Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Direktoren bei Terminen, Reisen und Meetings in einem dynamischen Forschungsumfeld.
- Unternehmen: Renommiertes Forschungsinstitut für Marketing- und Konsumklimaforschung in Bayern.
- Vorteile: Unbefristete Festanstellung, flexible Arbeitsmodelle und modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Exzellente Karrierechancen in einem wissenschaftsnahen Umfeld.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines innovativen Teams und gestalte Prozesse im HR-Bereich mit.
- Qualifikationen: Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Führendes Institut für Marketing- & Konsumklima-Forschung in Bayern. Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut.
Ihre Rolle als Executive Assistant: Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement). Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.
Ihre Aufgaben & Verantwortung:
- Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
- Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte
- Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, systematische Ablage
- HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten
- HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
- Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen
- Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
- Backup für das Office-Team
Das Vertragsangebot: Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Option. Schlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose Abläufe. Wissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen Standards. Moderne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglich. Attraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit.
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Executive Assistant Direktion (m/w/d) Arbeitgeber: Arbeitgeber Vertraulich
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