Verwaltungsassistent:in

Administrative Assistenz (m/w/d) des Teams Infrastruktur

Einsatzort: München, hybrides Arbeitsmodel: 1-2 Tage im Büro

Vertragsdauer: Befristet auf 9 Monate mit möglicher Verlängerung bzw Übernahme

Stellenbeschreibung:

Für unseren Standort in München suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Assistenz (m/w/d), die unsere beiden Bereichsleiter im Bereich Infrastruktur sowie deren Teams tatkräftig unterstützt. Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Diskretion und Kommunikationsstärke. Sie arbeiten eng mit Führungskräften, Investment-Teams sowie anderen Assistenzen innerhalb des Unternehmens zusammen.

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Terminplanung und Kalenderverwaltung für die Bereichsleitung
• Organisation und Koordination von Meetings, Videokonferenzen und Geschäftsreisen (inkl. Reisebuchung und -abrechnung)
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Besprechungsunterlagen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Pflege von Kontakten und Koordination von Anrufen und Besprechungen
• Allgemeine administrative Aufgaben sowie projektbezogene Sonderaufgaben

Ihr Profil:

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im internationalen Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere PowerPoint, Outlook und Excel
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, auch unter Zeitdruck mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Finanz- oder Asset-Management-Branche ist von Vorteil

Top 3 Kompetenzen:

• Fundierte Erfahrung als Assistenz auf Managementebene
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, SAP Concur, und Zeitmanagement Tools