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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bist die erste Anlaufstelle für Anfragen und organisierst Meetings und Events.
- Arbeitgeber: Artelia ist ein führendes internationales Ingenieurunternehmen mit über 10.000 Mitarbeitern.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein attraktives Gehaltspaket.
- Andere Informationen: Wir fördern Vielfalt und bieten individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und arbeite an spannenden Zukunftsprojekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Assistenzbereich sind wünschenswert.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Artelia Gruppe ist ein international tätiges, multidisziplinäres Beratungs-, Ingenieur- und Projektmanagementunternehmen. Artelia bietet umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Mobilität, Wasser, Energie, Gebäude und Industrie an. Mit über 10.000 Mitarbeitern gehört Artelia zu den führenden Ingenieurunternehmen in Europa. Die Gruppe ist in über 40 Ländern vertreten.
Kommunikation & Empfang
- Erste:r Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen
- Betreuung der zentralen E-Mail-Adresse und Telefonzentrale
- Empfang und Betreuung von Gästen – auch auf Englisch
Büroorganisation & Administration
- Postbearbeitung, Bürobedarf und Verwaltung von Geschäftsausstattung
- Unterstützung bei Dienstreisen, Präsentationen und IT-/Facility-Themen
- Verwaltung von Sicherheitsbekleidung und Mitarbeitergeschenken
Vertrags- & Sekretariatsmanagement
- Pflege von Miet-, Dienstleistungs- und Versicherungsverträgen
Event- & Meetingorganisation
- Planung und Organisation von Meetings, Workshops und Events
- Raum- und Cateringmanagement – auch standortübergreifend
HR-Unterstützung
- Mitwirkung bei On- & Offboarding-Prozessen und HR-Projekten
- Erstellung von Onboarding-Plänen und Pflege von Personaldokumenten
- Perspektivisch: Weiterentwicklung zur Personalsachbearbeitung möglich
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder HR wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Organisationstalent, Eigeninitiative und eine sorgfältige Arbeitsweise
- Freundliches, professionelles Auftreten sowie Kommunikationsstärke – auch auf Englisch
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamgeist
- Interesse an HR-Themen und Bereitschaft zur Weiterentwicklung im Personalbereich
Wir betonen ausdrücklich, dass bei uns alle Menschen, unabhängig von Geschlecht/geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung oder Gleichstellung sowie Alter – gleichermaßen willkommen sind.
Wir bieten:
- verantwortungsvolle Aufgaben in einem motivierten und aufgeschlossenem Team
- die Möglichkeit spannende Projekte der Zukunft voran zu bringen
- ein umfangreiches Onboarding mit festen Ansprechpartnern
- Flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Urlaub
- ein attraktives Gehaltspaket
- Arbeitgeberzuschuss zu Vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge
- Fahrradleasing, Deutschlandticket und EGym Wellpass
- individuelle Weiterbildung und Förderung; sowohl intern als auch extern
- Teamevents, Sommerfeste und Weihnachtsfeiern
- psychologische Betreuung durch psychologische Ersthelfer und Diplom-Psychologin
- zentrale Lage am U/S Bahnhof Barmbek
- überwachte Tiefgaragenstellplätze
Kontaktperson:
ARTELIA GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz - Büromanagement (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Büro- und Projektmanagement konkret darstellen kannst. Zeige, dass du ein Organisationstalent bist und bringe Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung mit.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Artelia Gruppe und ihre Projekte. Wenn du im Vorstellungsgespräch zeigst, dass du dich mit dem Unternehmen und seinen Werten identifizieren kannst, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Eigeninitiative. Wenn du während des Bewerbungsprozesses Ideen hast, wie du das Team unterstützen könntest, teile diese im Gespräch mit. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation für die Position.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz - Büromanagement (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Artelia Gruppe. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über ihre Dienstleistungen, Unternehmenskultur und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen im Büromanagement und in der Assistenz hervorhebt. Betone deine Fähigkeiten im Umgang mit MS Office und deine Kommunikationsstärke.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du an der Position interessiert bist und wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zur Artelia Gruppe passen.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und alle Informationen aktuell sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ARTELIA GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du bei Artelia arbeiten möchtest. Das zeigt, dass du dich mit dem Unternehmen und der Position auseinandergesetzt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, um deine Kommunikationsstärke zu demonstrieren.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Organisation von Meetings oder Events zeigen. Dies wird dir helfen, deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir wertvolle Informationen über die nächsten Schritte.