Assistent:in der Geschäftsführung

Arbeit und Leben DGB/VHS Hamburg e. V. steht für Chancen. Bildung. Perspektiven. – lokal, regional und international. Wir entwickeln und führen praxisnahe Bildungsangebote und Beratungsformate durch, die Menschen dabei unterstützen, gesellschaftliche Teilhabe, berufliche Perspektiven und Selbstbestimmung zu stärken. Demokratie, Vielfalt, Engagement und Zusammenarbeit sind dabei handlungsleitende Werte.

Um unsere Geschäftsführung bestmöglich zu unterstützen und unsere internen Strukturen effizient zu gestalten, suchen wir Verstärkung.

Aufgabenbereiche

• Termin- und Fristenkoordination:
  Sie behalten alle internen und externen Termine der Geschäftsführung sowie Fristen in der Gremienarbeit im Blick und koordinieren Terminanfragen, behalten den Überblick, auch wenn mehrere Aufgaben auf einmal anstehen und priorisieren souverän.

• Reiseorganisation:
  Sie sichern die Reisetätigkeit der Geschäftsführung durch zuverlässige Organisation von Verkehrsmitteln und Hotels und übernehmen die Reisekostenabrechnung.

• Veranstaltungsorganisation:
  Die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung sowie die Organisation von Teamevents und Informationsveranstaltungen ist bei Ihnen in zuverlässigen Händen.

• Officemanagement und Administration:
  Sie organisieren ein arbeitsfähiges Büro durch eine (digitale) Ablage, bearbeiten den Posteingang, Kommunikation mit der Hausverwaltung, Recherche, Auswahl und Beauftragung von Dienstleistern. Sie haben einen Blick für Verbesserungspotenzial und gute Ideen.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondent/in, oder Bachelor BWL/Management)
• Mehrere Jahre Erfahrung als Geschäftsführungsassistenz
• Freude an Koordinations- und Organisationstätigkeiten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office/O365
• Hohe Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke, Verlässlichkeit und Diskretion
• Selbstständige, proaktive und zielorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Eine zentrale Lage in Hamburg mit sehr guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag AVH
• Betriebliche Altersvorsorge (VBLU)
• Moderne Arbeitsmittel (Laptop, Diensthandy)
• Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• 30 Tage Urlaub/Jahr und Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld)
• Zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester
• Ein motiviertes, wertschätzendes Team bei Arbeit und Leben Hamburg

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung und Identität sowie Behinderung.

Bewerber:innen mit Gleichstellung/Schwerbehinderung können sich unter sbv@hamburg.arbeitundleben.de an die Schwerbehindertenvertretung wenden, die Sie gerne im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt.

Die Stelle ist baldmöglichst zu besetzen. Der wöchentliche Stellenumfang beträgt 50 v.H./19,5 Std. und ist zunächst für ein Jahr befristet, es besteht die Option auf Verlängerung. Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 9b des Tarifvertrages der Arbeitsrechtlichen Vereinigung (TV AVH).

Für Fragen steht Anja Nitschke unter der Rufnummer +49 (0)40 284016 38 oder E-Mail: anja.nitschke@hamburg.arbeitundleben.de zur Verfügung.

Bitte laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 26.07.2026 in unserem Bewerbungsportal hoch. Die Vorstellungsgespräche sind für den 27.08. und 28.08.2026 geplant.