Office Manager/Teamassistenz (m/w/d)

Die ARC Gruppe ist ein erfolgreiches mittelständisches Unternehmen, das seit 2010 im Bereich der Vermietung tätig ist. Unsere Tochterunternehmen – insbesondere die RECALO GmbH als größtes Unternehmen der Gruppe sowie die ARC Real Estates 1 – 7 und bee-i GmbH - teilen unsere Leidenschaft für die Vermietung von Produkten und tragen maßgeblich zu unserem nachhaltigen Unternehmenswachstum bei. Mit RECALO als Wachstumsmotor setzen wir auf nachhaltige Mehrweglösungen, datenbasierte Steuerung und moderne IT, um Verpackungsabfall zu reduzieren, Ressourcen zu schonen und die CO₂-Bilanz entlang der Lieferkette zu verbessern.

Wir leben flache Hierarchien und einen intensiven Austausch mit unseren Führungskräften. Gegenseitiges Feedback ist uns wichtig: daher finden bspw. in der Onboarding-Phase mehrere feste Feedbackgespräche statt, später mindestens einmal jährlich. Wir pflegen intern eine Du-Kultur und legen Wert auf Zusammenarbeit auf Augenhöhe, einen offenen Umgang mit Fehlern und ein kollegiales, familiäres Miteinander. Unser Hauptstandort liegt im Herzen von Hannover. Dort erwarten Sie moderne Büroräume, ein eigener Arbeitsplatz und moderne technische Ausstattung, die konzentriertes Arbeiten ebenso ermöglicht wie digitale Zusammenarbeit im Team über unsere mehreren Standorte hinweg.

Ihre Aufgaben:

• Sie stellen einen reibungslosen Büroalltag sicher: Sie bestellen Büromaterial, betreuen die Telefonzentrale, verwalten diverse Postfächer, bearbeiten den Postein- sowie -ausgang und empfangen unsere Gäste.
• Sie übernehmen das Fuhrparkmanagement von A bis Z: Sie organisieren Wartungstermine, bereiten Leasing- und Kaufentscheidungen vor, koordinieren Schadensabwicklungen, verantworten Zulassungen und kümmern sich um die strukturierte Dokumentenablage.
• Sie steuern nach festen Vorgaben unser End-to-End-Bestellwesen für das operative Geschäft – von der Bedarfsermittlung und Preisanfrage über die Bestellung bis hin zur Lieferüberwachung und Rechnungsprüfung.
• Sie unterstützen die Pflege und den Ausbau unseres Lieferanten- und Dienstleisternetzwerks: Sie koordinieren das Onboarding neuer Lieferanten nach definierten Vorgaben und stimmen sich dabei mit verschiedenen internen Schnittstellen ab.
• Sie planen und bereiten Teamevents vor und organisieren Aufmerksamkeiten für unsere Mitarbeitenden.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste oder mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren, kaufmännischen Rolle wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Asana wünschenswert.
• Genaue, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise obligatorisch.
• Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsgeschick, gutes Zahlenverständnis, Hands-on-Mentalität sowie starke Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Dienstleistern, internen Teams und Gästen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift zwingend erforderlich.
• Führerschein Klasse B zwingend erforderlich.

Das bieten wir Ihnen:

• Unbefristete und krisensichere Festanstellung in Vollzeit.
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit).
• Hybrides Arbeiten: nach Einarbeitung 1 Tag Homeoffice/Woche.
• 30 Tage Urlaub.
• Attraktive Sozialleistungen (Betriebliche Unfallzusatzversicherung, Krankenzusatzversicherung, Altersvorsorge).
• Deutschlandticket für 20 € pro Monat.
• Moderne Büroräume mit exzellenter Anbindung an den ÖPNV.
• Strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleg*innen.
• Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Regelmäßige Firmenevents und Corporate Benefits.
• Sonderurlaubstage bei besonderen Ereignissen.
• Kostenfreies Obst und Getränke (Wasser, Kaffee und Tee).

Wir freuen uns auf Sie! Nach Ihrer Bewerbung melden wir uns zeitnah bei Ihnen zurück. Wenn Ihr Profil passt, laden wir Sie zu einem ersten Bewerbungsgespräch via Microsoft Teams ein. Im weiteren Bewerbungsprozess führen wir ein zweites Gespräch vor Ort an unserem Hauptstandort in Hannover, um die fachlichen und persönlichen Aspekte der Zusammenarbeit zu vertiefen und Ihnen einen weiteren Eindruck ins Team, die Arbeitsumgebung und unsere Arbeitsweisen geben zu können.