Manager Finance & Administration (m/w/d)

Wir sind die Web Media Publishing AG – ein Unternehmen mit tiefen Wurzeln in der Gaming‑Welt und einem dynamischen Kerngeschäft. 1999 als Verlag für Neue Medien gestartet, betreiben wir mit Gameswelt bis heute ein echtes Traditionsportal für Computer‑ und Videospiele. Was uns heute aber maßgeblich antreibt und unser Hauptgeschäft ausmacht, ist unsere Agentur asap BRAND SERVICES. Hier bündeln wir über 15 Jahre Erfahrung in der Entertainment‑Industrie und fungieren als Full‑Service‑Partner für namhafte Tech‑ und Entertainment‑Größen wie NVIDIA, Constantin Film, Ubisoft, Capcom, Ravensburger und Square Enix.

Bei uns bist du im Backoffice keine Einzelkämpferin/kein Einzelkämpfer: Gemeinsam mit deiner erfahrenen Kollegin sorgst du dafür, dass hinter den Kulissen alles reibungslos läuft. Zu zweit bildet ihr das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens. Ihr kümmert euch strukturiert um Finanzen, Personal und Office‑Management – und stellt damit sicher, dass unsere internen Prozesse jeden Tag auf höchstem Niveau laufen. Du hast ein Händchen für Zahlen und liebst gut organisierte Abläufe? Wir suchen jemanden, der Freude daran hat, verschiedene Themenbereiche strukturiert und mit Weitblick zu managen. In dieser zentralen Rolle verknüpfst du Buchhaltung, Personalwesen, Assistenz und Eventplanung. Du behältst stets den Überblick und sorgst als unser organisatorischer Dreh‑ und Angelpunkt dafür, dass jeder Handgriff sitzt.

Aufgaben

• Buchhaltung & Finanzen: Übernahme der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsprüfung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Mahnwesens, zuverlässige Schnittstelle zu unserem Steuerbüro.
• Assistenz der Geschäftsleitung: Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Termin‑, Reise‑ und Postmanagement, Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Auswertungen.
• Personalwesen (HR): Pflege von Personalakten und Vorbereitung der Lohnbuchhaltung, Erste Anlaufstelle für unser Team bei administrativen Fragen.
• Eventplanung & Office Management: Organisation von internen und externen Events (Kunden‑Events, Weihnachtsfeiern, Workshops), Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs (Bestellwesen, Dienstleistersteuerung).

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium.
• Fundierte Berufserfahrung in mindestens zwei der genannten Bereiche (insbesondere Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung ist uns wichtig).
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word); Erfahrung mit Buchhaltungs‑ (z.B. DATEV) und HR‑Software ist ein großes Plus.
• Du bist ein absolutes Organisationstalent, arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und absolut diskret.
• Du behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf und deine gute Laune.
• Deutsch als Muttersprache sowie mindestens fortgeschrittene Englischkenntnisse.
• Motivation und Fähigkeit, neue Dinge zu lernen und Zusammenhänge zu verstehen.
• Kommunikationsstärke – sowohl intern im Team als auch extern gegenüber Kunden und Partnern.

Benefits

• Sicherheit & Perspektive: Du startest in einer Festanstellung bei einem zukunftssicheren, etablierten Arbeitgeber der Entertainment‑Branche – mit dem klaren Ziel einer langfristigen Zusammenarbeit.
• Flexibilität für deinen Alltag: Dank unserer individuellen Home‑Office‑Regelung und einer gelebten Work‑Life‑Balance passt sich der Job an dein Leben an, nicht umgekehrt.
• Mobilität: Damit du entspannt und klimafreundlich unterwegs bist, übernehmen wir dein Deutschlandticket.
• Echte Agenturkultur: Flache Hierarchien sind bei uns keine Floskel. Dich erwarten kurze Entscheidungswege, offene Türen und ein ehrliches Miteinander auf Augenhöhe.
• Spannendes Umfeld: Gaming, Tech und Entertainment sind unsere Welt. Du arbeitest am Puls der Zeit in einem dynamischen Team, in dem es nie langweilig wird.
• Corporate Benefits: Du profitierst von attraktiven Mitarbeiterrabatten, damit du auch privat etwas davon hast.
• Office‑Dogs willkommen: Du hast einen gut erzogenen Vierbeiner? Bring ihn gerne mit!

Passt genau zu dir? Dann lass uns miteinander sprechen! Wir suchen jemanden, der fachlich und menschlich in unser Team passt. Ein langes, steifes Anschreiben brauchen wir dafür nicht – schreib uns lieber in ein paar ehrlichen Sätzen, warum du Lust auf die Rolle hast und was dich auszeichnet. Schick uns das einfach zusammen mit deinem Lebenslauf, deiner Gehaltsvorstellung und ab wann du bei uns starten könntest an bewerbung@hello-asap.com und wir melden uns schnellstmöglich bei dir zurück!