Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und unterstütze die Abläufe eines VP in einem dynamischen Unternehmen.
- Unternehmen: Schnell wachsendes Unternehmen mit einer flexiblen, remote Arbeitskultur.
- Vorteile: 100% remote, Geburtstagsbonus, monatliche Verlosungen und keine Überwachung.
- Weitere Informationen: Ideal für selbstständige, proaktive Talente, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten.
- Warum dieser Job: Werde zur rechten Hand eines Führungskräfte und bringe Ordnung ins Chaos.
- Qualifikationen: 3+ Jahre Erfahrung als VA/EA, starke organisatorische Fähigkeiten und Detailverliebtheit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 84000 € pro Jahr.
Overview
We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Virtual Assistant to support a VP of Operations & Finance at a fast-growing company.
This role is a blend of executive assistance, operations support, and light finance/admin coordination, helping streamline day‑to‑day workflows, reduce operational bottlenecks, and bring structure to a fast‑moving environment.
The ideal candidate is someone who can take ownership, bring order to chaos, and act as a true right‑hand support.
Key Responsibilities
- Admin & Organization (CORE)
- Digitize and organize large volumes of documents (Google Drive)
- Maintain structured filing systems (digital + inbox)
- Organize inbox using folders, labels, and automations
- Reduce clutter and improve information accessibility
- Light HR admin work (maintenance of the paperwork and upkeep in our system)
- Expense Tracking & Light Bookkeeping
- Track and manage corporate credit card expenses
- Match receipts to transactions
- Prepare expense reports for accounting
- Ensure accurate documentation of company spend
- Project & Operations Support
- Support ongoing construction project coordination
- Track invoices and ensure proper documentation
- Maintain and update budget tracking files
- Ensure all paid invoices are stored and organized
- Calendar & Scheduling Management (VERY IMPORTANT)
- Manage both personal + professional calendar
- Prevent double bookings
- Schedule meetings, appointments, and commitments
- Book personal appointments (e. g. doctors, gym, etc.)
- Proactively optimize calendar usage
- General Executive Support
- Act as a right‑hand support to a senior executive
- Help prioritize tasks and improve workflow efficiency
- Assist with ad hoc admin tasks
- Potentially support light HR admin (forms, submissions)
- Tools & Software
Must Have
- Google Workspace (Docs, Drive, Gmail)
- Calendar management tools
- Microsoft Office
Nice to Have
- Sage Intacct (or any accounting software)
- Light bookkeeping experience
- Experience with automation tools
- Comfortable using AI tools
- Ideal Candidate
- 3+ years experience as a VA / EA / Operations Assistant
- Strong organizational skills (borderline OCD in a good way)
- Proactive and independent (doesn’t wait to be told everything)
- Comfortable supporting senior‑level executives
- Strong attention to detail
- Able to handle both structured and unstructured environments
- Trustworthy and reliable
Benefits
- 100% REMOTE
- $50 birthdaybonus
- $200 testimonialbonus
- $500 entry monthly raffle
- NO TRACKER. NO PROBLEM
- #J-18808-Ljbffr
Executive Assistant / Operations & Admin VA Arbeitgeber: Assist World
Assist World ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine remote-first Arbeitsumgebung bietet, die Unabhängigkeit und Effizienz fördert. Mit einer schlanken Teamstruktur und einer Kultur des proaktiven Problemlösens haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten in einem dynamischen E-Commerce-Umfeld weiterzuentwickeln. Die Unterstützung von innovativen Projekten und die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern bieten einzigartige Vorteile für alle, die eine bedeutungsvolle und erfüllende Karriere anstreben.
