Senior Commercial Operations Specialist in Berlin

Wir suchen eine hochgradig selbstständige und lösungsorientierte Persönlichkeit als Senior Commercial Operations Specialist zur Verstärkung unseres wachsenden Teams in Deutschland. Dies ist keine klassische Vertriebsinnendienst- oder reine Administrationsrolle. Vielmehr handelt es sich um eine zentrale operative Schlüsselposition an der Schnittstelle von Kundenbetreuung, kommerzieller Koordination und Prozessoptimierung.

Du fungierst als operatives Rückgrat zwischen Kunden, Account Management, Service Teams, Produktionsstandorten und internen Stakeholdern und stellst sicher, dass Projekte, Anfragen, Angebote, Serviceverträge und operative Prozesse reibungslos End-to-End umgesetzt werden. Dabei spielst du eine wichtige Rolle, Strukturen und Prozesse in einem dynamischen und sich ständig weiterentwickelnden Umfeld aktiv mitzugestalten und zu verbessern.

Die Rolle vereint:

• Kundenkoordination
• kommerzielle Administration
• Prozessverantwortung
• kontinuierliche Verbesserung
• informelle operative Führung

Das Unternehmen bietet physische Hardware und damit verbundene Dienstleistungen hauptsächlich für Städte und Gemeinden an. Das Portfolio umfasst Neu- und Gebrauchtgeräte, Ersatzteile, Upgrades, Tarifänderungen sowie Serviceverträge. Im Gegensatz zu Positionen, die sich ausschließlich auf digitale Lösungen oder Software konzentrieren, umfasst diese Rolle die operative Abwicklung des gesamten Lebenszyklus physischer Produkte. Dazu gehören die Auftragsbearbeitung, der Wareneingang, die Bestandsverwaltung, die Auslieferung, die Ersatzteilverwaltung und die Rechnungsstellung.

Als Teil des Commercial-Operations-Teams steuerst du diese Prozesse innerhalb des ERP-Systems und stellst sicher, dass Aufträge, Lieferungen, Bestandsdaten und Rechnungen korrekt aufeinander abgestimmt sind. Dazu gehört auch die Bearbeitung komplexer Fälle, in denen Aufträge, Lieferungen oder Rechnungen aufgeteilt, angepasst oder mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern koordiniert werden müssen.

Wir suchen eine proaktive und erfahrene Persönlichkeit, die komplexe operative Vorgänge eigenständig steuert, Probleme analysiert und löst, die Verantwortung für End-to-End-Prozesse übernimmt und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessert und optimiert.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten:

• Kernfokus: Prozessanalyse & End-to-End-Optimierung: Identifikation von Engpässen bei den 7 Auftragsarten; Verschlankung und Automatisierung manueller Workflows.
• Fachliche Führung & Guiding: Onboarding, Coaching der Specialists/Working Students und Etablierung von Best Practices.
• Stellvertretung: Informelle operative Vertretung der Leitung.
• Bearbeitung komplexer Abrechnungsfälle, beispielsweise bei Teillieferungen, aufgeteilten Aufträgen oder Rechnungen sowie bei unterschiedlichen Kundenanforderungen.
• Eigenverantwortliche Betreuung und Steuerung von Kundenanfragen und kommerziellen Vorgängen End-to-End.
• Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen, Aufträgen und servicebezogenen Dokumentationen.
• Koordination von Ersatzteilen, Serviceeinsätzen und Wartungsverträgen.
• Zuverlässiger Ansprechpartner für Kunden sowie interne Stakeholder.
• Eigenständige Übernahme operativer Themen und proaktive Lösungsfindung.
• Selbstständiges Handling von Sonderfällen und Entscheidungsfindung innerhalb des Verantwortungsbereichs.
• Koordination von Prioritäten, Timelines und operativen Follow-ups über verschiedene Teams hinweg.
• Guiding, Coaching und fachliches Onboarding für Specialists, Junioren und Werkstudenten.
• Identifikation von Ineffizienzen sowie aktive Optimierung operativer Prozesse.
• Mitarbeit an Automatisierungsinitiativen sowie an der Verbesserung von Tools und Workflows.
• Unterstützung beim Aufbau skalierbarer Prozesse und effizienter Arbeitsweisen in einer sich wandelnden Organisation.
• Ausbau von klaren Leitfäden, Prozessdokumentationen und Best Practices für das Tagesgeschäft.
• Unterstützung und fachliche Begleitung junioriger Teammitglieder und Werkstudenten im operativen Alltag.
• Hilfe beim Lösen operativer Herausforderungen sowie Weitergabe von Best Practices.
• Funktion als erfahrener operativer Sparringspartner innerhalb des Teams.
• Mitwirkung beim Aufbau von Struktur, Klarheit und Stabilität in einem dynamischen Umfeld.

Was wir suchen:

• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Commercial Operations, Lean/Process Management Sales Operations, Customer Operations, Service Administration oder in einer vergleichbaren operativen Rolle.
• Erfahrung in der operativen Abwicklung physischer Waren und Produkte, einschließlich Auftragsmanagement, Wareneingang, Bestandsverwaltung, Lieferungen und Rechnungsstellung.
• Fundierte praktische Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise im Zusammenspiel von Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Logistik und Fakturierung.
• Hohe Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Ownership zu übernehmen.
• Ausgeprägte Problemlösungskompetenz sowie eine proaktive und hands-on Mentalität.
• Freude an dynamischen Umfeldern mit sich verändernden Prozessen und Strukturen.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei hoher Arbeitslast organisiert zu bleiben.
• Starkes operatives Verständnis sowie gute Entscheidungsfähigkeit.
• Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Teamorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, weniger erfahrene Kolleg:innen zu unterstützen und anzuleiten.
• Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.
• Kundenorientierte und lösungsorientierte Denkweise.

Systeme & Tools:

• ERP-Systeme – zwingende Voraussetzung.
• Fundierte praktische Erfahrung mit ERP-Systemen ist zwingend erforderlich.
• Erfahrung in der operativen Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Fakturierung innerhalb eines ERP-Systems.
• Weitere Tools – von Vorteil: Salesforce, Asana, Slack, Google Workspace / Google Drive, Confluence, Microsoft Office.
• Eine hohe Affinität zu digitalen Tools und die Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten, setzen wir voraus.

Sprachen:

• Deutsch: fließend / verhandlungssicher (C1)
• Englisch: fließend / verhandlungssicher (C1)

Was dich erwartet:

• Eine Rolle mit echtem operativen Einfluss und hoher Eigenverantwortung.
• Die Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten.
• Ein dynamisches, internationales Umfeld mit hoher Sichtbarkeit innerhalb der Organisation.
• Flexible Arbeitszeiten sowie ein remote-freundliches Arbeitsmodell.
• Eine Position mit sowohl operativer als auch prozessualer Verantwortung.
• Internationale Zusammenarbeit mit Teams an verschiedenen Standorten.

Remote Work & Reisen:

• Die Rolle kann remote innerhalb Deutschlands ausgeübt werden und bietet Flexibilität hinsichtlich Arbeitsort und Arbeitszeiten.
• Gleichzeitig erwarten wir eine gewisse Reisebereitschaft für Workshops, Trainings, Team Meetings und operative Zusammenarbeit vor Ort.
• Typische Reisetätigkeit: aktuell häufiger aufgrund des Team- und Prozessaufbaus, langfristig voraussichtlich ca. 1–2 Reisen pro Quartal, Reisen dauern in der Regel 1–3 Tage.
• Mögliche Reiseziele: Berlin, Österreich.

Warum diese Rolle wichtig ist:

Diese Rolle ist zentral für den Erfolg unserer operativen Abläufe. Du stellst sicher, dass Kundenlösungen, operative Prozesse und kommerzielle Aktivitäten effizient von der Anfrage bis zur Umsetzung gesteuert werden – und trägst gleichzeitig aktiv dazu bei, die zukünftige Struktur und Skalierbarkeit des Teams mitzugestalten. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, Probleme löst, Prozesse optimierst und Struktur in dynamischen Umfeldern schaffst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.