Coordinateur Administratif Polyvalent

CDD de 12 mois – 100% – Région Lausanne

Votre mission

Vous rejoignez notre équipe afin de contribuer activement au bon fonctionnement quotidien de l'activité se partage entre la gestion de nos événements et un soutien polyvalent à la Direction et à différents projets internes, selon les besoins de l'entreprise. Vous aimez les journées variées, les environnements dynamiques et savez passer d'un sujet à un autre avec méthode, efficacité et autonomie. Au sein de l'entreprise, nous recherchons avant tout une personne impliquée, fiable et curieuse, ayant envie d'apprendre, de contribuer et d'évoluer au sein d'une PME où la polyvalence constitue une véritable force.

RESPONSABILITÉS

• Gestion des événements
  • Préparer les projets d'offres commerciales selon les directives et les grilles tarifaires définies par la Direction.
  • Assurer le suivi complet des dossiers.
  • Préparer les briefs destinés aux équipes.
  • Centraliser, contrôler et transmettre les informations nécessaires aux différents services.
  • Veiller au respect des délais, des check-lists et des échéanciers.
  • Participer au suivi des événements et assurer la bonne coordination.
  • Être ponctuellement présent en soutien lors de certains événements.
  • Participer à l'amélioration continue de nos processus événementiels.
• Support polyvalent
  • En fonction de l'activité et des priorités de l'entreprise, vous apportez également votre soutien à différents domaines de gestion :
  • Saisie et contrôle de données de certains éléments de comptabilité et de facturation.
  • Mise à jour de tableaux de bord et de documents liés à la gestion interne et à des projets spécifiques.
  • Amélioration continue des processus.
  • Toute autre mission permettant de soutenir efficacement les équipes et la Direction.

Profil recherché

• Vous êtes une personne organisée, méthodique, structurée et appréciez les environnements où les journées sont variées et où les priorités peuvent évoluer.
• Vous savez faire preuve d'agilité et vous adaptez sereinement aux changements, aux imprévus et aux périodes d'intensité.
• Vous savez garder votre calme et maintenir votre efficacité, votre discernement et votre professionnalisme, même en situation de pression ou face à des interlocuteurs exigeants.
• Vous possédez un excellent sens de l'organisation, une grande rigueur ainsi qu'une attention particulière portée aux détails et à la qualité des livrables.
• Vous êtes reconnu pour votre sens du service, votre esprit d'équipe et votre capacité à faire avancer les dossiers avec autonomie, méthode et proactivité.
• Vous communiquez avec aisance, et respect, aussi bien avec vos collègues qu'avec nos clients et partenaires.
• Vous savez instaurer une relation de confiance tout en représentant l'entreprise avec professionnalisme, discrétion et courtoisie.
• Vous présentez une image soignée et professionnelle, en adéquation avec un environnement de service.
• Vous appréciez apprendre, découvrir de nouveaux outils et sortir de votre zone de confort lorsque les besoins de l'entreprise l'exigent.
• Vous êtes à l'aise dans un environnement où toutes les procédures ne sont pas toujours disponibles et savez faire avancer les dossiers en sollicitant les bons interlocuteurs au bon moment.
• Vous êtes orienté solutions, faites preuve de curiosité, aimez comprendre le fonctionnement d'une entreprise, prendre des initiatives et contribuer concrètement à la réussite collective.
• Vous partagez notre sens du service et êtes sensible aux valeurs de qualité, de durabilité et de responsabilité qui guident notre activité de restauration collective et événementielle dans le Canton de Vaud.

Compétences techniques et linguistiques

• Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams).
• Très bonne maîtrise d'Excel et aisance dans la gestion de tableaux de bord.
• Très bonne maîtrise des outils numériques, aisance digitale et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et outils numériques.
• Une expérience avec un ERP (Odoo, SAP, Abacus ou équivalent) constitue un réel atout.
• Une expérience avec un CRM ou logiciel de gestion commerciale est appréciée.
• Bon niveau d'anglais (minimum B1/B2), tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Des connaissances de base en comptabilité, contrôle de gestion ou suivi financier constituent un atout.

Parcours

• Expérience confirmée (minimum 5 ans) dans une fonction de secrétariat ou de support administratif.
• Une expérience en hôtellerie ou environnement événementiel constitue un atout.
• Une bonne connaissance du fonctionnement d'une activité de restauration et d'événementiel est particulièrement appréciée.
• Une expérience au sein d'une PME et/ou d'une entreprise de restauration collective constitue un atout.

Ce que nous vous offrons

• Un environnement de travail respectueux, bienveillant et à taille humaine.
• Un équilibre vie professionnelle / vie privée.
• Une fonction polyvalente offrant une réelle diversité de missions et la possibilité de développer continuellement vos compétences.
• Des responsabilités concrètes et une réelle autonomie.
• Des possibilités de développement professionnel.

À propos de l'entreprise

Entreprise active sur le Canton de Vaud, nous proposons des services de restauration collective auprès d'écoles, institutions publiques, entreprises et clients privés. Engagés en faveur d'une alimentation durable, artisanale et responsable, nous plaçons la qualité, la proximité, la durabilité et la satisfaction de nos clients au cœur de chacune de nos actions. Au sein de l'entreprise, nous privilégions les relations simples, la confiance, l'entraide et le sens des responsabilités. Nous croyons au travail d'équipe, à la polyvalence et à l'amélioration continue. Chaque collaborateur contribue directement à la qualité de notre service et à la satisfaction de nos clients.

Entrée en fonction

De suite ou à convenir.

Comment postuler

Nous étudierons avec attention votre dossier de candidature comprenant :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Certificats de travail
• Diplômes
• Permis de travail (si applicable)

Les candidatures sont à transmettre via les plateformes de recrutement en ligne (formats acceptés : .Doc, .Docx, .Pdf). Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Les certificats de travail constituent un élément déterminant de notre processus de sélection ; nous vous remercions de veiller à joindre l'ensemble des documents correspondant à votre parcours.

Nous recherchons avant tout une personne fiable, impliquée et ayant une réelle envie de contribuer au quotidien de l'entreprise. La polyvalence, l'attention aux détails, la curiosité, l'esprit d'équipe, la capacité d'apprentissage et l'adaptabilité sont essentielles pour réussir dans cette fonction. Si vous aimez comprendre le fonctionnement d'une entreprise, apporter votre aide là où elle est nécessaire et évoluer dans un environnement où votre contribution compte réellement, nous serons ravis de découvrir votre profil.

Nous vous remercions de l'intérêt porté à l'entreprise et du temps consacré à la préparation de votre dossier. Agences de placement s'abstenir.