Production Accountant

Diese Rolle leitet das End-to-End-Finanzmanagement für hochsichtbare Veranstaltungen, von der ersten Budgetierung bis zur Nachbereitung der Veranstaltung. Der Produktionsbuchhalter erstellt und pflegt detaillierte Veranstaltungsbudgets, überwacht die finanziellen Aspekte von Anbietern und Verträgen und verwaltet die genaue Abrechnung der Kunden über mehrere Programme hinweg. Die Position spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung großangelegter, globaler Veranstaltungen, indem sie klare finanzielle Einblicke bietet, Kostenkontrolle sicherstellt und effiziente Finanzprozesse implementiert.

Verantwortlichkeiten

• Erstellen und Pflegen detaillierter Budgets für jede Veranstaltung, um Genauigkeit, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Veranstaltungszielen sicherzustellen.
• Überwachen der Ausgaben während des gesamten Veranstaltungszyklus, Überwachung von Abweichungen und frühzeitige Identifizierung finanzieller Risiken, um rechtzeitige Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.
• Durchführen vollständiger Nachbereitungen nach der Veranstaltung, indem budgetierte versus tatsächliche Kosten verglichen und klare Finanzzusammenfassungen erstellt werden.
• Verwalten von Anbieterverträgen aus finanzieller Sicht, um ordnungsgemäße Dokumentation, Compliance und Übereinstimmung mit den vereinbarten Bedingungen sicherzustellen.
• Überprüfen und Genehmigen von Anbieterrechnungen, indem diese mit Arbeitsumfang, Budgets und Vertragsbedingungen validiert werden.
• Koordinieren mit Beschaffungs- und Rechtsteams zur Unterstützung von Vertragsprüfungen, Verhandlungen und Compliance-Anforderungen.
• Vorbereiten und Ausstellen konsolidierter Kundenrechnungen über Veranstaltungen hinweg, um sicherzustellen, dass alle abrechenbaren Posten genau erfasst werden.
• Sicherstellen der Abrechnungsgenauigkeit, Vollständigkeit und rechtzeitigen Lieferung von Kundenrechnungen, einschließlich Nachverfolgung zur Unterstützung des Cashflows.
• Untersuchen und Lösen von Abrechnungsabweichungen oder Streitigkeiten auf professionelle und zeitnahe Weise.
• Überwachen der Finanzen für großangelegte Veranstaltungen, einschließlich globaler Gipfeltreffen und anderer wichtiger Programme, um robuste finanzielle Kontrollen sicherzustellen.
• Überwachen der Ausgaben von Auftragnehmern, Reisekosten und Einhaltung von Fördermitteln, um die Einhaltung von Richtlinien und Budgets sicherzustellen.
• Zusammenarbeiten mit den Teams für Veranstaltungsproduktion und -betrieb, um Budgets mit Umsetzungsplänen und betrieblichen Realitäten in Einklang zu bringen.
• Bereitstellen klarer finanzieller Einblicke und Berichterstattung zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und strategischen Planung für Veranstaltungen.
• Entwerfen und Implementieren verbesserter finanzieller Arbeitsabläufe, die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz erhöhen.
• Identifizieren und Implementieren von Tools oder Systemen, die die Zahlungsnachverfolgung, Kostenübersicht und Berichterstattungsfähigkeiten verbessern.
• Standardisieren der Produktionsbuchhaltungsprozesse in den US- und EMEA-Operationen, um Konsistenz und Vergleichbarkeit sicherzustellen.
• Vorbereiten von Buchungssätzen, Unterstützung der Aktivitäten im Hauptbuch und Sicherstellen der genauen Erfassung von veranstaltungsbezogenen Transaktionen.
• Unterstützen der Prozesse für Forderungen und Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit Veranstaltungen, um rechtzeitige Einziehungen und Zahlungen sicherzustellen.
• Erstellen von Finanzberichten im Zusammenhang mit Veranstaltungsfinanzen und Medienprojekten, die wichtige Kennzahlen und Leistungsindikatoren hervorheben.
• Verwalten mehrerer gleichzeitiger Projekte und Veranstaltungsportfolios, Priorisierung von Aufgaben und Fristen effektiv.

Wesentliche Fähigkeiten

• 5+ Jahre Erfahrung in der Veranstaltungs- oder Produktionsbuchhaltung, vorzugsweise in medien- oder veranstaltungsorientierten Organisationen.
• Starkes Verständnis von Rechnungsstellung, Anbietermanagement, Budgetierung und finanziellen Nachbereitungen.
• Beherrschung von Buchhaltungssoftware und Microsoft Excel für Budgetierung, Nachverfolgung und Berichterstattung.
• Praktische Erfahrung mit Buchungssätzen, Hauptbuchbuchhaltung, Forderungen und Verbindlichkeiten.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Veranstaltungsfinanzierung, einschließlich Budget-gegen-tatsächlich-Analyse und finanzieller Berichterstattung.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, finanzielle Informationen klar an nicht-finanzielle Stakeholder zu präsentieren.
• Nachgewiesene Fähigkeiten im Stakeholder-Management, einschließlich Zusammenarbeit mit Produktions-, Betriebs-, Beschaffungs- und Rechtsteams.
• Fähigkeit, mehrere gleichzeitige Projekte und Fristen strukturiert und organisiert zu verwalten.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details mit Fokus auf Genauigkeit und Datenintegrität.
• Analytische Denkweise mit der Fähigkeit, finanzielle Daten zu interpretieren und umsetzbare Einblicke zu geben.
• Komfortables Arbeiten in schnelllebigen Umgebungen mit sich entwickelnden Prioritäten und Anforderungen.

Zusätzliche Fähigkeiten & Qualifikationen

• Erfahrung in der Unterstützung internationaler Veranstaltungsoperationen, insbesondere in den Regionen USA und EMEA.
• Hintergrund in Medien- oder Veranstaltungsorganisationen, mit Erfahrung in großangelegten oder globalen Programmen.
• Erfahrung im Entwerfen oder Verbessern finanzieller Arbeitsabläufe und Prozesse.
• Vertrautheit mit Tools und Systemen zur Zahlungsnachverfolgung, Kostenübersicht und finanzieller Berichterstattung.
• Fähigkeit, in einem unternehmerischen Umfeld zu arbeiten und zur Schaffung finanzieller Systeme von Grund auf beizutragen.

Arbeitsumfeld

Die Rolle folgt einem hybriden Arbeitsmodell mit vier Tagen im Büro und einem Tag Homeoffice am Freitag. Sie arbeiten in einer unternehmerischen, schnell wachsenden Medien- und Veranstaltungsorganisation, die hochsichtbare globale Veranstaltungen verwaltet. Die Umgebung ist schnelllebig und kollaborativ, mit enger Interaktion zwischen Finanzen, Veranstaltungsproduktion, Betrieb, Beschaffung und Rechtsteams. Sie verwenden umfangreich Buchhaltungssoftware und Excel sowie andere finanzielle Tools zur Unterstützung von Budgetierung, Nachverfolgung und Berichterstattung. Die Kultur betont Eigenverantwortung, Einfluss auf die Geschäftsabläufe und die Möglichkeit, finanzielle Systeme und Prozesse zu gestalten, während die Organisation wächst, einschließlich der Exposition gegenüber internationalen Operationen in den USA und EMEA.

Stellenart & Standort

Vertragsposition mit Sitz in New York, NY.

Vergütung und Leistungen

Die Gehaltsspanne für diese Position liegt bei 35,00 - 45,00 USD/Stunde. Die Berechtigungsvoraussetzungen gelten für einige Leistungen und können von Ihrer Stellenklassifikation und der Dauer der Beschäftigung abhängen. Die Leistungen können Änderungen unterliegen und können spezifischen Wahlen, Plänen oder Programmbedingungen unterliegen. Wenn Sie berechtigt sind, können die für diese temporäre Rolle verfügbaren Leistungen Folgendes umfassen:

• Medizinische, zahnärztliche und augenärztliche Versorgung
• Kritische Erkrankung, Unfall und Krankenhausaufenthalt
• 401(k) Altersvorsorge – Vorsteuer- und Roth-Nachsteuerbeiträge verfügbar
• Lebenversicherung (freiwillige Lebens- und AD&D-Versicherung für den Mitarbeiter und Angehörige)
• Kurz- und langfristige Invalidität
• Gesundheitsausgaben-Konto (HSA)
• Transportleistungen
• Mitarbeiterunterstützungsprogramm
• Urlaubszeit/Abwesenheit (PTO, Urlaub oder Krankheitsurlaub)

Arbeitsplatztyp

Dies ist eine hybride Position in New York, NY.

Bewerbungsfrist

Diese Position wird voraussichtlich am 22. Juni 2026 geschlossen.

Chancengleichheit

Das Unternehmen ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und alle Bewerbungen unabhängig von Rasse, Geschlecht, Alter, Hautfarbe, Religion, nationaler Herkunft, Veteranenstatus, Behinderung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, genetischen Informationen oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen in Betracht zieht. Wenn Sie eine angemessene Unterkunft anfordern möchten, wie z.B. die Modifikation oder Anpassung des Bewerbungsprozesses oder des Interviewprozesses aufgrund einer Behinderung, senden Sie bitte eine E-Mail an astoncarteraccommodation@astoncarter.com für weitere Unterkunftsmöglichkeiten.

San Francisco Fair Chance Ordinance: Gemäß der San Francisco Fair Chance Ordinance werden wir für alle Positionen, die sich in der Stadt und im Landkreis San Francisco befinden, qualifizierte Bewerber mit Strafregister und Verurteilungen in Betracht ziehen.

Massachusetts Lie Detector: Es ist in Massachusetts rechtswidrig, einen Lügendetektortest als Bedingung für die Beschäftigung oder die Fortsetzung der Beschäftigung zu verlangen oder durchzuführen. Ein Arbeitgeber, der gegen dieses Gesetz verstößt, unterliegt strafrechtlichen Sanktionen und zivilrechtlicher Haftung.

Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI): Wir können Künstliche Intelligenz (KI) verwenden, um Teile unseres Einstellungsprozesses zu unterstützen, einschließlich der Beschaffung, des Screenings und der Bewertung von Kandidaten. KI hilft bei der Bewertung von Bewerbungen und Qualifikationen, aber die endgültigen Entscheidungen werden von unserem Einstellungsteam getroffen. Durch Ihre Bewerbung erkennen Sie an und stimmen zu, dass Ihre Bewerbung möglicherweise mit KI-Tools überprüft wird.