Office Manager

Office Manager (Unbefristete Anstellung)

Standort: Berlin ( Schönefeld mit Parking ) (Hybrid: 2-3 Tage Homeoffice)

Arbeitszeiten: Teilzeit (25-30 Stunden pro Woche, 5 Tage pro Woche)

Überblick

Unser Kunde, ein führendes Pharmaunternehmen mit Sitz in Deutschland, sucht eine erfahrene Office Managerin (m/w/d) zur Verstärkung seines Teams. Dies ist eine unbefristete Anstellung direkt beim Endkunden, die die Möglichkeit bietet, eine Schlüsselrolle in der Verwaltung von Bürooperationen, Finanzen und Kundenservice zu übernehmen.

Die Position ist teilzeit (25-30 Stunden pro Woche), mit der Flexibilität, an 2-3 Tagen remote zu arbeiten. Es ist jedoch erforderlich, an 5 Tagen pro Woche zu arbeiten.

Hauptaufgaben

Als Office Manager ( mw/d) sind Sie für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Bürooperationen verantwortlich. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Rechnungsstellung & Finanzen: Vorbereitung und Hochladen von Verkaufsrechnungen, Zusammenarbeit mit internen Finanzteams und Verwaltung von Zahlungen über DATEV.
• Verkaufsberichte: Erstellung der Trientine Sales Reports für das obere Management (Sales Manager, CEO usw.).
• Kundenservice: Bearbeitung eingehender Kundenanfragen, Bearbeitung von Beschwerden und Rücksendungen in Zusammenarbeit mit Movianto.
• Regulatorische & Medizinische Anfragen: Weiterleitung medizinischer und regulatorischer Anfragen an die relevanten Abteilungen oder Teammitglieder.
• Bestellungen & Bürobedarf: Erstellung von Bestellungen und Verwaltung von Bürobedarf, Sicherstellung der rechtzeitigen Bestellung und Lagerbestände.
• Zusammenarbeit mit Teams: Koordination mit internen Teams in Deutschland und dem UK zur Genehmigung von Rechnungen und allgemeiner Unterstützung.
• Wöchentliche/Monatliche Berichterstattung: Vorbereitung von wöchentlichen und monatlichen Berichten (Verkäufe, Zahlungsaktualisierungen, Angebotsübersichten) und Teilnahme an monatlichen Gesprächen mit Movianto zur Besprechung von Versicherungsfällen.

Qualifikationen & Erfahrungen

Der ideale Kandidat (m/w/d) sollte die folgenden Qualifikationen mitbringen:

• Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung in der Büroorganisation, im Kundenservice oder in der Finanzverwaltung, idealerweise in der Pharmaindustrie.
• Sprachkenntnisse: Fließende Deutschkenntnisse (C1-Niveau) und fließende Englischkenntnisse
• Technische Fähigkeiten: Gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise Erfahrung mit Finanzsoftware wie DATEV.
• Kommunikationsfähigkeiten: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sowie eine starke Kundenorientierung.
• Organisatorische Fähigkeiten: Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, ausgeprägte Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig effektiv zu managen.
• Selbstmotivation: Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, das Zeitmanagement gut zu handhaben und proaktiv Aufgaben zu übernehmen.

Was wird gebotem:

• Unbefristete Position: Direkte Anstellung beim Endkunden.
• Teilzeit: 25-30 Stunden pro Woche, mit der Möglichkeit, an 2-3 Tagen pro Woche im Homeoffice zu arbeiten.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt: Je nach Erfahrung und Qualifikation.
• Karrieremöglichkeiten: Arbeiten Sie in einem internationalen Pharmaunternehmen
• Flexible Arbeitsbedingungen: Hybrid-Arbeitsumfeld (Büro in Berlin + Homeoffice-Optionen).

Diese Position eignet sich besonders für eine Person, die gerne eigenständig arbeitet und eine hohe Selbstmotivation mitbringt. Das Büro in Berlin wird hauptsächlich von Ihnen alleine geführt, da das Unternehmen aus dem UK gesteuert wird. Sie sind der zentrale Ansprechpartner für alle Bürooperationen und arbeiten eng mit den Teams in Großbritannien zusammen. Die Rolle bietet viel Raum für persönliches Wachstum und eine spannende Lernkurve. Sie sollten äußerst gut organisiert sein, wissen, wo Sie relevante Informationen finden, und Freude daran haben, regelmäßig mit den Kollegen in Großbritannien zu kommunizieren.