Office Manager*in / Personal Assistant (m/w/d)

Gestalte eine Zukunft mit Sinn bei Arup in Frankfurt. Starte deine Karriere als Junior Office Manager*in / Personal Assistant bei uns. Arup's gemeinschaftlicher Ansatz zeichnet uns seit über 75 Jahren aus und bestimmt, wie wir mit unserem kreativen und nachhaltigen Planungsansatz eine bessere Welt gestalten. Unser Business Services-Team unterstützt in allen organisatorischen Belangen das Engagement von Arup für eine nachhaltige Entwicklung. Wir entwickeln innovative Lösungen, die die Auswirkungen auf die Umwelt minimieren und gleichzeitig komfortable und gesunde Räume schaffen, in denen Menschen leben, arbeiten und sich entfalten können.

Die Chance: Als Junior Office Manager*in / Personal Assistant unterstützt du bei der Organisation des operativen Betriebs unseres Büros und bist erste Kontaktperson für die Bedürfnisse unserer Gäste und Mitarbeitenden. Gegebenenfalls übernimmst du Aufgaben bei der Betreuung einer Führungskraft aus dem Leadership bei der Planung ihrer Termine. Dein Arbeitsort ist unser Büro in Frankfurt am Main und du kannst in Voll- oder Teilzeit (30h und mehr) arbeiten.

• Empfang und Begrüßung unserer Gäste im Büro
• Koordination externer Dienstleister sowie organisatorische Unterstützung bei Meetings und Konferenzen
• Verantwortung für alle Abläufe am Empfang wie Telefonannahme, Post- und Paketbearbeitung sowie Bestellung von Verbrauchsmaterial
• Betreuung neuer Kollegen und Kolleginnen beim Onboarding
• Bearbeitung von Reisebuchungen für das Travelmanagement
• Kommunikation und Kontaktpflege innerhalb des Teams und allen Standorten

Niemand ist perfekt und alle Karrierewege verlaufen anders. Wir freuen uns auf deine Bewerbung, auch wenn du nicht alle unserer Anforderungen erfüllst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Kauffrau / Kaufmann für Büro- / Fremdsprachenkorrespondent*in oder vergleichbare Qualifikation
• 2-3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, erste Erfahrung als Assistenz von Vorteil
• Pro-aktiver, lösungsorientierter und strukturierter Arbeitsstil
• Sicherer Umgang mit den MS Office Anwendungen
• Herzliche und offene Kommunikation gegenüber Kollegen und Kolleginnen sowie Gästen
• Fließende Deutschkenntnisse werden benötigt, sehr gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Warum Arup? Bei Arup investieren wir in unsere Mitarbeitenden und unterstützen ihre Entwicklung vom ersten Tag an. Als Unternehmen, das sich im Besitz einer Stiftung befindet, werden wir von unseren Zielen und Werten angetrieben und schaffen ein kooperatives und lohnendes Umfeld für unsere Mitarbeitenden.

Deine Benefits:

• Vergütung: Die Gehaltsspanne für diese Position liegt bei einer Vollzeit-Stelle bei 35.000€ - 40.000€ brutto pro Jahr und hängt von deinen persönlichen Qualifikationen und deiner Erfahrung ab.
• Flexibles Arbeiten: Die Wahl zwischen Voll- oder Teilzeitmodell, nach Absprache auch manchmal im Homeoffice und bis zu 20 Tage pro Jahr aus einem anderen Land zu arbeiten.
• Persönliche Weiterentwicklung: Mentoring-Programm, verschiedene Trainings (z.B. Sprachkurse für Deutsch und Englisch) und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten durch unsere Arup University.
• Perspektiven im Ausland: Die Möglichkeit sich für kurze oder längere Entsendungen in anderen Arup Büros weltweit zu bewerben.
• Gewinnbeteiligung: Zusätzlich zweimal jährliche Gewinnausschüttung, die sich nicht auf die individuelle Leistung der Mitarbeitenden bezieht, sondern auf die globale Performance von Arup.
• Wohlbefinden & Familie: Betriebliche Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung, Mobilität (z.B. Swapfiets Leihfahrrad), Kitazuschuss mit bis zu 150 Euro im Monat, und in Berlin bieten wir außerdem bei Bedarf einen Kitaplatz bei unserem Kooperationspartner an.