(Senior) Executive Assistant (m / f / x) - 30h / Woche

Die appliedAI Initiative unterstützt die europäische Industrie dabei, das KI-Zeitalter mitzugestalten und so eine lebenswerte Zukunft zu schaffen. Durch unser Ökosystem aus starken Partnern, umfassenden Programmen, Dienstleistungen und Lösungen bringen wir Unternehmen auf ihrer KI-Reise ganzheitlich voran. Mit unserem einzigartig diversen, interdisziplinären und engagierten Team bauen wir auf tiefes technisches Fachwissen und spezialisieren uns gleichzeitig auf die Anwendbarkeit der Lösungen. Wir teilen ein Mindset der Zusammenarbeit und Offenheit mit unserem Ökosystem aus führenden Unternehmen und Technologieakteuren. Unser gemeinsames Ziel ist es, die europäische Landschaft zu stärken und gemeinsam einzigartiges Wissen für die Anwendung vertrauenswürdiger KI zu schaffen.

Deine Aufgaben

Wir suchen Dich als (Senior) Executive Assistant (m / f / x) zur Unterstützung von Frauke Goll, unserer Geschäftsführerin des appliedAI Institute for Europe gGmbH, und Andreas Liebl, unserem Geschäftsführer der appliedAI Initiative GmbH, in ihren täglichen Aufgaben. Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, in einem anspruchsvollen und innovativen Umfeld zu arbeiten und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Werde Teil unseres Teams und trage dazu bei, Europas Industrie im Zeitalter der KI wettbewerbsfähig zu machen.

Deine Aufgaben sind :

• Effektive Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführer, einschließlich Planung von Meetings und Reisen
• Organisation und Koordination von internen und externen Reden und Terminen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und Protokollen
• Koordination von Besprechungen, einschließlich Teilnehmermanagement, Materialvorbereitung, Raumeinrichtung und Problemlösung
• Unterstützung des Chief of Staff (m / f / x) in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten
• Abstimmung von Vortrags-Engagements einschließlich Terminkoordination, Angebots- und Rechnungsstellung
• Pflege von Kontaktdaten im CRM System
• Unterstützung bei operativen Sonderthemen sowie die Möglichkeit, Ideen zur Verbesserung der täglichen und laufenden Arbeit der Geschäftsführer einzubringen

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbar mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Assistenz von C-Level Executives
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Verbindlichkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (wir nutzen hauptsächlich MS Office)
• Eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Engagement
• Liebe zum Detail mit der Fähigkeit, Gründlichkeit und Genauigkeit zu erreichen
• Du kommunizierst verhandlungssicher auf Deutsch und Englisch
• Bereitschaft und Motivation, in einem dynamischen und sich schnell verändernden Umfeld zu arbeiten

Deine Vorteile

Ein hoch qualifiziertes und motiviertes Team aus ~120 Personen ist auf dem Weg, die europäische KI Landschaft zu verändern. Das sind deine Vorteile :

• Flexibler Arbeitsort : Wahlmöglichkeit zwischen unseren neuen Offices im Innovation Park Artificial Intelligence (IPAI) in Heilbronn sowie umfangreichen Home-Office-Möglichkeiten
• Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Projekten und die Entwicklung neuer, origineller Inhalte zu gestalten, die auf den neuesten Entwicklungen in der KI und ihrer Anwendung in Unternehmen basieren.
• Zugang zu den neuesten Technologien sowie Budget für Weiterbildungen.
• Einfluss und Verantwortung bei der Skalierung unserer Organisation zu einer Leuchtturminitiative für Europa, die die Zukunft unserer Wirtschaft verändert.
• Diverse weitere Benefits, wie z.B. Mobilitätsbudget, JobRad, Teamevents und die Sportmitgliedschaft Egym Wellpass.

appliedAI Initiative GmbH, August-Everding-Str. 25, 81671 München

Über uns

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