Kaufmännische Assistenz (m/w/d) in Pforzheim

Sekretariat & Organisation | Pforzheim

Organisation liegt Dir, Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen, und Du sorgst gerne dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft?

Dann könntest diese Position gut zu Dir passen.

Als kaufmännische Assistenz bist Du Teil unseres Sekretariats und eine wichtige Schnittstelle im täglichen Büroablauf. Du unterstützt unsere Sekretariatsleitung, übernimmst vielfältige kaufmännische und organisatorische Aufgaben und bist für Kolleginnen und Kollegen ebenso Ansprechpartner:in wie für externe Kontakte und Gäste.

Dabei erwartet Dich kein eng abgegrenzter Aufgabenbereich, sondern eine abwechslungsreiche Position mit vielen unterschiedlichen Themen und Einblicken in unseren Unternehmensalltag.

Deine Aufgaben

Kaufmännische Aufgaben & Verwaltung

• Du übernimmst verschiedene kaufmännische und administrative Aufgaben und sorgst dafür, dass wichtige Informationen und Unterlagen zuverlässig bearbeitet werden.
• Du bereitest Honorarabrechnungen vor und erstellst diese.
• Du bist für unser Vertragswesen einschließlich Überwachung, Verwaltung und Ablage zuständig.
• Du pflegst Datenbanken, Stammdaten und administrative Übersichten.
• Du suchst nach für uns relevanten Ausschreibungen und bereitest die Informationen entsprechend auf.
• Du unterstützt auch unser Tochterunternehmen KiB bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Korrespondenz & Kommunikation

• Du erstellst und bearbeitest geschäftliche Korrespondenz, Schriftstücke und Diktate.
• Du übernimmst unseren Telefondienst, nimmst Anliegen auf und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter.
• Du empfängst und begrüßt Gäste sowie Geschäftspartner:innen und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.
• Du erstellst und bearbeitest Präsentationen und weitere Geschäftsunterlagen.

Organisation & Büroalltag

• Du kümmerst dich um den Posteingang und die Verteilung eingehender Unterlagen.
• Du organisierst die Anmeldung und administrative Abwicklung von Weiterbildungen.
• Du betreust unseren Fuhrpark und unterstützt bei der Organisation der Gebäudeinstandhaltung.
• Du kümmerst dich um die Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie weitere Beschaffungen für unseren Büroalltag.
• Du übernimmst Aufgaben rund um Aktenablage, Dokumentenmanagement, Digitalisierung und Vervielfältigung.

Unterstützung & Zusammenarbeit

• Du unterstützt unsere Sekretariatsleitung im operativen Tagesgeschäft.
• Du arbeitest mit der Geschäftsleitung sowie den unterschiedlichen Bereichen unseres Unternehmens zusammen.
• Du unterstützt dort, wo im Sekretariat organisatorische oder administrative Aufgaben anfallen.

Das bringst Du mit

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation.

Idealerweise hast du bereits erste Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder in der kaufmännischen Verwaltung gesammelt. Entscheidend ist für uns aber nicht allein die Anzahl deiner Berufsjahre: Wenn du nach deiner Ausbildung bereits erste Erfahrungen gesammelt hast und bereit bist, Verantwortung für deine Aufgaben zu übernehmen, möchten wir dich ebenfalls kennenlernen.

Wichtig ist uns außerdem, dass Du:

• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift mitbringst,
• sicher mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint arbeitest,
• ein gutes kaufmännisches Verständnis besitzt,
• sorgfältig und zuverlässig arbeitest,
• deine Aufgaben selbstständig organisieren und priorisieren kannst,
• gerne mit Menschen kommunizierst und freundlich sowie professionell auftrittst,
• Freude an der Zusammenarbeit im Team hast,
• auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behältst,
• diskret und verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen umgehst,
• offen für Neues bist und Freude daran hast, neue Programme und Arbeitsabläufe kennenzulernen und,
• flexibel auf unterschiedliche Aufgaben und Anforderungen reagieren kannst.

Was Dich bei KIRN erwartet

Bei uns arbeitest Du nicht irgendwo im Hintergrund. Unser Sekretariat ist eine zentrale Schnittstelle unseres Unternehmens und trägt wesentlich dazu bei, dass unsere Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeit gut erledigen können.

Dich erwartet eine abwechslungsreiche kaufmännische Tätigkeit, bei der Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit zusammenkommen. Du arbeitest eng mit unserer Sekretariatsleitung, der Geschäftsleitung und unseren Kolleginnen und Kollegen zusammen und bekommst einen breiten Einblick in unseren Büro- und Unternehmensalltag.

Und auch die Rahmenbedingungen sollen passen:

• 13 Gehälter
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten innerhalb unserer Kernarbeitszeit
• Strukturierte Einarbeitung
• Kurze Entscheidungswege und direkte Ansprechpartner:innen
• Abwechslungsreiche Aufgaben statt eines eng abgegrenzten Tätigkeitsbereichs
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung

Arbeitsort: Pforzheim

Beschäftigungsumfang: Vollzeit

Start: nach Vereinbarung