Administrative Assistant – EMEA Finance & Operations

Über Applied Intuition

Applied Intuition, Inc. ist der Motor der Zukunft der physischen KI. Das 2017 gegründete Unternehmen aus dem Silicon Valley schafft die digitale Infrastruktur, die benötigt wird, um Intelligenz in jede bewegliche Maschine auf dem Planeten zu bringen. Applied Intuition bedient die Automobil-, Verteidigungs-, Lkw-, Bau-, Bergbau- und Agrarindustrie in drei Kernbereichen: Werkzeuge und Infrastruktur, Betriebssysteme und Autonomie. Achtzehn der zwanzig größten Automobilhersteller weltweit sowie das US-Militär und seine Verbündeten vertrauen auf die Lösungen des Unternehmens, um physische Intelligenz bereitzustellen. Applied Intuition hat seinen Hauptsitz in Sunnyvale, Kalifornien, mit Büros in Washington, D.C.; San Diego; Ft. Walton Beach, Florida; Ann Arbor, Michigan; London; Stuttgart; München; Stockholm; Bangalore; Seoul; und Tokio.

Wir sind ein Bürounternehmen, und unsere Erwartung ist, dass die Mitarbeiter hauptsächlich fünf Tage die Woche von ihrem Applied Intuition-Büro aus arbeiten. Wir erkennen jedoch auch die Bedeutung von Flexibilität an und vertrauen unseren Mitarbeitern, ihre Zeitpläne verantwortungsbewusst zu verwalten. Dies kann gelegentliches Arbeiten im Homeoffice, den Beginn des Tages mit morgendlichen Meetings von zu Hause aus, bevor sie ins Büro gehen, oder das frühzeitige Verlassen des Büros zur Berücksichtigung familiärer Verpflichtungen umfassen.

Über die Rolle

Wir sind ein schnell wachsendes, spätphasiges Start-up, das fortschrittliche Softwareplattformen und KI-gesteuerte Werkzeugketten für die Entwicklung, das Testen, die Validierung und den Einsatz von ADAS (Advanced Driver-Assistance Systems) und autonomen Fahrzeugsystemen bereitstellt. Als Administrative Assistant, der EMEA Finance & Operations unterstützt, werden Sie ein wesentlicher Partner für unsere regionalen Finanz- und Operationsteams in Europa, dem Nahen Osten und Afrika sein. Basierend in Deutschland sind Sie verantwortlich für die tägliche finanzielle Verwaltung und operative Unterstützung, die unsere EMEA-Büros reibungslos am Laufen hält – einschließlich Budgetverfolgung, Verwaltung von Bestellungen bei Lieferanten, Überwachung der Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsüberwachung in allen EMEA-Ländern.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Pflege der EMEA-Budgetverfolgung, Abstimmung mit NetSuite-Kostenstellen und Unterstützung bei der monatlichen Abweichungsanalyse und vierteljährlichen Prognosen
• Eigenverantwortliche Durchführung des gesamten EMEA-Bestellprozesses, einschließlich der Onboarding von Lieferanten, Genehmigungen und Verfolgung der Liefermeilensteine
• Überwachung der EMEA-Kreditorenbuchhaltung von Anfang bis Ende und als primärer Ansprechpartner für Anfragen zu Lieferantenrechnungen während des Monatsabschlusses fungieren
• Koordination und Abstimmung von Zahlungen an Lieferanten in mehreren Währungen (EUR, GBP, SEK) mit der globalen Treasury und Unterstützung der Mehrwertsteuerdokumentation
• Verantwortung für die EMEA-Versandoperationen und -konten (DHL, FedEx), einschließlich Import-/Exportbesteuerung und Logistik zwischen Büros
• Administrative Unterstützung der EMEA-Teams und Unterstützung der Büroabläufe für das Büro in Deutschland

Wir suchen jemanden, der:

• Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen, Rechnungswesen oder eine gleichwertige Erfahrung hat
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Finanzoperationen, Kreditorenbuchhaltung oder administrativen Rollen, idealerweise in einem multinationalen oder Technologieunternehmen
• Fließend Englisch und Deutsch spricht
• Eine praktische Denkweise hat, die sich wohlfühlt, von der Strategie bis zur täglichen Ausführung zu arbeiten
• Eine starke Affinität zur KI hat und den Antrieb, Prozesse zu automatisieren und kontinuierlich zu verbessern
• Erfahrung in der Verwaltung von Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung und Lieferantenbeziehungen in mehreren Ländern hat
• Hochorganisiert, detailorientiert und stark in Excel/Google Sheets ist
• Vertrautheit mit Zahlungen in mehreren Währungen und den Anforderungen an die Mehrwertsteuer in der EMEA hat
• Proaktiv, selbstgesteuert und in einer schnelllebigen Start-up-Umgebung wohlfühlt

Wünschenswert:

• Erfahrung mit NetSuite oder einem vergleichbaren ERP-System
• Zusätzliche europäische Sprachen (Französisch, Schwedisch oder andere)
• Erfahrung mit internationalen Versandoperationen und Importbesteuerung
• Vertrautheit mit Dokumentationen zur Quellensteuer in den EMEA-Rechtsordnungen

Erfüllen Sie nicht alle Anforderungen? Wenn Sie sich für diese Rolle begeistern, Ihre bisherige Erfahrung jedoch nicht perfekt mit jeder Qualifikation in der Stellenbeschreibung übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich trotzdem zu bewerben. Sie könnten genau der richtige Kandidat für diese oder andere Rollen sein.

Applied Intuition ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und ein Bundesauftragnehmer oder Subunternehmer ist. Folglich stimmen die Parteien zu, dass sie, soweit zutreffend, die Anforderungen von 41 CFR 60-1.4(a), 41 CFR 60-300.5(a) und 41 CFR 60-741.5(a) einhalten und dass diese Gesetze hiermit durch Verweis aufgenommen werden. Diese Vorschriften verbieten Diskriminierung gegen qualifizierte Personen aufgrund ihres Status als geschützte Veteranen oder Personen mit Behinderungen und verbieten Diskriminierung gegen alle Personen aufgrund ihrer Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuellen Orientierung, Geschlechtsidentität oder nationalen Herkunft. Diese Vorschriften verlangen von den betroffenen Hauptauftragnehmern und Subunternehmern, dass sie aktive Maßnahmen ergreifen, um Personen ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, geschützten Veteranenstatus oder Behinderung einzustellen und in der Beschäftigung voranzubringen.