OKA Neue Büromöbel GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen der Büromöbelbranche. Wir entwickeln, produzieren und vertreiben moderne Büroeinrichtungen und arbeiten kontinuierlich daran, unsere Prozesse, Produkte und digitalen Strukturen weiterzuentwickeln.
Zur Verstärkung unserer Verwaltung in Neugersdorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Persönlichkeit als:
Mitarbeiter/in Verwaltung & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Schwerpunkt Buchhaltung & Controlling
In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie zentrale Aufgaben in der kaufmännischen Verwaltung und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen. Sie sorgen für strukturierte Abläufe im Büro, unterstützen bei Finanzthemen und wirken aktiv an der Weiterentwicklung unseres Controllings sowie unserer internen Prozesse mit.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben
- Allgemeine kaufmännische Verwaltung, Büroorganisation und Dokumentenmanagement
- Bearbeitung, Prüfung und Vorbereitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Vorbereitung von Zahlungsfreigaben, Überwachung von Zahlungseingängen und Pflege offener Posten
- Unterstützung bei Debitoren- und Kreditorenprozessen
- Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Banken, Versicherungen und weiteren externen Dienstleistern
- Vorbereitung, Zusammenstellung und Nachverfolgung von Unterlagen für Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
- Erstellung und Pflege von Liquiditätsübersichten, Kostenanalysen, Auswertungen und Reportings
- Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Controlling-Strukturen
- Prüfung von Kostenstellen, Kalkulationen, Projektkosten und Wirtschaftlichkeit
- Pflege kaufmännischer Stammdaten im ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem
- Verwaltung und Ablage von Verträgen, Unternehmensunterlagen, Kunden- und Lieferantendaten
- Unterstützung bei Personaladministration, beispielsweise Pflege von Unterlagen, Urlaubsübersichten und organisatorischen HR-Themen
- Vorbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Übersichten für die Geschäftsführung
- Koordination und Nachverfolgung interner Aufgaben, Fristen und administrativer Prozesse
- Mitarbeit bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungs-, Buchhaltungs- und Dokumentenprozessen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Steuerfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung in der Verwaltung, Buchhaltung, kaufmännischen Sachbearbeitung, im Controlling oder in der Assistenz der Geschäftsführung
- Sicherer Umgang mit Rechnungen, Zahlungsabläufen, offenen Posten und kaufmännischen Dokumenten
- Gutes Verständnis für Zahlen, Kosten und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
- Sehr sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
- Erfahrung mit ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystemen ist wünschenswert
- Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel zu bearbeiten
- Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Lieferanten und Dienstleistern
- Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Daten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten Ihnen
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein breites Aufgabengebiet mit eigenständigen Verantwortungsbereichen
- Kurze Entscheidungswege und ein pragmatisches, unternehmerisch geprägtes Arbeitsumfeld
- Die Möglichkeit, interne Prozesse, Buchhaltungsabläufe und Controlling-Strukturen aktiv mitzugestalten
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen der Büromöbelbranche
- Eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten
- Leistungsgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung
- Ein kollegiales Team sowie ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld
Leistungen
- Betriebliche Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Vermögenswirksame Leistungen
- Weiterbildungsprogramme
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