Verwaltungsangestellte:r bzw. Verwaltungshauptsekretär:in (w/m/d)
Vollzeit mit 100% der wöchentlichen Arbeitszeit (39,2 WStd. bzw. 40/41 WStd.) in der EG 8 TV-L bzw. BesGr. A8 unbefristet zu besetzen. Teilzeitarbeit ist grundsätzlich möglich. Einzelheiten sind ggf. mit dem Fachbereich 4 zu vereinbaren.
Die Universität Bremen ist mit rund 20.000 Studierenden und ca. 3.500 Beschäftigten eine Universität mittlerer Größe. Sie zählt zu den drittmittel- und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands.
Die Universität Bremen ist sehr forschungsstark und ein inspirierender Ort der Bildung. Die Universität ist zugleich aber auch vielfältig, verantwortungsbewusst, kooperativ und kreativ. An der Universität Bremen arbeiten 3500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und auch Sie können Teil dieses international zusammengesetzten Teams sein. Ihre Aufgabe ist es, das Team am BIMAQ im Wesentlichen bei Verwaltungstätigkeiten zu unterstützen.
- Administrative Koordination der finanziellen Abwicklung inkl. Verwaltung und Budgetbetreuung (Drittmittel und Grundhaushalt) u.a.: Erstellung von Mittelübersichten und Listen
- Administrative Finanzverwaltung der dezentralen Drittmittel und damit zusammenhängende Verwaltungsaufgaben inkl. Beschaffungen, Budgetprüfungen, Aktenführung, Terminplanung in Zusammenarbeit mit der Drittmittelstelle
- Verwaltungsmäßige Betreuung der Forschungsaktivitäten und Drittmittelvorhaben Verwaltungsaufgaben in Lehre und Forschung, insbesondere: Mitarbeit bei der Lehrveranstaltungsplanung
- Mitwirkung im Prüfungswesen (Noteneingabe etc.)
- Abwicklung von Personalangelegenheiten (Bearbeitung von Dienstreise- und Urlaubsanträgen, studentische Hilfskraftverträge)
- Unterstützung des wissenschaftlichen Personals bei Finanzangelegenheiten in Abstimmung mit Referat 70 Allgemeine Sekretariatsaufgaben inklusive Korrespondenz und Textverarbeitung in deutscher und ggf. auch in englischer Sprache
Das bringen Sie mit:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare einschlägige Berufsausbildung oder die Laufbahnbefähigung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung „Allgemeine Dienste“
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung (mind. 2 Jahre)
- Erfahrungen im Finanz-Controlling
- Kenntnisse im Umgang mit integrierten Finanz- und Buchungssystemen (z.B. SAP)
- Sicherer Umgang mit der Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Mail, Präsentation)
- Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (CEF Level C1)
- Grundlagenkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift (CEF Level A2)
- Organisationsfähigkeit, Team- und Kommunikationsfähigkeit, selbstständige strukturierte Arbeitsweise
Das bieten wir:
- Je nach persönlicher Qualifikation ein Jahresbruttogehalt nach dem TV-L zwischen 44.048,20 € (Stufe 1) und 53.564,24 € (Stufe 6) für eine Vollzeitstelle. Die individuell vorzunehmende Stufenzuordnung erfolgt seitens der Universität aufgrund der berücksichtigungsfähigen beruflichen Vorerfahrungen im Fall der Einstellungszusage.
- Von dieser Zuordnung sind auch Zusatzleistungen wie die Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) und eventuelle Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der ausgeschriebenen Entgeltgruppe abhängig. Grundlage bilden die geltenden rechtlichen Bestimmungen des TV-L (hier insbesondere der § 16 TV-L).
- für Angestellte (w/m/d) im öffentlichen Dienst eine zusätzliche Altersversorgung (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- eine vielfältige, zukunftsorientierte und offene Unternehmenskultur
- Unterstützung durch ein kollegiales, motiviertes Team mit positivem Betriebsklima
- Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen) Individuelle Einarbeitung
- Kostenlose Angebote im Rahmen der Sozial- und Familienberatung
- Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. der Möglichkeit von Vergünstigungen bei den örtlichen Sportvereinen oder für Fitnessstudios und Schwimmbäder (EGYM Wellpass)
- Die Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Job-Tickets
- Zahlreiche Angebote zu Sport und Kultur
- Abwechslungsreiche Verpflegungsmöglichkeiten in den Mensen des Studierendenwerks
Wir weisen darauf hin, dass den Bewerbungsunterlagen keine Fotos beizufügen sind.
Hinweis gem. §§ 12, 13 DSGVO: Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach den Vorgaben von Art. 12 BremDSGVOAG, §§ 85ff. BremBG, § 15 AGG bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist aufbewahrt und anschließend vernichtet. Etwaige Kosten für das Bewerbungsverfahren können nicht erstattet werden.
Allgemeine Hinweise Die Universität ist familienfreundlich, vielfältig und versteht sich als internationale Hochschule. Wir begrüßen daher alle Bewerber:innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.
Die Universität Bremen fördert die Beschäftigung von Frauen auf allen Ebenen. Frauen werden daher ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Schwerbehinderten Menschen wird bei einer Bewerbung bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.
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