Kaufmännischer Mitarbeiter (w/m/d) Vertriebsassistenz & kaufmännische Sachbearbeitung

Du hast Freude daran, Dinge zusammenzubringen – Menschen, Termine, Projekte und Ideen? Dann könnte diese Stelle genau zu Dir passen.

Warum diese Stelle?

Du liebst Organisation und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Dann erwartet Dich bei uns kein eintöniger Büroalltag, sondern eine abwechslungsreiche Mischung aus Kundenkontakt, Organisation, kaufmännischen Aufgaben und Projektkoordination. Wir sind astendo – ein familiäres Softwareunternehmen aus Berlin. Mit unseren Softwarelösungen für das Veranstaltungs- und CRM-Management unterstützen wir Unternehmen, Verbände, Hochschulen und öffentliche Einrichtungen dabei, ihre Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Von der ersten Beratung bis zum erfolgreichen Einsatz unserer Software stehen wir unseren Kunden partnerschaftlich zur Seite. Damit sich unser Vertriebs- und Consulting-Team voll auf unsere Kunden und Projekte konzentrieren kann, suchen wir Dich als organisatorische Unterstützung. Du bist häufig die erste Ansprechpartnerin bzw. der erste Ansprechpartner für unsere Kunden und sorgst dafür, dass Anfragen, Projekte und interne Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.

So könnte Dein Tag bei uns aussehen

Du startest morgens mit einem Blick auf die eingegangenen Kundenanfragen und stimmst Dich kurz mit Deinen Kolleginnen und Kollegen über die anstehenden Termine ab. Im Laufe des Tages erstellst Du Angebote, koordinierst Kundentermine, bearbeitest Vertrags- und Rechnungsanliegen, pflegst unsere Kunden- und Projektdaten und unterstützt bei Ausschreibungen. Zwischendurch klingelt das Telefon, eine E-Mail kommt herein oder ein Termin muss kurzfristig umgeplant werden – genau diese Abwechslung macht Deinen Arbeitsalltag spannend. Am Ende des Tages hast Du dafür gesorgt, dass unsere Kunden gut betreut sind, unsere Projekte reibungslos laufen und auch die kaufmännischen Abläufe stimmen. Genau diese Mischung macht die Stelle so besonders.

Deine Aufgaben

Als Teil unseres Teams bist Du eine wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, dem Vertrieb und Consulting. Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden
• Koordination von Kundenprojekten, Terminen und internen Abläufen
• Vorbereitung, Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Unterstützung bei der Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen
• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen
• Bearbeitung von Vertragsänderungen und -rückfragen
• Pflege und Aktualisierung kaufmännischer Stammdaten in unserem ERP- und CRM-System
• Übernahme administrativer kaufmännischer Aufgaben
• Planung und Vorbereitung von Kundenschulungen, Meetings und Veranstaltungen

Das bist du

Viel wichtiger als ein perfekter Lebenslauf ist uns, dass Du gerne Verantwortung übernimmst, zuverlässig arbeitest und Spaß daran hast, Dinge zu organisieren.

Idealerweise bringst Du Folgendes mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokauffrau/-mann
• Erfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, idealerweise im Umgang mit Angeboten, Verträgen oder Rechnungen
• Sicherer Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen sowie den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Eine strukturierte, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise – insbesondere bei Verträgen, Rechnungen und kaufmännischen Prozessen
• Organisationsgeschick und Freude daran, verschiedene Aufgaben eigenverantwortlich zu koordinieren
• Eine offene, serviceorientierte Persönlichkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• Teamgeist, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das erwartet Dich bei uns

• Kein Großkonzern - bei uns kennst Du Deine Kolleginnen und Kollegen persönlich und Entscheidungen werden schnell getroffen.
• Individuelle Einarbeitung - Wir lassen Dich nicht allein, sondern begleiten Dich Schritt für Schritt beim Einstieg.
• Abwechslungsreiche Aufgaben - Kein Tag gleicht dem anderen - genau das macht die Stelle so spannend.
• Kurze Entscheidungswege - Du arbeitest eng mit Geschäftsführung, Vertrieb, Consulting und Support zusammen.
• Eigenverantwortung statt Routine - Wir vertrauen Dir und geben Dir den Freiraum, Verantwortung zu übernehmen.
• Weiterbildungsmöglichkeiten - Wir unterstützen Dich mit internen und externen Weiterbildungen.
• Regelmäßige Teamevents... damit es Dir auch außerhalb der Arbeitszeit nicht langweilig wird. ;-)
• Kostenlose Getränke - Bei uns gibts Kaffee, Wasser und Softgetränke.

Was Dich außerdem erwartet

• Unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten
• Planbare Homeoffice-Tage
• Workation innerhalb der EU
• Betriebliche Gesundheitsfürsorge mit Jahresbudget
• Bezuschusstes BVG-Firmenticket