Office Manager (m/w/d) in Potsdam

Stellenausschreibung

Die Stelle eines/einer Office Manager*in (w/m/d) (Kennzahl: BLR003/2026) ist seit dem 01.01.2027 dauerhaft zu besetzen. Dienstort: Potsdam. Arbeitszeit: Vollzeit, 40 Stunden/Woche.

Das Brandenburgische Landesinstitut für Rechtsmedizin (BLR) ist das Versorgungsinstitut für alle forensischen und chemisch-toxikologischen Aufgabenstellungen im Land Brandenburg. Das Institut arbeitet in allen Fachbereichen digital.

Rahmenbedingungen:

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Konstante Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Mitarbeit in einem Institut des öffentlichen Dienstes in einem motivierten und kollegialen Team
• Geboten wird ein hohes Maß an selbständigem Arbeiten mit hoher Verantwortung bei vielseitigen und interessanten Aufgaben
• Zusatzversicherung für Arbeitnehmer/innen im öffentlichen Dienst (Betriebsrente VBL)
• Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Aufgaben:

• Eigenständige Organisation und Koordination des Büro- und Verwaltungsbetriebs.
• Terminmanagement sowie Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen.
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz sowie Erstellung von Schriftstücken, Präsentationen und Protokollen.
• Anfertigung und Ausfertigung von Sektions- und Gutachtenprotokollen auf Grundlage von Diktaten
• Verwaltung und Pflege von Akten, Dokumenten und digitalen Ablagesystemen unter Beachtung geltender Datenschutz- und Dokumentationsvorgaben.
• Unterstützung der Fachbereiche des BLR bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Erstellung von Kostenrechnungen mit Hilfe eines CMS
• Betreuung des Postein- und -ausgangs sowie Koordination des internen und externen Schriftverkehrs.
• Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen.
• Pflege von Datenbanken und Übersichten sowie Erstellung von Statistiken und Auswertungen.
• Vorbereitung der Abrechnungsunterlagen der Rufbereitschaft
• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Prozesse sowie Unterstützung bei der Einführung und Anwendung digitaler Verwaltungsverfahren (Behördenpostfach)
• Unterstützung durch Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben.
• Planung und Organisation der Lehraufgaben in Abstimmung mit den Universitäten

Eignungsprofil:

• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens). Sie können telefonische Anliegen sicher aufnehmen und schriftliche Korrespondenz klar und sorgfältig bearbeiten.
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation.
• Einschlägige Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Service- und Kommunikationskompetenz sowie ein sicheres und freundliches Auftreten.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in fachspezifische Software einzuarbeiten.
• Fremdsprachenkenntnisse in englischer Sprache erwünscht.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Teamfähigkeit.

Hinweise:

Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Stelle ist für Berufseinsteiger*innen bedingt geeignet.

Die Verwaltung des Brandenburgischen Landesinstituts für Rechtsmedizin (BLR) gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

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