Office Manager (m/w/d) in Gelsenkirchen

Office Manager (m/w/d)

Ort:45888 Gelsenkirchen | Vertragsart: Befristet für 1 Jahr

Brand Addition ist eine weltweit führende Werbeartikel-Agentur, bei der Qualität, Service und Kundenzufriedenheit großgeschrieben wird. Zu unseren Kunden zählen bedeutende, international tätige Großunternehmen wie Mercedes-Benz Trucks, Scania, Michelin, Exxon Mobil, Clarins und JCB, um nur einige zu nennen. Brand Addition beschäftigt weltweit über 400 Mitarbeiter:innen an den Standorten in Manchester, London, Gelsenkirchen, Dublin, Hongkong, Shanghai und St. Louis.

Zur Verstärkung unseres Teams in Gelsenkirchen suchen wir eine engagierte und vielseitige Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d). In dieser zentralen Funktion sorgst du für einen reibungslosen Büroalltag und unterstützt zugleich bei Personal-, Recruiting und IT-Themen.

Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und bist gerne erste Ansprechperson für Kolleg:innen, Führungskräfte und externe Partner? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Das solltest du dafür mitbringen:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Office Management, in der kaufmännischen Administration oder in einer vergleichbaren Funktion
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• eine strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und einen professionellen Umgang mit vertraulichen Personal- und Unternehmensdaten
• Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; Erfahrung im HR-Bereich wie Recruiting, Zeiterfassungs- oder Lohnabrechnung ist von Vorteil
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und die Fähigkeit, mit internen und externen Ansprechpartner:innen verbindlich zusammenzuarbeiten
• gute Kenntnisse deutscher administrativer Abläufe; Grundkenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- oder Payroll-Umfeld sind von Vorteil

Deine Aufgaben:

• Office Management: Du organisierst den täglichen Büroablauf, bearbeitest Post und zentrale E-Mail-Postfächer, koordinierst Termine und Besucher:innen und stellst die Versorgung mit Büro-, Meeting- und Verbrauchsmaterialien sicher.
• HR-Administration und Recruiting: Du unterstützt bei Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement, Interviewkoordination sowie bei der Erstellung und Ablage von Vertrags- und Personaldokumenten.
• Onboarding und Offboarding: Du koordinierst alle administrativen Schritte für Ein- und Austritte, darunter System- und Payroll-Anlage, IT-Tickets, Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome-Unterlagen und Austrittsprozesse.
• Mitarbeitendenbetreuung: Du bist erste Ansprechperson für organisatorische Fragen zu Richtlinien, Benefits, Payroll, Krankenversicherung und koordinierst bei Bedarf mit zuständigen internen oder externen Stellen.
• Payroll-Vorbereitung und Zeitwirtschaft: Du sammelst und prüfst die monatlich relevanten Informationen, bereitest Meldungen, Auswertungen und Erstattungen vor und arbeitest eng mit unserem externen Payroll-Dienstleister zusammen.
• Abwesenheiten und Gesundheit: Du pflegst Krankmeldungen, forderst erforderliche Nachweise an, erstellst Auswertungen und koordinierst Rückkehrgespräche, soweit erforderlich.
• Dokumentation und Compliance: Du hältst Personal- und Office-Unterlagen sowie relevante Systeme und Ablagen aktuell und unterstützt bei administrativen Themen des deutschen Arbeitsrechts.
• Gebäude, Lieferanten und Arbeitssicherheit: Du koordinierst Facility Management, Vermieter, Sicherheitsunternehmen und weitere Dienstleister und unterstützt bei H&S-Terminen, Unterlagen, Prozessen und arbeitsmedizinischen Vorsorgen.
• IT-Koordination: Als zentrale lokale Ansprechperson stimmst du Hardware‑, Mobiltelefon‑, Telefonanlagen‑ und Zugangsanforderungen mit der IT ab.
• Fuhrparkmanagement: Du unterstützt die Administration von Firmenfahrzeugen, Angeboten, Freigaben, Fahrzeugunterlagen und Tankkarten.
• Events und interne Kommunikation: Du organisierst interne Veranstaltungen, Wellbeing- und Volunteering-Aktivitäten, Trainings sowie kleine Teamaktionen und versendest entsprechende Informationen und Erinnerungen.
• Ad‑hoc-Unterstützung: Du hilfst bei Sonderprojekten, Trainingsvorbereitungen und bereichsübergreifenden organisatorischen Fragestellungen.

Das bieten wir Dir:

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit zahlreichen Schnittstellen in einem internationalen Unternehmen
• kollegiale Arbeitsatmosphäre und transparente Kommunikation
• flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zu Home-Office
• Bezuschussung von Wellbeing-Aktivitäten und weitere kleine Benefits
• Corporate Benefits
• Entwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einer abwechslungsreichen Branche

Es sind die Menschen, die Brand Addition zu dem Unternehmen machen, das es ist.

Wir stellen talentierte Menschen ein, die entschlossen und zielstrebig ihre Karriere vorantreiben. Obwohl bei uns viele unterschiedliche Charaktere zusammentreffen und wir verschiedene Sprachen sprechen, glauben wir an gemeinsame Werte, eine positive Kultur und daran, Erfolge gemeinsam zu feiern.

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