Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO bei administrativen und persönlichen Aufgaben in einem dynamischen AI-Startup.
- Unternehmen: Wachsendes AI-Startup in Berlin mit Millionen von Nutzern weltweit.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, hybrides Arbeitsmodell, 25 Tage Urlaub und Gesundheitsleistungen.
- Weitere Informationen: Hervorragende Karrierechancen und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und wachse in eine Führungsposition.
- Qualifikationen: 3+ Jahre Erfahrung als persönliche/r Assistent/in, fließend in Englisch und Deutsch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 5200 € pro Monat.
Wir sind ein profitables, schnell wachsendes KI-Startup mit Sitz in Berlin und Millionen von Nutzern weltweit. Unser Produkt basiert auf einem Abonnementmodell, und wir erweitern derzeit unsere Aktivitäten: Ausbau unseres Produkts, Aufbau unserer eigenen Infrastruktur und Partnerschaften mit führenden digitalen Plattformen weltweit. Unsere Arbeit basiert auf Neurowissenschaften und internationaler Forschung, was uns von den meisten KI-Produkten auf dem Markt unterscheidet.
Sie arbeiten direkt mit unserem CEO und Gründer zusammen, der in einem hohen Tempo in den Bereichen Investitionen, Partnerschaften und internationale Forschungskooperationen tätig ist. Die Geschäftskommunikation erfolgt in Englisch; ein wesentlicher Teil der Rolle besteht darin, sich durch deutsche Verwaltungs- und bürokratische Prozesse zu navigieren. Wir benötigen jemanden, der die volle Verantwortung für Aufgaben übernimmt und diese ohne Nachverfolgung erledigt. Wenn etwas auf ein Hindernis stößt, finden Sie einen Weg darum herum oder kommen mit Optionen zurück. Die Aufgabenverteilung beträgt 70 % geschäftlich und 30 % persönlich.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Deutsche Bürokratie & Finanzen: Anrufe bei Banken, Versicherungen, Steuerbehörden und Beratern; Begleitung des CEOs zum Bürgeramt und anderen Regierungsstellen; Postbearbeitung; Verfolgung von Ausgaben und Belegen; Verwaltung der Krankenversicherung der Familie; Beschaffung und Koordination von Fachberatern.
- Forschung & Analyse: Briefing vom CEO entgegennehmen und ein klares, strukturiertes Ergebnis liefern. Beispiel: Vergleichen von 3-5 Vermögensverwaltungsfirmen, Aufschlüsselung von Gebühren und Abwägungen sowie Präsentation einer endgültigen Empfehlung. Dazu gehört auch die Überprüfung von Anwälten, Maklern, Auftragnehmern und anderen Experten.
- Kalenderverwaltung & Reiseunterstützung: Vollständige Verantwortung für den geschäftlichen und persönlichen Kalender des CEOs; End-to-End-Reiseorganisation einschließlich Flügen, Check-ins, Kilometerverfolgung, Bordkarten und Kalenderaktualisierungen.
- Kommunikation & Betrieb: Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz im Namen des CEOs in Englisch; Pflege der Kontaktdatenbank; Verfolgung eingehender Kommunikation und rechtzeitiges Nachverfolgen.
Was wir suchen:
- 3+ Jahre Erfahrung als persönliche oder geschäftliche Assistenz in einem Startup, Tech- oder unternehmerischen Umfeld, SaaS-Erfahrung ist ein großes Plus.
- Solide Erfahrung im Umgang mit deutscher Bürokratie: Steuern, Versicherungen, Banken und Verwaltungsprozesse, sowohl geschäftlich als auch privat.
- Fließend in Englisch und Deutsch, schriftlich und mündlich.
- Starke schriftliche Kommunikation in beiden Sprachen: Sie prüfen sorgfältig, insbesondere beim Schreiben im Namen des CEOs.
- Fähigkeit, tiefgehende, strukturierte Recherchen durchzuführen und diese in klare, umsetzbare Ergebnisse zu destillieren.
- Hohe Aufmerksamkeit für Details - Sie überprüfen Ihre Arbeit, bevor Sie sie übergeben.
Was wir bieten:
- Gehalt: 3.000 € – 5.200 € brutto.
- Arbeitsmodell: Hybrid - Mischung aus Remote-, Vor-Ort- und Off-Site-Arbeit.
- Standort: Berlin, Deutschland.
- Arbeitszeiten: 9 Uhr – 18 Uhr, 5/2.
- Vertrag: Vollzeitbeschäftigung.
- Urlaub: 25 Tage bezahlter Urlaub + deutsche Feiertage.
- Vorteile: Krankenversicherung, L&D-Budget, Urban Sports Club, Leistungsprämien.
- Wachstum: Echte Möglichkeit, in eine Rolle als Chief of Staff zu wachsen.
Personal Assistant to the Founder · AI Startup · Berlin Arbeitgeber: Assisteca
Als profitables, schnell wachsendes KI-Startup in Berlin bieten wir eine dynamische Arbeitsumgebung, die von Innovation und internationaler Zusammenarbeit geprägt ist. Unsere Mitarbeiter profitieren von einem hybriden Arbeitsmodell, großzügigen Urlaubstagen und einem klaren Karriereweg, der die Möglichkeit bietet, in eine Führungsposition wie Chief of Staff aufzusteigen. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Entwicklung sowie attraktiven Zusatzleistungen wie Gesundheitsversicherung und Leistungsboni sind wir ein hervorragender Arbeitgeber für talentierte Fachkräfte, die in einem spannenden und bedeutungsvollen Umfeld arbeiten möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Personal Assistant to the Founder · AI Startup · Berlin erhalten könnten
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Assisteca aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Assisteca, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personal Assistant to the Founder · AI Startup · Berlin mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Assisteca klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Assisteca vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Assisteca die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
