Support Officer

Arendt Investor Services (AIS) ist der Investorendienstleister von Arendt. Wir helfen unseren Kunden, die operativen Aspekte ihres Geschäfts effizient zu gestalten und bringen den Investoren Ruhe und Sicherheit. Ausgestattet mit modernster Technologie bieten unsere 300 Experten eine integrierte Palette von Fonds- und Unternehmensdienstleistungen, die nach höchsten Marktstandards erbracht werden.

Unsere Dienstleistungen ergänzen die rechtliche Expertise sowie die regulatorischen und beratenden Dienstleistungen von Arendt. Wir sind ein Professioneller des Finanzsektors (PFS), der von der CSSF überwacht wird und ISO 22301 zertifiziert ist.

Die Experten von AIS und AManco bieten unseren Kunden:

• Unternehmensdienstleistungen
• Fondsverwaltungsdienste
• Governance-Dienstleistungen
• Operative AML- und Compliance-Dienstleistungen
• Steuer-Compliance-Dienstleistungen
• Depotdienstleistungen
• Drittanbieter AIFM-Dienstleistungen (bereitgestellt von AManco S.A.)

Angesichts der fortlaufenden Entwicklung von AIS suchen wir derzeit einen Support Officer.

Ihre Rolle:

• Eingehende Post bearbeiten: eingehende Post für domicilierte Unternehmen verarbeiten, Post öffnen und sortieren, Deckblätter erstellen, Dokumente ins Managementsystem scannen und Originale ablegen.
• Dokumente im Dokumentenmanagementsystem indizieren: Pflichtfelder überprüfen und ausfüllen, Abweichungen korrigieren und Dokumente mit den operativen Teams und der Kundenwebseite teilen.
• Ausgehende Post und Aktionärsversendungen vorbereiten: eingeschriebene Briefe, DHL usw.
• Dokumentenausleihungen verwalten: ordnungsgemäße Nutzung des Dokumentenmanagementsystems zur Lokalisierung und Bereitstellung von Dokumenten zur Gewährleistung der Dokumententransparenz.
• Physische Dokumente und Register für domicilierte Unternehmen archivieren.
• Physische Dokumentenvernichtungen durchführen: gemäß der Unternehmensrichtlinie zur physischen Dokumentenvernichtung.
• Dateiübertragungen koordinieren (ein/aus): Archivsammlung organisieren, Dateien sammeln und vorbereiten, Dokumente nach Bedarf verarbeiten und archivieren, Lieferung verwalten und relevante Systeme aktualisieren.
• Koordination des externen Kurierdienstleisters: Koordination mit dem Dienstleister für Abholung/Lieferung von Dokumenten/Dateien.
• Dokumentenlegalisierung mit Notaren, Botschaften und Apostille-Bestellungen beim Ministerium koordinieren.
• Operativen Systemsupport bieten: Erstellung von Lieferanten im CRM-System mit Anweisung des operativen Teams, Verwaltung und Unterstützung von DocuSign-Nutzern und iPads-Management in Board Intelligent (Reservierung und Aktualisierungen des Board-Pakets).
• Datenqualität und Berichterstattung unterstützen: wöchentliche Abweichungsberichte für das Dokumentenmanagementsystem erstellen, Qualitätsprüfungen durchführen und zur Überprüfung der periodischen Berichterstattung beitragen (z.B. vierteljährlicher CSSF-Bericht).
• Verfahren und Nachbelastungen aufrechterhalten: Verfahren überprüfen und aktualisieren, Nachbelastungsberichte aktualisieren und validierte Nachbelastungspunkte an die Finanzabteilung übermitteln (eingeschriebene Post/DHL, Apostille, externer Kurier).
• Bei den täglichen Aktivitäten der Support-Abteilung und des Senior Support Officers unterstützen.

Ihr Profil:

• Mindestens 1 Jahr Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Erfahrung in einer administrativen, Büro- oder Geschäftssupportrolle).
• Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) und die Fähigkeit, gemeinsame Postfächer und E-Mail-Benachrichtigungen zu verwalten.
• Fähigkeit, mit Dokumentenmanagement- und Archivierungstools zu arbeiten und genaue Register/Audit-Trails zu führen.
• Komfort im Umgang mit Scanhardware und der Handhabung physischer Dateien, Archivboxen und sicheren Lagerprozessen.
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Aufmerksamkeit für Verfahren, Details und Genauigkeit.
• Organisation und Priorisierung von Aufgaben.

Innerhalb von Arendt halten wir hohe Standards ein. Unsere Fachleute arbeiten mit Kunden an spannenden Projekten und werden von Anfang an ermächtigt. Mit einer starken lokalen Präsenz in Luxemburg und internationaler Reichweite unterstützen und schulen wir unsere Teammitglieder, um in einer Kultur der Exzellenz zu gedeihen. Spezialisierte Teams stellen sicher, dass die richtigen Fähigkeiten verfügbar sind, was einen Fokus auf Mehrwert ermöglicht. Unsere Führungskräfte sind ansprechbar und bieten Unterstützung und Mentoring.

Wir bieten ein lebhaftes Sozialleben mit zahlreichen Veranstaltungen, die Sport und Kunst umfassen. Unsere Kultur fördert Offenheit und Entdeckung über den beruflichen Bereich hinaus. Mit über 50 vertretenen Nationalitäten setzt sich Arendt für das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter ein, dient den besten Interessen seiner Kunden, schützt die Umwelt und unterstützt Bildung.

Arendt fördert Chancengleichheit und schätzt jeden Mitarbeiter für das, was er zur Gemeinschaft beiträgt. Für weitere Informationen verweisen wir auf unsere Diversitäts- und Inklusionspolitik auf unserer Website.

Interessiert?

Wenn Sie an dieser Stellenanzeige interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt. Bitte beachten Sie, dass der ausgewählte Kandidat verpflichtet ist, ein polizeiliches Führungszeugnis (oder ein gutes Führungszeugnis) vorzulegen.