Assistenz des Vorstands (w/m/d)

ASKLEPIOS Als einer der größten privaten Klinikbetreiber in Deutschland verstehen wir uns als Begleiter unserer Patient:innen – und als Partner unserer Mitarbeitenden. Wir bringen zusammen, was zusammengehört: Nähe und Fortschritt, Herzlichkeit und hohe Ansprüche, Teamwork und Wertschätzung, Menschen und Innovationen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz des Vorstands (w/m/d) in Vollzeit. Als Assistenz des Vorstands bei der Asklepios Kliniken GmbH & Co. KGaA übernimmst du eine zentrale Rolle in der Unterstützung und Entlastung des Vorstands bei administrativen Aufgaben. Du bist die Schnittstelle zwischen dem Vorstand und internen sowie externen Ansprechpartner:innen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäftsprozesse.

Deine Aufgaben umfassen unter anderem:

• Organisation und Koordination: Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Besprechungen und Geschäftsreisen. Du stellst sicher, dass alle Termine effizient organisiert sind und die notwendigen Unterlagen rechtzeitig vorliegen.
• Kommunikation und Korrespondenz: Du bist verantwortlich für die Bearbeitung und Priorisierung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Briefe und Telefonate. Dabei agierst du stets professionell und diskret.
• Erstellung von Unterlagen: Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Analysen für Vorstandssitzungen und strategische Entscheidungen.
• Verwaltung und Dokumentation: Pflege und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten und Akten sowie Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Ablage.
• Schnittstellenfunktion: Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partner:innen, um eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen.

In dieser Position trägst du maßgeblich dazu bei, dass der Vorstand sich auf die strategischen Ziele konzentrieren kann, während du im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgst. Deine strukturierte Arbeitsweise, dein Organisationstalent und deine Diskretion machen dich zu einer unverzichtbaren Unterstützung im dynamischen Umfeld der Asklepios Kliniken.

Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, idealerweise mit Schwerpunkt im Bereich Management, Kommunikation oder vergleichbar. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld. Hervorragende Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Software einzuarbeiten. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Ein hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit und Teamfähigkeit. Du verfügst über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, und bist in der Lage, komplexe Sachverhalte präzise und verständlich darzustellen. Du unterstützt bei der Planung, Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Projekten. Deine strukturierte Arbeitsweise und dein Blick fürs Detail machen dich zu einer unverzichtbaren Unterstützung im Tagesgeschäft.

Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung inkl. 30 Tage Jahresurlaub. Gegenseitige Wertschätzung, eine offene und respektvolle Kommunikation sowie eine vertrauenswürdige Führungskultur. Flexible Arbeitszeiten für eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Fahrradleasing durch JobRad und ein Zuschuss zum Deutschlandticket. Betriebliche Altersvorsorge. Konzernweite Vernetzung durch unser Social Intranet „ASKME“. Mitarbeiterrabatte in vielen Onlineshops und zahlreiche Vergünstigungen für Freizeitaktivitäten und Veranstaltungen. Betriebliche Gesundheitsförderung und Prävention durch viele Angebote im Rahmen des „Asklepios Aktiv“ Programms.