Allround-Verwaltungskoordinator/in – Veranstaltungen • Verwaltung • Unterstützung der Geschäftsleitu

12-Monats-Befristung – 100 % – Region Lausanne CHF 4'600.– bis CHF 5'300.– (x13) je nach Erfahrung

Ihre Aufgabe

Sie verstärken unser Verwaltungsteam, um aktiv zum reibungslosen Tagesablauf des Unternehmens beizutragen. Ihre Tätigkeit teilt sich zwischen der administrativen Koordination unserer Veranstaltungen und einer vielseitigen Unterstützung der Verwaltung, der Geschäftsleitung und verschiedenen internen Projekten, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens. Sie schätzen abwechslungsreiche Tage, dynamische Umgebungen und wissen, wie man methodisch, effizient und professionell von einem Thema zum anderen wechselt. Bei Artigus suchen wir vor allem eine engagierte, zuverlässige und neugierige Person, die lernen, beitragen und sich in einem KMU weiterentwickeln möchte, in dem Vielseitigkeit einen echten Wert darstellt.

IHRE VERANTWORTLICHKEITEN

• Administrative Koordination der Veranstaltungen
• Erstellung von Angeboten nach den Vorgaben und den von der Geschäftsleitung definierten Preislisten.
• Vollständige administrative Nachverfolgung der Kundendossiers.
• Vorbereitung der operativen Briefings für die Teams.
• Zentralisierung, Kontrolle und Weiterleitung der notwendigen Informationen an die verschiedenen Abteilungen.
• Überwachung der Einhaltung von Fristen, Checklisten und Zeitplänen.
• Mitarbeit bei der administrativen Nachverfolgung der Veranstaltungen und Sicherstellung des reibungslosen Informationsflusses.
• Gelegentliche operative Unterstützung bei bestimmten Veranstaltungen.
• Mitarbeit an der kontinuierlichen Verbesserung unserer Veranstaltungsprozesse.
• Vielseitige administrative Unterstützung
• Allgemeine Verwaltung
• Assistenz der Geschäftsleitung
• Vorbereitung und Kontrolle administrativer Daten
• Administrative Nachverfolgung bestimmter Buchhaltungs- und Rechnungsstellungselemente
• Aktualisierung von Dashboards und Kennzahlen
• Vorbereitung administrativer Dokumente
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation
• Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten
• Kontinuierliche Verbesserung der administrativen Prozesse
• Alle weiteren Aufgaben zur effektiven Unterstützung der Verwaltungsteams und der Geschäftsleitung

Gesuchtes Profil

Sie sind eine organisierte, methodische, strukturierte und zuverlässige Person. Sie schätzen Umgebungen mit abwechslungsreichen Tagen und sich schnell ändernden Prioritäten. Sie sind agil und passen sich gelassen an Veränderungen, Unvorhergesehenes und unsichere Zeiten an. Sie bewahren Ruhe und behalten Ihre Effizienz, Ihr Urteilsvermögen und Ihre Professionalität auch unter Druck oder im Umgang mit anspruchsvollen Gesprächspartnern. Sie verfügen über ein ausgezeichnetes Organisationstalent, grosse administrative Genauigkeit sowie besondere Aufmerksamkeit für Details und die Qualität der übermittelten Informationen. Sie sind bekannt für Ihren Servicegedanken, Teamgeist und Ihre Fähigkeit, Dossiers selbstständig, methodisch und professionell voranzubringen. Sie kommunizieren mühelos, diplomatisch und respektvoll, sowohl mit Kollegen als auch mit unseren Kunden und Partnern. Sie schaffen vertrauensvolle Beziehungen und vertreten das Unternehmen professionell, diskret und höflich. Sie präsentieren ein gepflegtes und professionelles Erscheinungsbild, passend zu einem Dienstleistungsumfeld. Sie lernen gerne, entdecken neue Werkzeuge und verlassen Ihre Komfortzone, wenn es die Bedürfnisse des Unternehmens erfordern. Sie fühlen sich wohl in einem Umfeld, in dem nicht alle Informationen sofort verfügbar sind, und wissen, wie Sie Dossiers voranbringen, indem Sie die richtigen Ansprechpartner zur richtigen Zeit einbeziehen. Sie sind von Natur aus lösungsorientiert, zeigen Neugier, möchten das Funktionieren eines Unternehmens verstehen, ergreifen Initiative und tragen konkret zum gemeinsamen Erfolg bei. Sie teilen unseren Servicegedanken und sind sensibel für die Werte Qualität, Nachhaltigkeit und Verantwortung, die unsere Tätigkeit in der Gemeinschafts- und Veranstaltungsverpflegung im Kanton Waadt leiten.

Technische und sprachliche Kompetenzen

• Ausgezeichnete Beherrschung von Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint).
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit Nachverfolgungstabellen.
• Sehr gute Kenntnisse digitaler Kollaborationstools.
• Hohe digitale Affinität und Fähigkeit, neue Software und digitale Werkzeuge schnell zu erlernen.
• Erfahrung mit einem ERP-System (Odoo, SAP, Abacus oder gleichwertig) ist ein echter Vorteil.
• Erfahrung mit einem CRM oder einer kaufmännischen Verwaltungssoftware wird geschätzt.
• Gute Englischkenntnisse (mindestens B1/B2), schriftlich und mündlich.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung, Rechnungsprüfung oder finanzieller Verwaltungsnachverfolgung sind von Vorteil.

Ihr Werdegang

Nachgewiesene Erfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer administrativen, koordinierenden oder operativen Unterstützungsfunktion. Erfahrung in der Gastronomie, Hotellerie oder Veranstaltungsbranche ist ein wichtiger Pluspunkt. Gute Kenntnisse der Abläufe in der Gastronomie und im Veranstaltungsbereich werden besonders geschätzt. Erfahrung in einem KMU und/oder einem Gemeinschaftsverpflegungsunternehmen ist von Vorteil.

Was wir Ihnen bieten

• Ein respektvolles, kooperatives und menschliches Arbeitsumfeld.
• Eine ausgewogene Work-Life-Balance.
• Eine vielseitige Funktion mit echter Aufgabenvielfalt und der Möglichkeit, Ihre Kompetenzen kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Konkrete Verantwortlichkeiten und echte Autonomie.
• Entwicklungsmöglichkeiten im Beruf.

Über Artigus

Artigus ist im Kanton Waadt tätig und bietet Gemeinschaftsverpflegungsleistungen für Schulen, öffentliche Institutionen, Unternehmen und Privatkunden an. Engagiert für nachhaltige, handwerkliche und verantwortungsbewusste Verpflegung, stellen wir Qualität, Nähe, Nachhaltigkeit und Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt unserer Dienstleistungen. Bei Artigus setzen wir auf einfache Beziehungen, Vertrauen, gegenseitige Unterstützung und Verantwortungsbewusstsein. Wir glauben an Teamarbeit, Vielseitigkeit und kontinuierliche Verbesserung. Jeder Mitarbeitende trägt direkt zur Qualität unseres Services und zur Zufriedenheit unserer Kunden bei.

Eintritt

Ab sofort oder nach Vereinbarung.

Bewerbung

Wir prüfen Ihre Bewerbungsunterlagen sorgfältig, die zwingend enthalten müssen: Motivationsschreiben, aktueller Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Arbeitserlaubnis (falls zutreffend). Bewerbungen sind über Jobup oder JobCloud einzureichen (akzeptierte Formate: .doc, .docx, .pdf). Nur vollständige Bewerbungsunterlagen werden berücksichtigt. Arbeitszeugnisse sind ein entscheidendes Element unseres Auswahlprozesses; bitte achten Sie darauf, alle Zeugnisse beizufügen, die Ihren beruflichen Werdegang belegen. Wir suchen vor allem eine zuverlässige, engagierte Person, die wirklich Lust hat, zum Alltag des Unternehmens beizutragen. Vielseitigkeit, Detailgenauigkeit, Neugier, Teamgeist, Lernfähigkeit und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend für den Erfolg in dieser Funktion. Wenn Sie das Funktionieren eines Unternehmens verstehen, dort helfen möchten, wo es nötig ist, und in einem Umfeld arbeiten wollen, in dem Ihr Beitrag wirklich zählt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an Artigus und die Zeit, die Sie in die Vorbereitung Ihrer Bewerbung investieren. Personalvermittlungen bitten wir abzusehen.