Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte in einem dynamischen, kreativen Umfeld und manage komplexe Kalender.
- Unternehmen: Führende Autorität in der Kunstwelt mit Fokus auf kreative Inhalte und Engagement.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Arbeiten in einem schnelllebigen Umfeld mit großartigen Wachstumschancen.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines kreativen Teams und forme die Zukunft der Kunst- und Kulturkommunikation.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir sind eine führende Autorität in der Kunstwelt, die das Gespräch über Kunst, Kultur und die globale kreative Wirtschaft prägt. Unsere Mission ist es, hochwertigen und engagierenden Inhalt sowie Kommentare für Fachleute, Sammler und wachsende Gemeinschaften weltweit bereitzustellen. In einer ehrgeizigen neuen Phase der Marken- und kreativen Weiterentwicklung bauen wir eine dynamische Plattform für kreative Inhalte auf, die darauf abzielt, neue Zielgruppen zu erreichen, unsere Markenreichweite zu verstärken und erstklassige Inhalte zu liefern.
Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Executive Assistant, um mehrere leitende Stakeholder in einem schnelllebigen und anspruchsvollen Umfeld zu unterstützen. Diese Rolle erfordert starkes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, während hohe Standards bei der Ausführung aufrechterhalten werden.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Komplexe Kalender über mehrere Zeitzonen verwalten, einschließlich Priorisierung und Konfliktlösung
- End-to-End internationale Reisen koordinieren (mehrere Etappen, Transport, Logistik)
- Ausgabenmanagement durchführen
- Meetings vorbereiten: Agenden, Materialien, Vorabinformationen, Protokollführung und Nachverfolgung
- Als Torwächter fungieren: Korrespondenz verwalten, Anfragen triagieren und Stakeholder-Interaktionen unterstützen
- Leichte Recherchen und Datensammlungen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen durchführen
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten unterstützen
- Excel zur Datenorganisation, -formatierung und -analyse nutzen
- Starke Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufbauen
- Diskret und mit gesundem Urteilsvermögen mit vertraulichen Informationen umgehen
- Klare, prägnante und professionelle Kommunikation auf allen Ebenen
- MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) auf fortgeschrittenem Niveau nutzen
- Mit Kollaborationstools (Teams, Slack, Zoom, SharePoint oder ähnlichem) arbeiten
Ihr Profil:
- Erfahrung in der Unterstützung mehrerer leitender Stakeholder gleichzeitig
- Erfahrung mit SAP oder ähnlichen ERP-Systemen ist von Vorteil
- Erfahrung mit Projektmanagement- oder Board-Tools (z.B. Asana, Notion) ist von Vorteil
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu managen
- Antizipierendes Denken: proaktive Identifizierung von Bedürfnissen, bevor sie auftreten
- Komfortabel in unklaren und sich schnell ändernden Umgebungen
- Hohe emotionale Intelligenz und die Fähigkeit, diplomatisch durch die Dynamik der Führungsebene zu navigieren
- Kollaborative Denkweise bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung hoher Qualitäts- und Leistungsstandards
- Starkes Verantwortungsbewusstsein und Eigenverantwortung
- Zuverlässig und konsistent unter Druck
- Hochorganisiert mit der Flexibilität, sich anzupassen, wenn sich Prioritäten ändern
Executive Assistant Arbeitgeber: Art Basel
Als führende Autorität in der Kunstwelt bieten wir nicht nur ein inspirierendes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Unsere dynamische Unternehmenskultur fördert Kreativität und Zusammenarbeit, während wir gleichzeitig hohe Standards für Exzellenz setzen. In dieser Rolle als Executive Assistant haben Sie die Chance, eng mit Führungskräften zusammenzuarbeiten und einen bedeutenden Beitrag zu unserer Mission zu leisten, die globale kreative Wirtschaft zu gestalten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Versuche, mit ihnen in Kontakt zu treten, sei es über LinkedIn oder andere Netzwerke. So zeigst du dein Interesse und deine Initiative.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Trends in der Kunst- und Kreativwirtschaft. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Netzwerken ist alles! Nutze Veranstaltungen, Webinare oder Online-Communities, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man durch persönliche Empfehlungen von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, dich optimal vorzubereiten. Außerdem zeigen wir dir, wie du deine Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um die Aufmerksamkeit der Recruiter zu gewinnen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch gut ins Team passen.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. Das hilft uns, schnell zu erkennen, was du drauf hast!
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen. Zeig uns, dass du Wert auf Qualität legst und achte auf jedes Detail.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Art Basel vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Mission des Unternehmens. Wenn du verstehst, wie sie die Kunstwelt beeinflussen, kannst du in deinem Interview gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Bereite dich auf komplexe Kalenderverwaltung vor
Da die Rolle eine anspruchsvolle Kalenderverwaltung erfordert, übe, wie du mehrere Termine und Zeitzonen jonglierst. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Konflikte gelöst hast oder Prioritäten gesetzt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position ist klare und professionelle Kommunikation entscheidend. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast und bringe konkrete Beispiele mit.
✨Sei proaktiv und zeige dein Organisationstalent
Erkläre, wie du Bedürfnisse antizipierst und Probleme löst, bevor sie auftreten. Zeige, dass du in der Lage bist, auch unter Druck organisiert zu bleiben und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
