Office & Facility Management Lead (m/w/d)

Bei Arethia vereinen wir langjährige Erfahrung mit kontinuierlichem Fortschritt. Als schnell wachsendes Unternehmen in der Aromaindustrie haben wir uns darauf spezialisiert, innovative Geschmackslösungen zu liefern und gemeinsam mit unseren Kunden Produkte zu entwickeln, die Verbraucher begeistern. Seit über 70 Jahren ist Arethia bekannt für die enge Zusammenarbeit mit Kunden und höchste Qualitätsstandards. Mit über 350 Mitarbeitenden in Deutschland, der Schweiz, Dubai und Indonesien gestalten wir die Zukunft der Aromen und pflegen eine Unternehmenskultur, die auf Agilität, Transparenz und Talent setzt.

Als Leitung Office & Facility Management übernimmst du die Verantwortung für einen reibungslosen, sicheren und effizienten Standortbetrieb. Gemeinsam mit deinem achtköpfigen Team gestaltest du ein modernes Arbeitsumfeld, das Mitarbeitenden und Besucher gleichermaßen ein positives Erlebnis bietet. Dabei steuerst du sämtliche Facility- und Standortservices von Gebäudebetrieb, Infrastruktur und Außenanlagen über Fuhrpark und Dienstleistermanagement bis hin zu internen Events. In enger Zusammenarbeit mit HR, Engineering und Produktion sorgst du dafür, dass unsere Standorte optimal funktionieren und sich kontinuierlich weiterentwickeln.

Aufgaben

• Leadership & Team Development
  • Teamentwicklung: Du führst und entwickelst unser Office & Facility Management Team und förderst eine offene, leistungsstarke und serviceorientierte Zusammenarbeit.
  • Teamführung: Du verantwortest die Kapazitäts-, Ressourcen- und Einsatzplanung.
• Digitalisation & Process Optimisation
  • Prozessoptimierung: Du analysierst bestehende Prozesse, Standards und Services, identifizierst Optimierungspotenziale und entwickelst diese nachhaltig weiter.
  • Digitalisierung: Du entwickelst unsere digitalen Services kontinuierlich weiter, optimierst bestehende Ticketportale und setzt neue Digitalisierungsinitiativen um, wie z.B. die Einführung einer digitalen Besucheranmeldung.
  • Projektmanagement: Du gestaltest lokale und internationale Projekte aktiv mit und steuerst abteilungsspezifische Projekte gemäß unseren Projektmanagement-Standards von der Planung bis zur Umsetzung.
• Standort- & Facility Management
  • Standortbetrieb & Arbeitsumfeld: Du stellst gemeinsam mit deinem Team einen sicheren, funktionalen und reibungslosen Standortbetrieb sicher.
  • Gewährleisten eines gepflegten und repräsentativen Arbeitsumfelds.
  • Koordinieren von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen und Infrastrukturservices.
  • Dienstleistermanagement: Du steuerst standortbezogene Services sowie externe Dienstleister und Lieferanten und stellst die Einhaltung vereinbarter Qualitäts- und Servicestandards sicher, z.B. bei der Gebäudereinigung.
  • Fuhrparkmanagement: Du verantwortest unseren Fuhrpark und stellst eine effiziente, wirtschaftliche und regelkonforme Verwaltung sicher.
• Service Excellence & Employee Experience
  • Besuchermanagement: Du verantwortest ein professionelles und reibungsloses Besuchererlebnis am Standort.
  • Service Excellence: Du berätst und unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende in allen Office- und Facility-Themen und förderst die effiziente Zusammenarbeit mit den relevanten Fachbereichen, insbesondere Production, Engineering und HR.
  • Employee Experience: Du planst und koordinierst interne Veranstaltungen, Firmenevents und Initiativen zur Förderung von Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und Unternehmenskultur.

Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Tourismusmanagement, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft oder einem anderen relevanten Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder Facility Management.
• Mindestens fünf Jahre Führungserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Freude an einem internationalen, dynamischen und agilen Arbeitsumfeld.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, hohe Serviceorientierung und Resilienz.
• Durchsetzungsstärke, Entscheidungsfreude und ein professionelles Stakeholdermanagement auf unterschiedlichen Ebenen.
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Fragestellungen strukturiert, sachlich und zielorientiert zu bearbeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Vorteilhafte Qualifikationen

• Erfahrung in der Steuerung und Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie externen Partnern.
• Erfahrung im Umgang mit Projektmanagementtools wie Jira und Confluence sind von Vorteil.

Wir bieten

• Attraktive Aufgaben in einem international agierenden, wachsenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien.
• Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr.
• Gehaltsbänder für eine gerechte Unternehmenskultur.
• Monatlicher Zuschuss von 50€ für deine BAV.
• Teilnahme an jährlichen 360° Feedback-Loops mit klaren Aufstiegskriterien und einem individuellen Karrierepfad.
• Verantwortung ab dem ersten Tag in einem Unternehmen, das Eigenverantwortung und persönliches Wachstum fördert.
• Im Bedarfsfall können Umzugskosten anteilig erstattet werden.
• Regelmäßige Firmenevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier.
• Zwei Mal im Jahr bezahlte Teamdinner oder -aktivitäten für jedes Team.
• Kostenloser Parkplatz direkt vor der Tür.
• Vergünstigungen und Benefits: JobRad, subventioniertes Mittagessen, Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Sprachkurse, sowie attraktive Konditionen für Mitgliedschaften in Fitnessstudios und dem Wellpass.
• Frisches Obst, kostenlose Getränke und Snacks im Büro.