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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Ansprechperson für Anfragen und organisiere den Büroalltag.
- Arbeitgeber: Die prevent AT work GmbH fördert gesunde Arbeitskulturen in einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und tolle Zusatzleistungen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams, das sich für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz einsetzt.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest Organisationstalent, IT-Affinität und Teamgeist mitbringen.
- Andere Informationen: Das Mindestgehalt beträgt € 2.481 brutto bei Vollzeit.
Die prevent AT work GmbH sucht einen Office Manager (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit am Standort Wien. Die prevent AT work GmbH betreut Unternehmen durch Dienstleistungen im arbeitsmedizinischen, sicherheitstechnischen, arbeitspsychologischen Bereich, sowie in der betrieblichen Gesundheitsförderung. Wir erstreben eine Veränderung der Unternehmenskultur, die langfristige Produktivität ermöglicht und gesunde/motivierte Mitarbeiter*Innen zum Ziel hat.
Unsere Denkweise: Jede*r soll in seinem Unternehmen GUT arbeiten können. Dabei ist die prevent AT work GmbH Teil der Arsipa Gruppe, einem führenden deutschland- und österreichweiten Netzwerk im Bereich Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und Umweltschutz. Mit aktuell mehr als 20 weiteren regional führenden Betrieben und über 700 engagierten Mitarbeitenden streben wir gemeinsam danach, höchste Standards im Arbeits- und Gesundheitsschutz zu etablieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Deine Aufgaben:
- Du bist die erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen – persönlich, per E-Mail oder Telefon.
- Du koordinierst Informationen zwischen Team, Geschäftsführung, Kund*Innen und Lieferant*Innen.
- Du übernimmst organisatorische Aufgaben wie Postbearbeitung, Versand von Geräten, Materialbestellungen und Büroinstandhaltung.
- Du planst interne Veranstaltungen und begleitest das Onboarding neuer Kolleg*Innen.
Deine Qualifikationen:
- Du bist ein Organisationstalent mit Erfahrung im Büroalltag.
- Kundenorientierung und Schnittstellenmanagement liegen dir im Blut.
- Du bist IT-affin und sicher im Umgang mit Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel).
- Teamgeist, Kommunikationsstärke und eine positive Ausstrahlung zeichnen dich aus.
- Du bleibst belastbar und flexibel in einem dynamischen Umfeld.
- Du kommst gerne ins Büro und bist von Montag bis Freitag vor Ort für uns da.
Unsere Benefits:
- Flexible Arbeitszeiten als familienfreundlicher Arbeitgeber.
- Unterstützung in der Weiterbildung und regelmäßige Sportangebote.
- Jobticket, Essensbonifikation und Pensionsvorsorge als Benefits.
- Unsere interne preventacademy zur individuellen Weiterbildung.
- Gesundheitsförderliche Angebote im Betrieb.
- Neueste Technik und Software zur optimalen Betreuung der Kund*Innen und zum fachlichen Austausch untereinander.
- Die Möglichkeit im interdisziplinären Team deine Ideen proaktiv in das Unternehmen einzubringen.
Dein Gehalt: Marktkonform und natürlich angepasst an Deine Qualifikationen und Berufserfahrung. Das kollektivvertragliche Mindestgrundgehalt für diese Position beträgt monatlich mindestens € 2.481 brutto (auf Vollzeitbasis).
Office Manager (w/m/d) in Wien Arbeitgeber: Arsipa GmbH
Kontaktperson:
Arsipa GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (w/m/d) in Wien
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von prevent AT work GmbH. Zeige in Gesprächen, dass du ihre Werte teilst und bereit bist, zur positiven Veränderung der Unternehmenskultur beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationstalent und Kundenorientierung vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Affinität! Wenn du Kenntnisse in Microsoft Office hast, bringe diese aktiv in das Gespräch ein. Vielleicht kannst du sogar Vorschläge machen, wie du die Büroorganisation durch den Einsatz von Software optimieren würdest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (w/m/d) in Wien
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die prevent AT work GmbH und ihre Dienstleistungen im Bereich Arbeitsmedizin und Gesundheitsschutz. Verstehe die Unternehmenskultur und die Werte, die sie vertreten.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Büroalltag hervorhebt. Betone deine IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Microsoft Office.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Position des Office Managers bist. Gehe auf deine Kundenorientierung und Teamfähigkeit ein.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf gut strukturiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Arsipa GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du bei der prevent AT work GmbH arbeiten möchtest. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position des Office Managers viel Organisation erfordert, bringe Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich unter Beweis stellen. Erkläre, wie du Informationen koordiniert und Aufgaben effizient verwaltet hast.
✨Betone deine Kommunikationsstärke
In dieser Rolle ist es wichtig, gut mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich mit Teammitgliedern, Kunden und Lieferanten kommuniziert hast.
✨Sei du selbst und zeige deine positive Ausstrahlung
Die Unternehmenskultur legt Wert auf ein motiviertes und gesundes Arbeitsumfeld. Sei authentisch und strahle Positivität aus, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
