Koordinator*in (m/w/d) des SAP-Programms

Das Dezernat für Digitale Transformation und Prozessorganisation (DT/P) bietet zentrale Serviceleistungen für die Universität Bielefeld und deren wissenschaftliche Einrichtungen an. Dazu zählen Konzeption, Beratung und Unterstützung bei strategischen Entwicklungen im Informationsmanagement sowie bei strategischen Projekten und Prozessen. Unter anderem verantwortet das Dezernat Digitalisierungsprojekte und -programme von strategischer Bedeutung. So wird derzeit im Dez. DT/P das SAP-Programm verantwortet, das mehrere Projekte zusammenfasst, die dazu dienen, auf die aktuelle Systemgeneration S/4HANA umzustellen und gleichzeitig funktionale Neuerungen und teils prozessuale Veränderungen für die SAP-User*innen an der Hochschule zu implementieren.

Im Dezernat pflegen wir einen offenen und wertschätzenden Umgang und kooperieren über Teamgrenzen hinweg miteinander. Die Vielfalt unserer Qualifikationen und Perspektiven macht uns stark. Bringen Sie Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit bei uns ein und werden Teil unseres Dezernats.

Aufgaben:

• Sie unterstützen die Programmleitung bei der übergeordneten Planung, Steuerung und Überwachung der Projekte, die zum SAP-Programm gehören, und sorgen dafür, dass Ressourcen und Ergebnisse zwischen diesen Projekten optimal abgestimmt werden.
• Sie planen den Ressourcenbedarf und -einsatz (Personal und Budget) über die zum Programm gehörenden Projekte hinweg.
• Sie überwachen Projektergebnisse, Termine und Kosten sowie deren Übereinstimmung mit definierten Programm- und Projektzielen.
• Sie implementieren Standards und Prozesse für die Berichtswege innerhalb des Programms sowie geeignete Kommunikationsstrukturen auf Programmebene.
• Sie stellen sicher, dass die Stakeholder in geeigneter Weise in die Projekte und das Programm einbezogen werden und sind verantwortlich für das Risikomanagement auf Programmebene.
• Gemeinsam mit den fachlichen Projektleitungen entwickeln Sie die Projektpläne und die Grundlagen für die Dokumentation.
• Sie unterstützen die fachlichen Projektleitungen methodisch im Berichtswesen und bei der Präsentation des Projekts nach Innen und Außen.
• Sie entwickeln über die Projekte hinweg gemeinsam mit dem Prozessmanagement digitale Soll-Prozesse, die gut in die Prozess- und Datenlandschaft der Universität passen und nutzen dafür die vorhandenen Digitalisierungswerkzeuge der Universität.

Profil:

• Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (z. B. Bachelor) der Wirtschafts- oder Verwaltungsinformatik, Informatik, Wirtschaftswissenschaften oder eines inhaltlich eng verwandten Studiengangs.
• Alternativ: ein abgeschlossenes Studium der Verwaltungswissenschaften oder ein abgeschlossenes vergleichbares Studium mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung und einschlägigen Erfahrungen in den Bereichen der Digitalisierung, Projektmanagement und Change Management.
• Mindestens dreijährige Projekterfahrung im öffentlichen Bereich mit übergreifenden Koordinierungen.
• Nachweisbare theoretische Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit Projektmanagement-Methoden.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Analytische Fähigkeiten, konzeptionelles Denken sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte auf das Wesentliche zu reduzieren und verständlich darzustellen.
• Kompetenz und Erfahrungen im Umgang mit unterschiedlichen Nutzer*innengruppen und Fachbereichen.
• Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungen und prozessorientierte Denkweise.
• Hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick und Beratungskompetenz.
• Verbindliches und überzeugendes Auftreten mit klarem Fokus auf Ziele und Lösungen auch in bereichsübergreifenden Fragestellungen.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Power Point) zur Erstellung von Vorlagen und Berichten.
• Gender- und Diversitykompetenz.

Das wünschen wir uns:

• Erfahrung in der Leitung von Organisationsentwicklungs- und Digitalisierungsprojekten.
• Kenntnisse universitärer Strukturen.
• Erfahrungen im Geschäftsprozessmanagement.
• Kenntnisse in der Anwendung von SAP-CO (Reporting).

Wir bieten:

• Vergütung nach E12 TV-L, befristet bis zum 31.12.2028 (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG).
• Vollzeit.
• Interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten.
• Vielfalt von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten.
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit.
• Flexible Arbeitszeiten.
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld).
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld.
• Gute Verkehrsanbindung.
• Betriebliche Zusatzversorgung (VBL).
• Kollegiale Zusammenarbeit.
• Offene und angenehme Arbeitsatmosphäre.
• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten.
• Modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen.
• Vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.).