Senior HR & Payroll Specialist (m/w/d)

Als Senior HR & Payroll Specialist bist du eine tragende Säule unseres HR-Teams. In dieser vielseitigen Rolle bist du die zentrale Schnittstelle zwischen operativer Exzellenz und strategischer Beratung. Du verantwortest die gesamte vorbereitende Entgeltabrechnung, begleitest unsere Führungskräfte und Mitarbeitenden durch den gesamten Employee Lifecycle und stellst sicher, dass unsere HR-Prozesse effizient, digital und rechtskonform ablaufen.

Your Mission

• Du verantwortest die sorgfältige und rechtskonforme Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung in enger Zusammenarbeit mit unserem externen Payroll-Dienstleister.
• Du stellst eine hohe Qualität in der Abrechnung sicher und behältst alle relevanten Fristen, Meldungen und Prozesse im Blick.
• Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei allen Fragen rund um die Gehaltsabrechnung und die Zeiterfassung.
• Du erstellst Vertragsdokumente und Bescheinigungen, sorgst für eine sorgfältige Dokumentation und stellst die Einhaltung interner und externer Vorgaben sicher.
• Du unterstützt bei HR-Reportings und stellst relevante Auswertungen strukturiert und adressatengerecht zur Verfügung.
• Du koordinierst Themen im Bereich Arbeitsschutz und arbeitest eng mit externen Partnern wie Krankenkassen, Behörden und Sozialversicherungsträgern zusammen.

Digitalisation & Process Optimisation

• Du analysierst bestehende Payroll-Prozesse und entwickelst diese kontinuierlich weiter, um Effizienz und Qualität zu steigern.
• Du arbeitest als Key User in unseren HR-Systemen (u. a. Personio, GFOS, Leapsome), stellst eine saubere Datenbasis sicher und entwickelst Strukturen sowie Vorlagen weiter.
• Du arbeitest an lokalen und globalen HR-Projekten mit, z. B. beim Aufbau eines Ausbildungskonzepts für unseren Standort in Reinbek.

HR Business Partnering

• Du berätst Führungskräfte kompetent und lösungsorientiert in arbeitsrechtlichen und personalrelevanten Fragestellungen und stehst sowohl den Führungskräften als auch unseren Mitarbeitenden im gesamten Employee Lifecycle zur Seite – von der Probezeit bis hin zum Austritt.
• Du begleitest Personal- und Vergütungsthemen wie Beförderungsentscheidungen, Gehaltsanpassungen und individuelle Einzelfälle und sorgst für eine konsistente Umsetzung interner Standards.
• Du unterstützt regelmäßig Austauschformate wie den „Runden Tisch“ mit Produktionsmitarbeitenden und führst praxisnahe Workshops für Führungskräfte durch.
• Du begleitest Gespräche zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM).

Minimum Qualifications

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium (z. B. BWL, Psychologie oder Jura) mit Schwerpunkt Personal oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst mindestens 5 Jahre Erfahrung in der operativen Personalarbeit sowie in der Entgeltabrechnung mit – inklusive Sonderthemen wie bAV, Dienstwagen, Mutterschutz/Elternzeit und Pflegezeiten.
• Du verfügst über fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht.
• Du hast eine hohe Affinität zu Zahlen, digitalen Tools und Prozessoptimierungen.
• Du überzeugst durch Empathie, Durchsetzungsvermögen und eine klare Kommunikation.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und hast einen hohen Qualitätsanspruch.
• Du zeichnest dich durch eine teamorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Integrität und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf Muttersprachenniveau sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Why you'll love working here

• Attraktive Aufgaben in einem international agierenden, wachsenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien.
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten 4 Wochen Remote Work aus dem EU Ausland.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr.
• Gehaltsbänder für eine gerechte Unternehmenskultur.
• Monatlicher Zuschuss von 50€ für deine BAV.
• Teilnahme an jährlichen 360° Feedback-Loops mit klaren Aufstiegskriterien und einem individuellen Karrierepfad.
• Verantwortung ab dem ersten Tag in einem Unternehmen, das Eigenverantwortung und persönliches Wachstum fördert.
• Im Bedarfsfall können Umzugskosten anteilig erstattet werden.
• Regelmäßige Firmenevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier.
• Zwei Mal im Jahr bezahlte Teamdinner oder -aktivitäten für jedes Team.
• Kostenloser Parkplatz direkt vor der Tür.
• Vergünstigungen und Benefits: JobRad, subventioniertes Mittagessen, Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Sprachkurse, sowie attraktive Konditionen für Mitgliedschaften in Fitnessstudios und dem Wellpass.
• Frisches Obst, kostenlose Getränke und Snacks im Büro.

About us

At Arethia, we fuse our long-standing reputation with a continual push for progress. A rapidly expanding player in the flavour industry, Arethia specialises in delivering innovative taste solutions and co-creating products that consumers love. For more than 70 years, Arethia has been known for its close collaboration with customers and the highest quality standards. With over 350 employees spread across Germany, Switzerland, Dubai, and Indonesia, we aim to shape the future of flavours with a culture that values agility, transparency, and talent.