bereit sind, einem Teammitglied zu helfen und proaktiv die Stakeholder zu informieren.
• Sie in Hamburg ansässig sind und bereit sind, etwa 80% Ihrer Arbeitszeit im Büro zu verbringen.
• Sie gerne mit Papierkram umgehen.
• Idealerweise haben Sie Erfahrung in/mit einer Remote-/Hybrid-Organisation.
• Idealerweise haben Sie bereits in einem People Operations Team gearbeitet.

Was Sie erwartet:

• Flexibilitätspolitik - Unsere Flexibilitätspolitik bedeutet, dass es keine feste Obergrenze für die Anzahl der Urlaubstage gibt, die Sie nehmen können.
• Alle benötigten Hardware und Ihr eigenes MacBook.
• Ein Deutschlandticket, um Sie zu und von unserem Büro zu bringen.
• Subventionierte Mitgliedschaft im Urban Sports Club.

Diese Rolle berichtet direkt an unseren Teamleiter Talent Acquisition & People Operations.

Unser Interviewprozess:

• Screening-Gespräch mit einem Senior People Operations Partner.
• Interview mit dem Einstellungsmanager (und Teamleiter).
• Referenzgespräche.
• Executive Interview mit C-Level.
• Angebot.

Bitte beachten Sie: Stellen Sie sicher, dass Ihre Bewerbung in Englisch eingereicht wird. Dieser Beitrag beschreibt nicht nur unser ideales Kandidatenprofil, sondern dient auch als Inspiration dafür, wie sich diese Rolle entwickeln kann. Selbst wenn Sie sich als 80% passend betrachten, aber eine echte Leidenschaft für diese Position haben, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben. Wir freuen uns darauf, von Personen zu hören, die unsere Begeisterung teilen. Appinio ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Alle Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Veteranen- oder Behinderungsstatus für eine Anstellung in Betracht gezogen.