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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO bei der Organisation und Koordination von Meetings und Terminen.
- Arbeitgeber: Aris Personalberatung ist eine dynamische Personalberatung mit einem starken Netzwerk in der Finanzbranche.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung im HR-Bereich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte aktiv die Zukunft einer Privatbank mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute IT-Kenntnisse sind erforderlich; HR-Interesse ist ein Plus.
- Andere Informationen: Arbeitsort ist Basel; Bewerbungen bitte im PDF-Format mit Foto einreichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aris Personalberatung ist eine Personalberatung mit einem gut ausgebauten Netzwerk. Für unseren Kunden, eine Privatbank mit Sitz in Basel, suchen wir nach Vereinbarung eine/n:
Ihr Aufgabengebiet als Assistent/-in CEO:
- Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des CEO-Sekretariats
- Schnittstelle für die Kontaktaufnahme von außen und internen Abteilungen
- Effiziente Terminkoordination und entsprechende Kalenderführung
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Priorisierung aller anfallenden Anliegen
- Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie erforderlichen Reisen (GL, VR, GV, Mitarbeiteranlässe)
- Erstellung der Agenda und Protokollführung an GL-Sitzungen und die daraus resultierende Nachverfolgung von Pendenzen
- Erstellen von Präsentationen und Auswertungen
- Unterstützung Anlagemonitoring
- Sonstige allgemeine Sekretariatsarbeiten inkl. Unterstützung bei Mandaten
- Support Erstellung und Versand der Geschäfts- und Halbjahresberichte
- Springerin Empfang
- Mithilfe bei diversen Projekten nach Bedarf
Ihr Aufgabengebiet im Personalwesen:
- Führen der Absenzenliste / Abstimmung Feriensaldo
- Aktualisierung Personalhandbuch, Stellenbeschreibungen
- Vorbereitung von Unterlagen für GL- und VR-Sitzungen
- Erfassen der Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeitenden
- Führen der Mandatsliste
- Aktualisierung Handelsregistereintragungen
- Betreuung der Mitarbeitenden bei persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Jubiläen usw.
- Führen der Übersicht der Unterschriftsberechtigungen
- Aktualisierung von Organigrammen
- Unterstützung in der Lohnverarbeitung der Mandanten
- Unterstützung bei wiederkehrenden Meldungen und Mutationen
- Erfassen von Unfall- und Krankheitsfällen
- Organisation und Versand Weihnachtspräsente und -karten
Ihre Qualifikationen:
- Kaufmännische Ausbildung mit praktischen Erfahrungen auf Geschäftsleitungsstufe im Private Banking/Wealth Management und von Vorteil Payroll Erfahrung
- Weiterbildung als HR-Assistent/in oder Bereitschaft diese zu absolvieren
- Gute IT-Kenntnisse in MS Office inklusive Excel und PowerPoint
- Deutsch und Englisch (Stufe «Advanced») fließend in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, ausgeprägtes Organisationstalent
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Flexibilität, Sorgfalt und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Hands-on-Mentalität und Umsetzungsstärke
- Ein Flair für Zahlen
- Unbedingte Diskretion und einen einwandfreien Leumund (Strafregister und Betreibungsregister)
Ihr Arbeitsort: Basel
Ihr Einsatz: Nach Vereinbarung
Diverses: Fühlen Sie sich angesprochen? Dann zögern Sie nicht und senden uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen in PDF-Format mit Foto an die unten stehende Adresse. Wir sichern Ihnen eine rasche und diskrete Bearbeitung zu.
Assistentin CEO mit HR-Entwicklungspotential (w/m/d) Arbeitgeber: Aris Personalberatung
Kontaktperson:
Aris Personalberatung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistentin CEO mit HR-Entwicklungspotential (w/m/d)
✨Netzwerk nutzen
Nutze dein bestehendes Netzwerk, um Informationen über die Privatbank in Basel zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch
Informiere dich gründlich über die Privatbank und ihre Dienstleistungen. Bereite spezifische Fragen vor, die du im Vorstellungsgespräch stellen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative, was bei der CEO-Assistentin-Position besonders wichtig ist.
✨Engagement zeigen
Zeige während des gesamten Bewerbungsprozesses dein Engagement für die Position. Sei proaktiv und folge nach dem ersten Kontakt mit einer freundlichen E-Mail nach, um dein Interesse zu bekräftigen. Dies kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
✨Soft Skills betonen
In der Rolle als Assistentin des CEOs sind Soft Skills entscheidend. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit und Organisationstalent in Gesprächen oder Netzwerktreffen. Diese Eigenschaften sind für die Position von großer Bedeutung und sollten hervorgehoben werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistentin CEO mit HR-Entwicklungspotential (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und deine Erfahrungen im Bereich Private Banking und HR deutlich hervorhebt.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine Erfahrungen im Geschäftsleitungsumfeld sowie deine IT-Kenntnisse in MS Office.
Sprache und Stil: Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf sowohl in Deutsch als auch in Englisch fehlerfrei sind. Verwende eine klare und professionelle Sprache, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
Bewerbung einreichen: Sende deine kompletten Bewerbungsunterlagen im PDF-Format mit Foto an die angegebene Adresse. Überprüfe vor dem Versand, ob alle Dokumente korrekt benannt und vollständig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Aris Personalberatung vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Korrespondenz in Deutsch und Englisch erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte darauf, auch auf Fragen in beiden Sprachen sicher zu antworten.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisation. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Terminkoordination und der Vorbereitung von Meetings demonstrieren. Zeige, wie du auch unter Druck den Überblick behältst.
✨Sei bereit für Fragen zur Diskretion
In einer Position, die mit sensiblen Informationen arbeitet, ist Diskretion unerlässlich. Sei bereit, Fragen zu beantworten, wie du mit vertraulichen Informationen umgehst und warum dies für dich wichtig ist.
