Auf einen Blick
- Aufgaben: Steuerung des Dokumentenmanagements für Großprojekte und Optimierung von Ablagestrukturen.
- Unternehmen: Arcadis, führendes Unternehmen für Planung und Beratung in der Umwelt.
- Vorteile: Karriereentwicklung, inklusive Schulungen und ein offenes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Fokus auf Gleichberechtigung und Inklusion.
- Warum dieser Job: Gestalte nachhaltige Lösungen und trage zu einem besseren Planeten bei.
- Qualifikationen: Technisches oder wirtschaftswissenschaftliches Studium oder Ausbildung mit Berufserfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Referenznummer: 41033
Standorte: Hildesheim, Hamburg, Essen, Köln
Arcadis ist das führende globale Planungs- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 34.000 Menschen in über 30 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.
Rollenbeschreibung: Zur Verstärkung unseres Teams Project Management im Bereich Energy Transition an einem unserer Standorte in Köln, Hamburg, Essen oder Hildesheim suchen wir Sie als Dokumentenmanager (w/m/d) für unsere Planungsprojekte von der Vorstudie bis zur Ausführungsplanung wie auch während der Ausführung und Dokumentation.
Rollenverantwortung:
- Steuerung und Koordination des Dokumentenmanagements zur Ablage von technischen Dokumentationen und des Schriftverkehrs von Großprojekten in MS SharePoint und im Dokumentenmanagementsystem CDE Enterprise (ehemalig tpCDE).
- Selbstständige Übernahme des Planlaufmanagements (u.a. mit EPLASS) sowie Entwicklung und Definition von Prozessen für einen lösungsorientierten und effizienten Ablauf.
- Registrierung und Ablage von Dateneingängen und Dokumentenübergaben von und an den Auftraggeber und Dritte.
- Dokumentenübergabe an den Auftraggeber via das DMS CDE Enterprise, Dalux o. V.
- Prüfung der technischen Dokumentation in Bezug auf die Einhaltung der formellen Anforderungen und Sicherstellung der Einhaltung der fachlichen Anforderungen durch das Projektteam innerhalb der Fristvorgaben.
- Schulungen des Projektteams rund ums Dokumentenmanagement (Dokumentenablage, Dokumentenerstellung gem. Vorgaben und Richtlinien und Dokumentenprüfung).
- Führung der Master Document List und von anderen Trackinglisten, Erstellung von Auswertungen und Berichten.
- Weiterentwicklung und Optimierung der Ablagestrukturen für Dokumente in MS SharePoint.
- Projektübergreifende Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements innerhalb der Organisation.
Qualifikationen & Erfahrung:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium in einer technischen oder wirtschaftswissenschaftlichen Fachrichtung, alternativ eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder technischen Bereich mit einschlägiger Berufserfahrung.
- Erste Berufserfahrung in den genannten Aufgaben, idealerweise Erfahrung aus dem Engineering-Umfeld.
- Erfahrung im Aufbau und der Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems in der Microsoft 365 Umgebungen (u. a. MS-SharePoint, Power BI, etc.) wünschenswert.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Word, Excel, PPT, Outlook.
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (CDE Enterprise, Dalux oder Ähnliches) wünschenswert.
- Erfahrungen im Planlaufmanagement mit EPLASS wünschenswert.
- Selbstständige, strukturierte, prozessorientierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, sowie technisches Verständnis.
- Kommunikationsstärke und ausgezeichnetes Organisationsvermögen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse.
Warum Arcadis? Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede*r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht dann den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre einzigartige Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. So erzielen wir gemeinsam die größtmögliche Wirkung. Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen – für Ihre Karriere, Ihre Kolleg*innen, Ihre Kund*innen, Ihr Leben und die Welt um Sie herum. Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.
Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit: Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen so Chancengleichheit für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.
Join Arcadis. Create a Legacy.
Dokumentenmanager (m/w/d) Arbeitgeber: Arcadis
Arcadis ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in den Städten Köln, Hamburg, Essen und Hildesheim nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Mit einem starken Fokus auf Gleichberechtigung, Vielfalt und Inklusion fördert das Unternehmen eine offene Kultur, in der jeder Einzelne wertgeschätzt wird und sinnstiftende Arbeit leisten kann, um nachhaltige Lösungen für die Umwelt zu entwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Dokumentenmanager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Frag nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen durchgehst und deine Antworten übst. Zeig, dass du nicht nur die Anforderungen verstehst, sondern auch, wie du zur Verbesserung des Dokumentenmanagements beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, bewirb dich direkt über unsere Website. Warte nicht darauf, dass die perfekte Gelegenheit zu dir kommt – mach den ersten Schritt!
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Leidenschaft für das Dokumentenmanagement! Teile Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Prozesse optimiert hast oder wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Dokumentenmanager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen!
Zeig deine Motivation!:Erkläre uns, warum du genau bei Arcadis arbeiten möchtest und was dich an der Position des Dokumentenmanagers reizt. Deine Begeisterung kann uns überzeugen und zeigt, dass du dich mit unserem Unternehmen identifizierst.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Arcadis vorbereitet
✨Verstehe die Rolle des Dokumentenmanagers
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben eines Dokumentenmanagers vertraut. Lies dir die Stellenbeschreibung genau durch und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen in diese Rolle passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die deine Fähigkeiten im Dokumentenmanagement und in der Koordination von Projekten zeigen.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Da die Position technisches Wissen erfordert, solltest du dich auf Fragen zu MS SharePoint, CDE Enterprise und anderen relevanten Tools vorbereiten. Überlege dir, wie du deine Kenntnisse in diesen Bereichen demonstrieren kannst und sei bereit, über deine Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen zu sprechen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist es wichtig, klar und effektiv zu kommunizieren. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern zusammengearbeitet hast. Achte darauf, während des Interviews aktiv zuzuhören und Fragen präzise zu beantworten.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur von Arcadis, indem du Fragen stellst. Erkundige dich nach den Werten des Unternehmens, insbesondere in Bezug auf Gleichberechtigung und Inklusion. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der langfristigen Zusammenarbeit im Team.
