Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte eingehende und ausgehende Dokumente, unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Arendt Investor Services, ein führendes Unternehmen im Finanzsektor mit internationaler Reichweite.
- Vorteile: Vibrante Unternehmenskultur, zahlreiche Events und Unterstützung für persönliche Entwicklung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Teamkultur mit über 50 Nationalitäten und Fokus auf Gleichberechtigung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Effizienz unserer Dienstleistungen bei.
- Qualifikationen: Mindestens 1 Jahr Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und gute Microsoft Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Arendt Investor Services (AIS) ist der Investorendienst von Arendt. Wir helfen unseren Kunden, den operativen Teil ihres Geschäfts effizient zu führen und bringen den Investoren Ruhe. Ausgestattet mit modernster Technologie bieten unsere 300 Experten den Kunden ein integriertes Angebot an Fonds- und Unternehmensdienstleistungen, die nach höchsten Marktstandards erbracht werden.
Unsere Dienstleistungen ergänzen die rechtliche Expertise sowie die regulatorischen und beratenden Dienstleistungen von Arendt. Wir sind ein Professioneller des Finanzsektors (PFS), der von der CSSF überwacht wird und ISO 22301 zertifiziert ist.
Die Experten von AIS und AManco bieten den Kunden folgende Dienstleistungen an:
- Unternehmensdienstleistungen
- Fondsverwaltungsdienstleistungen
- Governance-Dienstleistungen
- Operative AML- und Compliance-Dienstleistungen
- Steuer-Compliance-Dienstleistungen
- Depotdienstleistungen
- Drittanbieter AIFM-Dienstleistungen (bereitgestellt von AManco S.A.)
Angesichts der fortlaufenden Entwicklung von AIS suchen wir derzeit einen Support Officer.
Ihre Rolle:
- Eingehende Post bearbeiten: Eingehende Mails für domicilierte Unternehmen verarbeiten, Post öffnen und sortieren, Deckblätter erstellen, Dokumente ins Managementsystem scannen und Originale ablegen.
- Dokumente im Dokumentenmanagementsystem indizieren: Pflichtfelder überprüfen und ausfüllen, Abweichungen korrigieren und Dokumente mit operativen Teams und der Kundenwebseite teilen.
- Ausgehende Post und Aktionärsversendungen vorbereiten: Einschreiben, DHL usw.
- Ausleihe von Dokumenten verwalten: ordnungsgemäße Nutzung des Dokumentenmanagementsystems zur Lokalisierung und Bereitstellung von Dokumenten zur Gewährleistung der Dokumententransparenz.
- Physische Dokumente und Register für domicilierte Unternehmen archivieren.
- Physische Dokumentenvernichtungen durchführen: gemäß der Unternehmensrichtlinie zur physischen Dokumentenvernichtung.
- Dateiübertragungen koordinieren (ein/aus): Archivsammlung organisieren, Dateien sammeln und vorbereiten, Dokumente nach Bedarf verarbeiten und archivieren, Lieferung verwalten und die relevanten Systeme aktualisieren.
- Koordination des externen Kurierdienstleisters: Koordination mit dem Dienstleister für Abholung/Lieferung von Dokumenten/Dateien.
- Dokumentenlegalisierung mit Notaren, Botschaften und Apostille-Bestellungen beim Ministerium koordinieren.
- Operativen Systemsupport bieten: Erstellung von Lieferanten im CRM-System mit Anweisung des operativen Teams, Verwaltung und Unterstützung von DocuSign-Nutzern und iPads-Management in Board Intelligent (Reservierung und Aktualisierungen des Board-Pakets).
- Datenqualität und Berichterstattung unterstützen: wöchentliche Abweichungsberichte für das Dokumentenmanagementsystem erstellen, Qualitätsprüfungen durchführen und zur Überprüfung der periodischen Berichterstattung beitragen (z.B. vierteljährlicher CSSF-Bericht).
- Verfahren und Nachbelastung aufrechterhalten: Verfahren überprüfen und aktualisieren, Nachbelastungsberichte aktualisieren und validierte Nachbelastungspunkte an die Finanzabteilung übermitteln (Einschreiben/DHL, Apostille, externer Kurier).
- Bei den täglichen Aktivitäten der Support-Abteilung und des Senior Support Officers unterstützen.
Ihr Profil:
- Mindestens 1 Jahr Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Erfahrung in einer administrativen, Büro- oder Geschäftssupportrolle).
- Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) und die Fähigkeit, gemeinsame Postfächer und E-Mail-Benachrichtigungen zu verwalten.
- Fähigkeit, mit Dokumentenmanagement- und Archivierungstools zu arbeiten und genaue Register/Audit-Trails zu führen.
- Komfort im Umgang mit Scanhardware und der Handhabung physischer Dateien, Archivboxen und sicheren Lagerprozessen.
- Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
- Aufmerksamkeit für Verfahren, Details und Genauigkeit.
- Organisation und Priorisierung von Aufgaben.
Wir bieten ein lebhaftes Sozialleben mit zahlreichen Veranstaltungen, die Sport und Kunst umfassen. Unsere Kultur fördert Offenheit und Entdeckung über den beruflichen Bereich hinaus. Mit über 50 vertretenen Nationalitäten setzt sich Arendt für das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter ein, dient den besten Interessen seiner Kunden, schützt die Umwelt und unterstützt Bildung.
Arendt fördert Chancengleichheit und schätzt jeden Mitarbeiter für das, was er zur Gemeinschaft beiträgt. Für weitere Informationen verweisen wir auf unsere Diversitäts- und Inklusionspolitik auf unserer Website.
Interessiert?
Wenn Sie an dieser Stellenanzeige interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt. Bitte beachten Sie, dass der ausgewählte Kandidat verpflichtet ist, ein polizeiliches Führungszeugnis (oder ein gutes Führungszeugnis) vorzulegen.
Support Officer Arbeitgeber: Arendt Investor Services
Arendt Investor Services (AIS) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einer Kultur der Exzellenz fördert das Unternehmen die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter durch gezielte Schulungen und Mentoring. In Luxemburg ansässig, profitieren die Mitarbeiter von einer vielfältigen Gemeinschaft mit über 50 Nationalitäten, zahlreichen sozialen Veranstaltungen und einem Engagement für das Wohlbefinden aller Angestellten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Support Officer erhalten könnten
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Schau dir spezielle Plattformen oder Gruppen an, die sich auf die Finanz- und Bankenbranche konzentrieren. Communities wie Xing oder relevante LinkedIn-Gruppen bieten oft Stellenangebote oder interne Empfehlungen an, die nicht auf den großen Jobbörsen zu finden sind.
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Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Support Officer mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Qualifikationen hervor:Im Bankwesen sind quantitative Fähigkeiten und relevante Abschlüsse von großer Bedeutung. Stelle sicher, dass du deinen Hochschulabschluss in Wirtschaft, Finanzen oder einem ähnlichen Bereich klar und ansprechend in deinem Lebenslauf präsentierst. Eventuelle Zertifikate wie CFA oder Bankwesen-spezifische Schulungen können ebenfalls einen großen Pluspunkt darstellen!
Verwende konkrete Erfolge:Wenn du bereits Erfahrung im Bankbereich hast, zögere nicht, konkrete Ergebnisse in deinem Lebenslauf zu kommunizieren. Zeige, wie du zum Beispiel die Effizienz eines bestimmten Prozesses steigern oder zur Gewinnmaximierung deines vorherigen Unternehmens beitragen konntest. Zahlen sagen mehr als Worte!
Motivation klar kommunizieren:Da dies eine Vollzeitstelle ist, solltest du in deinem Bewerbungsschreiben deutlich machen, warum du gerade bei Arendt Investor Services arbeiten möchtest. Erkläre, was dich an der Bank und der Position als Support Officer besonders interessiert und wie deine Ziele mit denen des Unternehmens übereinstimmen.
Netzwerk und Verbände nutzen:Im Bankwesen ist es oft hilfreich, Netzwerke zu nutzen. Erwähne in deinem Bewerbungsschreiben etwaige Verbindungen zu Branchenverbänden oder spezielle Netzwerke, zu denen du gehörst. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern kann dir auch einen Vorteil verschaffen. Wenn du Begeisterung für den Sektor zeigen kannst, finden wir das super!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Arendt Investor Services vorbereitet
✨Verstehe die Finanzinstrumente
Im Bankenbereich ist es super wichtig, ein gutes Verständnis für verschiedene Finanzinstrumente wie Aktien, Anleihen und Derivate zu haben. Bereite dich darauf vor, technische Fragen über deren Funktionsweise sowie die aktuellen Markttrends bei Arendt Investor Services zu beantworten.
✨Analytische Fähigkeiten zeigen
Stelle sicher, dass du deine analytischen Fähigkeiten durch konkrete Beispiele demonstrieren kannst. Bereite dich auf Fallstudien vor, die typischerweise in Interviews im Bankenbereich vorkommen. Zeige, wie du vergangene Probleme gelöst hast und welche Tools du dabei verwendet hast.
✨Erstelle ein starkes Portfolio
Auch wenn es sich um eine Vollzeitstelle handelt, kann ein Portfolio von Projekten oder Erfahrungen im Finanzbereich sehr hilfreich sein. Zeige deine theoretischen Kenntnisse und praktischen Erfahrungen, um zu zeigen, was du für Arendt Investor Services leisten kannst.
✨Soft Skills im Fokus
Vergiss nicht, auch über deine Soft Skills zu sprechen! Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeit sind im Bankenwesen unerlässlich. Bereite Anekdoten vor, die zeigen, wie du im Team gearbeitet hast oder schwierige Situationen mit Kunden gemeistert hast.
