Executive Assistant (m/f/x)

Wir sind Progyny Global, der internationale Arm von Progyny Inc., dem führenden Anbieter von Fruchtbarkeits-, Familienbildungs- und Gesundheitsleistungen für Frauen in den USA. Unsere Mission ist es, Fruchtbarkeit, Schwangerschaft und Familienpflege überall zugänglich zu machen und Barrieren abzubauen, damit jeder eine Familie gründen kann, egal wo er sich befindet. Wir sind ein kleines, ehrgeiziges Team mit Sitz in Berlin und bauen etwas auf, das wirklich wichtig ist. Wir handeln schnell, kümmern uns tiefgehend und halten uns an hohe Standards, nicht weil jemand zusieht, sondern weil die Arbeit es verdient.

Über die Rolle

Diese Rolle geht über traditionelle Unterstützung von Führungskräften hinaus. Sie werden eng mit den beiden Geschäftsführern eines wachsenden globalen Gesundheitsunternehmens zusammenarbeiten und direkten Einblick in die Entscheidungsfindung der Führungsebene, den Unternehmensaufbau und internationale Operationen gewinnen. Für die richtige Person bietet diese Rolle bedeutende Lernmöglichkeiten und die Chance, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen.

Wir suchen einen hochgradig vertrauenswürdigen Partner. Jemanden, der vorausschauend denkt, Prioritäten schützt und Verantwortung für die Details übernimmt, die es der Führung ermöglichen, effektiv zu arbeiten. Sie werden in zwei Schlüsselbereichen tätig sein: Unterstützung der Führungsebene und Verantwortung für unser Büro in Berlin.

Was Sie tun werden

• Unterstützung der Führungsebene
  • Verwaltung komplexer Kalender für beide Geschäftsführer, Koordination über US- und europäische Zeitzonen
  • Koordination von Reise-Logistik einschließlich Flügen, Unterkünften und Visa
  • Vorbereitung von Besprechungsmaterialien, Agenden und Briefings
  • Als durchdachter Gatekeeper fungieren, der hilft, Anfragen zu priorisieren und konkurrierende Anforderungen an die Zeit der Führung zu verwalten
  • Kommunikation mit internen Teams und externen Partnern
  • Umgang mit hochsensiblen und vertraulichen Informationen mit Professionalität und Diskretion
• Bürooperationen & Umgebung
  • Koordination des täglichen Betriebs und der Erfahrung unseres Büros in Berlin
  • Begrüßung von Gästen und Sicherstellung, dass sie sich bei ihrem Besuch im Büro wohlfühlen
  • Pflege organisierter und funktionaler gemeinsamer Räume, einschließlich Besprechungsräumen, Küche und Gemeinschaftsbereichen
  • Verwaltung von Büromaterialien, Auffüllung der Vorräte und allgemeine Bürobedürfnisse
  • Koordination mit Anbietern, einschließlich Einrichtungen, Reinigungsdiensten und Lieferungen
  • Hilfe zur Gewährleistung, dass das Büro eine einladende und gut geführte Umgebung für das Team bleibt

Wer Sie sind

Wir legen weniger Wert auf spezifische Jobtitel und mehr darauf, wie Sie Ihre Arbeit angehen. Sie sind jemand, der:

• Verantwortung übernimmt und Aufgaben von Anfang bis Ende verfolgt
• Bedürfnisse antizipiert und Probleme löst, bevor sie eskalieren
• Prozesse verbessert, anstatt sie einfach nur zu befolgen
• Deutlich und professionell mit verschiedenen Interessengruppen kommuniziert
• Starke emotionale Intelligenz und gutes Urteilsvermögen in Führungssituationen hat
• Sich wohlfühlt, die Koordination der Führungsebene mit praktischen operativen Aufgaben zu balancieren
• Mit Unklarheiten gut umgeht und die Arbeit ohne ständige Anleitung vorantreibt
• Mit Diskretion, Reife und einem hohen Maß an Vertrauen arbeitet

Erfahrung & Fähigkeiten

• Erfahrung in der Unterstützung von Gründern, CEOs oder anderen Führungskräften auf C-Ebene
• Erfahrung in einem Startup oder einer schnell wachsenden Umgebung wird stark bevorzugt
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation in Englisch (Deutsch ist ein Plus)
• Starke Kenntnisse der Microsoft Office Suite
• Erfahrung in der Verwaltung komplexer, mehrzeitzonaler Kalender
• Komfortable Koordination internationaler Reise-Logistik

Warum Sie zu uns kommen sollten

• Wettbewerbsfähiges Grundgehalt: Von 45.000 € – 50.000 € pro Jahr.
• Bonusprogramm & Unternehmensanteile: Boni und Eigentumsmöglichkeiten, um am Erfolg von Progyny teilzuhaben.
• Fruchtbarkeits- & Familienbildungsleistungen: Zugang zur Progyny Global Plattform mit einem Budget von 5.000 € für Leistungen.
• Unterstützung der psychischen Gesundheit: 1:1 Psychologensitzungen und Wellness-Tools über Nilo Health.
• Nachhaltiger Mobilitätsvorteil: Wahl zwischen einem Dance E-Bike-Abonnement oder einem BVG-ÖPNV-Ticket.
• Urban Sports Club Rabatt: Zugang zu vergünstigten Fitness- und Wellnessaktivitäten.
• Bezahlter Urlaub: 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr.
• Hybrides Arbeiten: Bis zu zwei Tage pro Woche im Homeoffice.
• Fernarbeit: Bis zu 8 Wochen Fernarbeit pro Jahr.
• Wöchentliche Team-Mittagessen: Team-Mittagessen jeden Donnerstag.
• Hundfreundliches Büro: Bringen Sie Ihren Hund zur Arbeit.

Wir glauben, dass großartige Führungskräfte aus unterschiedlichen Hintergründen kommen. Wenn Sie leidenschaftlich daran interessiert sind, leistungsstarke Teams aufzubauen, erstklassige Pflege zu leisten und die Zukunft der globalen Mitgliedererfahrung zu gestalten, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.