Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand und den interkommunalen Rat bei der Organisation und Dokumentation ihrer Sitzungen.
- Unternehmen: ARASAPE, ein Zusammenschluss von 18 Gemeinden im Bezirk Aigle.
- Vorteile: Vielseitige Aufgaben in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit Personalvorteilen.
- Weitere Informationen: Startdatum am 1. Dezember oder nach Vereinbarung, Bewerbungsfrist bis 5. August.
- Warum dieser Job: Gestalte die Verwaltung aktiv mit und trage zur Gemeinschaft bei.
- Qualifikationen: Kaufmännischer Abschluss und Erfahrung in der Gemeindeverwaltung von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Die ARASAPE ist ein Zusammenschluss der 18 Gemeinden des Bezirks Aigle und des Pays-d'Enhaut. Ihre Aufgabe ist die Verwaltung des regionalen Sozialzentrums von Bex (CSR), der Sozialversicherungsagenturen (AAS) sowie des Netzwerks für die Tagesbetreuung von Kindern (AJE).
Der Vorstand der ARASAPE sucht eine Person für die Position: Sekretariat des Vorstands und des interkommunalen Rates.
Ihre Hauptaufgaben
- In der Funktion als Sekretariat des Vorstands (30%):
- Sicherstellung des Sekretariats des Vorstands und Beitrag zum reibungslosen institutionellen Funktionieren sowie Nachverfolgung der Vorstandssitzungen.
- Vorbereitung der Tagesordnungen, der Dokumente und der für die Sitzungen erforderlichen Unterlagen.
- Verfassen der Sitzungsprotokolle sowie Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen und der umzusetzenden Maßnahmen.
- Überwachung der ordnungsgemäßen Umsetzung der Vorstandsbeschlüsse sowie Einhaltung der daraus resultierenden Verfahren und Fristen.
- Überwachung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, die für die Aktivitäten des Vorstands und der Verwaltung gelten, und Sicherstellung deren Einhaltung.
- Vorbereitung und Erstellung von Stellungnahmen, Berichten und anderen offiziellen Dokumenten auf Anfrage des Vorstands.
- Durchführung der verfahrenstechnischen Schritte im Zusammenhang mit den Entscheidungen des Vorstands, insbesondere im Bereich des Datenschutzes und der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen.
- Mitwirkung bei der Erstellung von Tätigkeitsberichten und Sicherstellung der Archivierung von Dokumenten im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Vorstands und der Verwaltung.
- Regelmäßige Beobachtung der Medien und relevanter Informationen für die Organisation und deren Weiterleitung an den Vorstand und/oder die Generaldirektion.
- Unterstützung des Vorstands bei Veranstaltungen und Teilnahme an Arbeitsgruppen oder spezifischen Ausschüssen nach Bedarf.
- In der Funktion als Sekretariat des interkommunalen Rates (10%):
- Sicherstellung des Sekretariats des interkommunalen Rates und Beitrag zum reibungslosen Ablauf seiner Aktivitäten unter Einhaltung des geltenden gesetzlichen und institutionellen Rahmens.
- Organisation und Nachverfolgung der Sitzungen des Rates.
- Vorbereitung der Tagesordnungen, der Dokumente und der für die Sitzungen erforderlichen Unterlagen.
- Verfassen der Sitzungsprotokolle sowie Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.
- Überwachung der Einhaltung der Verfahren, der gesetzlichen Bestimmungen und der Fristen, die für die Aktivitäten des interkommunalen Rates gelten.
- Sicherstellung der Veröffentlichung der Beschlüsse im offiziellen Anzeigeblatt (FAO) und Durchführung der erforderlichen Schritte.
- Organisation der Sitzungen und des Betriebs der Ad-hoc-Kommissionen sowie der Treffen mit den betroffenen Kommissionen.
- Information, Auskunftserteilung und Beratung der Mitglieder des interkommunalen Rates und Bereitstellung der für die Ausübung ihrer Funktion nützlichen Informationen.
- Mitwirkung bei der Erstellung und Aktualisierung von Reglementen und offiziellen Dokumenten des interkommunalen Rates.
- Sicherstellung der laufenden Korrespondenz und der Archivierung von Dokumenten im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Rates.
Anforderungsprofil
- Kaufmännischer Abschluss (CFC) oder gleichwertiger Abschluss.
- Erfahrung in der Gemeindeverwaltung, interkommunalen Verwaltung oder in einer öffentlichen Institution ist von Vorteil.
- Gute Kenntnisse der politischen und institutionellen Funktionsweise des Bezirks Aigle sind von Vorteil für die politische Arbeit.
- Sensibilität für Fragen im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Grundlagen, Verfahren, Fristen und der Rechte der betroffenen Personen.
- Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sehr gute Rechtschreibkenntnisse.
- Sorgfalt, Präzision und Sinn für Organisation bei der Bearbeitung von Dossiers und der Nachverfolgung von Entscheidungen.
- Selbstständigkeit und Fähigkeit, Fristen und notwendige Schritte zu antizipieren.
- Diskretion, Zuverlässigkeit und absolute Wahrung der Vertraulichkeit.
- Beherrschung der gängigen Bürosoftware (Word, Excel, PowerPoint usw.).
Wir bieten Ihnen:
- Die Vorteile des Personalreglements der ARASAPE.
- Eine interessante und vielseitige Stelle in einem angenehmen und anregenden Umfeld.
Stellenantritt: 1. Dezember oder nach Vereinbarung
Beschäftigungsgrad: %
Ort: Bex
Bewerbungsfrist: 5. August
Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind und dem Profil entsprechen, laden wir Sie ein, uns Ihr vollständiges Bewerbungsdossier zuzusenden. Für weitere Informationen steht Ihnen die Personalabteilung zur Verfügung.
Sekretariat Der Geschäftsleitung Und Des Gemeindeverbandsrates Arbeitgeber: ARASAPE AJE
ARASAPE ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine bedeutende Rolle in der Verwaltung der sozialen Dienstleistungen für die Gemeinden des Aigle-Distrikts spielt. Mit einem abwechslungsreichen und interessanten Arbeitsumfeld bietet ARASAPE nicht nur attraktive Mitarbeiterbenefits, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Die Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und Engagement, was es zu einem idealen Ort macht, um einen positiven Einfluss auf die Gemeinschaft auszuüben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretariat Der Geschäftsleitung Und Des Gemeindeverbandsrates erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei ARASAPE AJE
Wenn du auf der Website von ARASAPE AJE stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretariat Der Geschäftsleitung Und Des Gemeindeverbandsrates mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei ARASAPE AJE erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ARASAPE AJE vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
