Vorzimmerkraft (w/m/d) im Büro der Ständigen Vertretung der Abteilungsleitung M (befristet) in Düsseldorf

Im Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen ist in der Staatskanzlei im Büro der Ständigen Vertretung der Abteilungsleitung M „Ministerpräsident, Grundsatzfragen“ die Stelle einer Vorzimmerkraft (w/m/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Einstellung ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung ab ca. Januar 2027 befristet für die Dauer von bis zu max. 2 Jahren vorgesehen.

Werden Sie Teil des Teams und unterstützen Sie die Gruppenleitung bei all ihren Aufgaben rund um die Terminkoordination, Korrespondenz und Büroorganisation. Sie kommunizieren gerne mit Menschen, kümmern sich gerne um Anliegen und können gut organisieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Was den Arbeitsplatz besonders macht: Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen. Die Abteilung M „Ministerpräsident, Grundsatzfragen“ arbeitet dem Ministerpräsidenten unmittelbar zu. Sie umfasst die Bereiche „Internationale Kontakte, Verbindungen zu Parteien, Fraktionen und gesellschaftlichen Gruppen“, „Termine“, „Grundsatzfragen“, „Protokoll und Konsularwesen“, „Schirmherrschaften, Grußworte“, „Reden“, „Veranstaltungen“ sowie „Orden und Auszeichnungen“. Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.

Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.

Insbesondere sind an diesem Arbeitsplatz folgende Aufgaben wahrzunehmen:

• Allgemeine Vorzimmertätigkeit:
• Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
• Bearbeitung und Weiterleitung des (elektronischen) Postein- und Postausgangs einschließlich der Nutzung der E-Laufmappe
• Terminmanagement
• Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
• Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Buchung von Videokonferenzen, Catering organisieren, Besucher empfangen)
• Zusammenstellung von Terminvorbereitungen (auch digital)
• Datenmanagement (Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler, Veraktung in der E-Akte)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
• Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten, Veraktungen in der E-Akte)
• Materialmanagement
• Vertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung
• Weitere referatsbezogene oder fachspezifische Aufgaben:
• Anforderung, Zusammenstellung und Formatierung von Textbeiträgen
• Nachhalten von Abgaben in die Ressorts
• Erstellung standardisierter Briefentwürfe

Was bringen Sie mit?

• Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
• Hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariatswesen/Vorzimmerdienst in einem Leitungsbüro
• Professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2024, insbesondere in Word, Excel, Outlook
• Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse in der Anwendung der E-Verwaltungsarbeit (E-Akte und E-Laufmappe)
• Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

Daneben werden insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

• Ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Hier noch einige Rahmenbedingungen und Hinweise:

• Bewerbungen von Personen mit einem Bachelor-/Masterabschluss oder einer vergleichbaren Qualifikation, die diese für eine höhere Funktionsebene (vgl. Laufbahngruppe 2.1 oder 2.2.) qualifiziert, können für diese Stelle nicht berücksichtigt werden.
• In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich.

Was wir bieten:

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• Flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Tarifvertragliche Vergütung (TV-L), Eingruppierung auf diesem Arbeitsplatz in die Entgeltgruppe 8 TV-L
• Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Moderne technische Ausstattung
• Attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
• Gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren: Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung. Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt. Eine Abbildung der Vielfalt in unserer Gesellschaft bei unseren Beschäftigten ist uns wichtig.