Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und verbessere interne Abläufe für ein dynamisches Team.
- Unternehmen: aquilliance GmbH, Spezialberatung für Automatisierung und KI in Geschäftsprozessen.
- Vorteile: Hybrides Arbeitsmodell, attraktive Leistungen, Work-Life-Balance und individuelle Entwicklungsperspektiven.
- Weitere Informationen: Unbefristetes Arbeitsverhältnis in Hamburg mit flexiblen Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit und erlebe abwechslungsreiche Herausforderungen in einem inspirierenden Umfeld.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung im Office Management, hohe Sorgfalt und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Du bist organisiert, strukturiert, behältst den Überblick und hast Freude daran, den Arbeitsalltag für ein dynamisches Team reibungslos zu gestalten? Wir suchen ein engagiertes Teammitglied, das nicht nur administrative und organisatorische Themen übernimmt, sondern interne Abläufe mitdenkt und Prozesse verbessert. Wenn Du Ownership lebst, gerne anpackst und zuverlässig kommunizierst, bist Du bei uns genau richtig!
So kannst Du mitgestalten:
- Organisation des Office-Alltags inkl. Koordination von Bürobedarf, Getränkebestellungen, Post, Ablage und allem, was im täglichen Betrieb anfällt
- Buchung und Organisation von Geschäftsreisen inkl. Abstimmung, Dokumentation und Unterstützung bei Reisekosten
- Belegmanagement und vorbereitende Buchführung inkl. Rechnungsablage und strukturierte Übergabe an unsere Steuerberatung
- Unterstützung bei Firmen und Kundenevents inkl. Vor- und Nachbereitung
- Pflege und Dokumentation administrativer Prozesse in unseren digitalen Tools
- Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen sowie bei organisatorischen Themen rund um Arbeitsplatz, Ausstattung und interne Abläufe
- Mitdenken und Optimieren von Office Prozessen, damit unser Arbeitsalltag einfacher, strukturierter und effizienter wird
Das bringst Du mit:
- 2 bis 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz o.ä.
- Hohe Sorgfalt und ein starkes Verantwortungsbewusstsein
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, selbstständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Freude an digitalen Tools und die Bereitschaft, Dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
- Kommunikationsstärke, sehr gute Deutschkenntnisse (min. C1) und gute Englischkenntnisse (min. B2)
- Diskretion, Eigeninitiative und eine Hands on Mentalität
Klingt spannend? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams!
Über die aquilliance GmbH: Wir sind die Spezialberatung für effektive Automatisierung und smarte KI in Geschäftsprozessen auf Basis von Salesforce und HubSpot. Mit rund 30 festen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern helfen wir unseren Kund:innen seit 2011 dabei, daten- und ergebnisorientiert die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mit über 60 aktiven, langfristigen Kundenbeziehungen arbeiten wir vertrauensvoll, partnerschaftlich und auf Augenhöhe. Dabei glauben wir an klare Strukturen, saubere Automatisierung sowie den sinnvollen Einsatz von KI dort, wo sie echten Mehrwert schafft.
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit oder Teilzeit ab 32 Stunden im Hybrid-Modell (3 Tage/Woche im Büro) am Standort Hamburg in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis. Wir bieten erfolgreichen Bewerber:innen ein attraktives Gesamtpaket mit Top-Leistungen.
Für Deine Flexibilität: Hybrides Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, Workations oder Sabbaticals zu nehmen.
Für Dein Lebensmodell: Consulting mit geringer Reisetätigkeit, echte Work Life Balance sowie hybride und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle.
Für Deinen Spirit: Abwechslungsreiche Herausforderungen in einem inspirierenden und fehlertoleranten Umfeld.
Für Deinen Komfort: Hochwertige Arbeitsplätze, Corporate Benefits, Kaffee, Softgetränke & Snacks im Büro sowie Apple Hardware.
Für Deine Karriere: Internes Coaching & Training, kontinuierliche Weiterbildung, individuelle Entwicklungsperspektiven.
Klingt gut? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Office Manager:in / Teamassistenz (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit Arbeitgeber: aquilliance GmbH
Die aquilliance GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein hybrides Arbeitsumfeld in Hamburg bietet, das Flexibilität und eine echte Work-Life-Balance fördert. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung, internen Schulungen und einem inspirierenden, fehlertoleranten Arbeitsklima, ermöglicht das Unternehmen seinen Teammitgliedern, aktiv an der Optimierung von Prozessen mitzuwirken und ihre Karriere voranzutreiben. Zudem profitieren die Mitarbeiter von attraktiven Zusatzleistungen wie hochwertigen Arbeitsplätzen, Corporate Benefits und einer offenen Unternehmenskultur, die Zusammenarbeit und Innovation schätzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager:in / Teamassistenz (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Team aufnimmst. Frag nach, wie du den Arbeitsalltag unterstützen kannst und bringe eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen ein.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat hast. Zeige, wie du in der Vergangenheit Prozesse verbessert hast und welche Tools du genutzt hast, um den Büroalltag zu optimieren.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen in deinem Gespräch zu zeigen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in / Teamassistenz (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Da du ein Organisationstalent bist, solltest du das auch in deiner Bewerbung zeigen. Halte deine Unterlagen ordentlich und strukturiert, damit wir sofort einen Überblick über deine Qualifikationen bekommen.
Sprich unsere Sprache!:Achte darauf, dass du die Begriffe und den Stil aus der Stellenanzeige aufgreifst. So zeigen wir, dass du die Anforderungen verstanden hast und gut zu uns passt.
Bewirb dich direkt bei uns!:Der einfachste Weg zu uns ist über unsere Website. Dort kannst du deine Bewerbung schnell und unkompliziert einreichen. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei aquilliance GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die aquilliance GmbH und ihre Werte. Verstehe, wie sie arbeiten und was ihnen wichtig ist. Das zeigt, dass du nicht nur an dem Job interessiert bist, sondern auch an der Firma selbst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder dein Verantwortungsbewusstsein unter Beweis gestellt hast. Konkrete Beispiele helfen dir, deine Qualifikationen zu untermauern und machen dich für das Team greifbarer.
✨Stelle Fragen zur Rolle
Bereite einige Fragen vor, die du während des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, mehr über die Erwartungen an die Position und die internen Abläufe zu erfahren. Fragen zu den digitalen Tools oder zur Optimierung von Prozessen sind besonders relevant.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, achte darauf, klar und präzise zu sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, und sei bereit, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch zu kommunizieren, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
