Versatile Administrative Coordinator - Events • Administration • Executive Support

12-monatiger befristeter Vertrag – 100% – Region Lausanne

CHF 4,600.– bis CHF 5,300.– (x13) je nach Erfahrung

Ihre Mission

Sie werden Teil unseres administrativen Teams und tragen aktiv zum reibungslosen täglichen Betrieb des Unternehmens bei. Ihre Rolle wird zwischen der administrativen Koordination unserer Veranstaltungen und vielseitiger Unterstützung in der Verwaltung, dem Management und verschiedenen internen Projekten aufgeteilt, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens.

Sie genießen abwechslungsreiche Tage, dynamische Umgebungen und wissen, wie man methodisch, effizient und professionell von einem Thema zum anderen wechselt. Bei Artigus suchen wir in erster Linie eine engagierte, zuverlässige und neugierige Person, die bereit ist zu lernen, beizutragen und innerhalb eines KMU zu wachsen, wo Vielseitigkeit ein echtes Asset ist.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Administrative Koordination von Veranstaltungen
  • Vorbereitung von kommerziellen Angebotsprojekten gemäß den von der Geschäftsführung definierten Richtlinien und Preislisten.
  • Vollständige administrative Nachverfolgung von Kundenakten sicherstellen.
  • Operative Briefings für die Teams vorbereiten.
  • Notwendige Informationen an verschiedene Abteilungen zentralisieren, überprüfen und übermitteln.
  • Fristen, Checklisten und Zeitpläne einhalten.
  • An der administrativen Nachverfolgung von Veranstaltungen teilnehmen und einen reibungslosen Informationsfluss sicherstellen.
  • Gelegentlich während bestimmter Veranstaltungen operativ unterstützen.
  • Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Veranstaltungsprozesse beitragen.
• Vielseitige administrative Unterstützung
  • Allgemeine Verwaltung
  • Exekutive Assistenz
  • Vorbereitung und Überprüfung von Verwaltungsdaten
  • Administrative Nachverfolgung bestimmter Buchhaltungs- und Rechnungslegungselemente
  • Aktualisierung von Dashboards und Indikatoren
  • Vorbereitung von Verwaltungsdokumenten
  • Unterstützung der internen und externen Kommunikation
  • Teilnahme an bereichsübergreifenden Projekten
  • Kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsprozesse
  • Jede andere Aufgabe, die eine effektive Unterstützung der administrativen Teams und des Managements ermöglicht.

Gesuchtes Profil

• Sie sind eine organisierte, methodische, strukturierte und zuverlässige Person.
• Sie schätzen Umgebungen, in denen die Tage abwechslungsreich sind und Prioritäten schnell wechseln können.
• Sie zeigen Agilität und passen sich ruhig an Veränderungen, unvorhergesehene Ereignisse und Zeiten der Unsicherheit an.
• Sie wissen, wie man ruhig bleibt und Ihre Effizienz, Ihr Urteilsvermögen und Ihre Professionalität auch unter Druck oder im Umgang mit anspruchsvollen Gesprächspartnern aufrechterhält.
• Sie haben ein ausgezeichnetes Organisationstalent, große administrative Sorgfalt und besondere Aufmerksamkeit für Details und die Qualität der übermittelten Informationen.
• Sie sind bekannt für Ihre Serviceorientierung, Teamgeist und Fähigkeit, Akten autonom, methodisch und professionell voranzubringen.
• Sie kommunizieren mit Leichtigkeit, Diplomatie und Respekt, sowohl mit Kollegen als auch mit unseren Kunden und Partnern.
• Sie wissen, wie man eine Vertrauensbasis aufbaut, während Sie das Unternehmen professionell, diskret und höflich vertreten.
• Sie präsentieren ein gepflegtes und professionelles Erscheinungsbild, das mit einer Serviceumgebung übereinstimmt.
• Sie genießen es, zu lernen, neue Werkzeuge zu entdecken und aus Ihrer Komfortzone herauszutreten, wenn die Bedürfnisse des Unternehmens es erfordern.
• Sie fühlen sich in einer Umgebung wohl, in der nicht immer alle Informationen sofort verfügbar sind, und wissen, wie man Akten voranbringt, indem Sie zur richtigen Zeit die richtigen Personen kontaktieren.
• Sie sind von Natur aus lösungsorientiert, neugierig, genießen es, zu verstehen, wie ein Unternehmen funktioniert, Initiativen zu ergreifen und konkret zum kollektiven Erfolg beizutragen.
• Sie teilen unser Servicebewusstsein und sind sensibel für die Werte von Qualität, Nachhaltigkeit und Verantwortung, die unsere kollektiven und Veranstaltungs-Catering-Aktivitäten im Kanton Waadt leiten.

Technische und sprachliche Fähigkeiten

• Ausgezeichnete Kenntnisse von Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint).
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und Geschick im Umgang mit Verfolgungstabellen.
• Sehr gute Kenntnisse in kollaborativen digitalen Werkzeugen.
• Starke digitale Kompetenz und die Fähigkeit, schnell neue Software und digitale Werkzeuge zu erlernen.
• Erfahrung mit einem ERP (Odoo, SAP, Abacus oder gleichwertig) ist ein echtes Asset.
• Erfahrung mit einer CRM- oder kommerziellen Verwaltungssoftware wird geschätzt.
• Gute Englischkenntnisse (mindestens B1/B2), sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung, Rechnungsprüfung oder finanzieller administrativer Nachverfolgung sind von Vorteil.

Ihr Hintergrund

• Nachgewiesene Erfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer administrativen, koordinierenden oder operativen Unterstützungsrolle.
• Erfahrung im Catering-, Gastgewerbe- oder Veranstaltungsumfeld ist ein bedeutendes Asset.
• Gute Kenntnisse des Betriebs einer Catering- und Veranstaltungsaktivität werden besonders geschätzt.
• Erfahrung in einem KMU und/oder einem Unternehmen für Gemeinschaftsverpflegung ist ein Asset.

Was wir Ihnen bieten

• Ein respektvolles, kooperatives und menschliches Arbeitsumfeld.
• Eine ausgewogene Work-Life-Balance.
• Eine vielseitige Rolle, die echte Vielfalt an Aufgaben bietet und die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Konkrete Verantwortlichkeiten und echte Autonomie.
• Chancen zur beruflichen Weiterentwicklung.

Über Artigus

Aktiv im Kanton Waadt, bietet Artigus Gemeinschaftsverpflegungsdienste für Schulen, öffentliche Institutionen, Unternehmen und Privatkunden an. Engagiert für nachhaltige, handwerkliche und verantwortungsvolle Gastronomie, stellen wir Qualität, Nähe, Nachhaltigkeit und Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt jedes unserer Dienstleistungen.

Bei Artigus priorisieren wir einfache Beziehungen, Vertrauen, gegenseitige Unterstützung und ein Verantwortungsbewusstsein. Wir glauben an Teamarbeit, Vielseitigkeit und kontinuierliche Verbesserung. Jeder Mitarbeiter trägt direkt zur Qualität unseres Services und zur Kundenzufriedenheit bei.

Startdatum

Sofort oder nach Vereinbarung.

Wie man sich bewirbt

Wir werden Ihre Bewerbungsunterlagen sorgfältig prüfen, die Folgendes enthalten müssen:

• Anschreiben
• Aktueller Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse
• Diplome
• Arbeitserlaubnis (falls zutreffend)

Bewerbungen sollten über Jobup oder JobCloud eingereicht werden (akzeptierte Formate: .doc, .docx, .pdf). Nur vollständige Bewerbungsunterlagen werden berücksichtigt. Arbeitszeugnisse sind ein zentrales Element unseres Auswahlprozesses; bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle Zeugnisse beifügen, die Ihrem beruflichen Werdegang entsprechen.

Wir suchen in erster Linie eine zuverlässige, engagierte Person mit dem echten Wunsch, zum täglichen Leben des Unternehmens beizutragen. Vielseitigkeit, Detailgenauigkeit, Neugier, Teamgeist, Lernfähigkeit und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle. Wenn Sie es genießen, zu verstehen, wie ein Unternehmen funktioniert, dort zu helfen, wo es nötig ist, und in einem Umfeld zu wachsen, in dem Ihr Beitrag wirklich zählt, freuen wir uns darauf, Ihre Bewerbung zu erhalten.

Vielen Dank für Ihr Interesse an Artigus und die Zeit, die Sie für die Vorbereitung Ihrer Bewerbung aufgewendet haben.

Recruitment-Agenturen bitten wir, sich zurückzuhalten.