Executive Assistant in Münster

Atari ist ein interaktives Unterhaltungsunternehmen und eine ikonische Marke der Gaming-Industrie, die weltweit für ihre plattformübergreifenden Spiele und lizenzierten Produkte anerkannt ist. Atari besitzt und/oder verwaltet ein Portfolio von mehr als 400 Spielen und Franchises, darunter global anerkannte Marken wie Asteroids®, Centipede®, Missile Command®, Pong® und RollerCoaster Tycoon®. Die Atari-Familie umfasst Digital Eclipse, Nightdive Studios, Infogrames, AtariAge, MobyGames sowie Hipster Whale, Coatsink, Early Morning Studios und Stormteller Games – und deckt die Bereiche Spielentwicklung, Publishing und Community-Erlebnisse weltweit ab. Atari ist international tätig mit Büros in den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Schweden und Indien.

Die Rolle des Executive Assistant & Project Coordinator bietet Unterstützung für den CFO. Basierend in Deutschland und in enger Zusammenarbeit mit dem CFO in Frankreich, helfen Sie dabei, die finanzielle Verwaltung, Unternehmensführung und grenzüberschreitende operative Angelegenheiten voranzutreiben.

Dies ist eine praktische Koordinationsrolle für jemanden, der organisiert, hartnäckig und komfortabel im Umgang mit Banken, Anwälten, Steuerberatern, Notaren, Unternehmensdienstleistern und internen Teams ist. Sie koordinieren Dokumente, Unterschriften, Bankadministration, KYC- und AML-Anfragen, Änderungen von Rechtsträgern und Vorstandsfestlegungen innerhalb der Atari-Gruppe.

Was Sie tun werden:

• Tagtägliche Unterstützung des CFO, Koordination von Prioritäten in Deutschland, Frankreich und den USA.
• Vorbereitung, Verbreitung, Genehmigung und Ausführung von Unternehmensdokumenten, Vorstandsbeschlüssen, Vollmachten und anderen rechtlichen oder finanziellen Dokumenten koordinieren.
• Unterschriften-Workflows verwalten, ausstehende Aktionen überwachen und sicherstellen, dass Dokumente rechtzeitig unterzeichnet, zurückgegeben und gespeichert werden.
• Bankadministration koordinieren, einschließlich Kontoeröffnungen und -schließungen, Bankmandate, Aktualisierungen der Zeichnungsberechtigten und KYC/AML-Anfragen.
• Genauigkeit der Unternehmensunterlagen und rechtlichen Dokumentationen aufrechterhalten.
• Unterstützung bei der Schließung von Rechtsträgern und verwandten Projekten durch Koordination von Maßnahmen über Finanzen, Recht, Steuerberater, Banken und externe Dienstleister.
• Mit Banken, externen Rechtsberatern, Steueranwälten, Unternehmensdienstleistern, Notaren und lokalen Finanzteams zu administrativen und unternehmerischen Angelegenheiten kommunizieren.
• Protokolle des Vorstands, Governance-Unterlagen, Genehmigungen und andere wiederkehrende Unternehmensanforderungen koordinieren.
• Administrative Unterstützung bei finanzbezogenen Aufgaben leisten.
• Als Projektkoordinator für funktionsübergreifende Finanz- und Governance-Arbeitsströme fungieren.
• Administrative Unterstützung für bestimmte Luxemburg-bezogene Angelegenheiten bieten.
• Verzögerungen, fehlende Informationen oder unklare Zuständigkeiten an den CFO oder relevante Fachverantwortliche eskalieren.

Anforderungen & Qualifikationen:

• Berufliche Englischkenntnisse mit der Fähigkeit, klar schriftlich und mündlich mit internen und externen Stakeholdern zu kommunizieren.
• Erfahrung in einer administrativen, unterstützenden, bankbezogenen, rechtlichen oder ähnlichen Koordinationsrolle.
• Starke Organisation und Nachverfolgung, mit dem Selbstbewusstsein, Menschen zu verfolgen und Fristen einzuhalten.
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen und formalen Dokumenten.
• Komfort im Umgang mit Banken, Anwälten, Beratern, Notaren und anderen externen Stakeholdern.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und sich ändernde Anforderungen zu priorisieren.
• Gutes Urteilsvermögen und Aufmerksamkeit für Details bei der Koordination von Governance, KYC/AML, Bank- und Rechtsträgerverwaltung.

Nice to have:

• Berufliche Französischkenntnisse.
• Erfahrung in der Unterstützung eines CFO oder einer europäischen Unternehmensfunktion.
• Erfahrung in einer Bank, einem Finanzinstitut, einer Anwaltskanzlei oder einem multinationalen Unternehmen.
• Vertrautheit mit KYC/AML-Prozessen, Bankmandaten, Vollmachten oder rechtlicher Verwaltung.
• Erfahrung in der Koordination von Unternehmensschließungen oder grenzüberschreitenden Projekten.
• Vertrautheit mit der Unternehmens- oder Finanzverwaltung in Luxemburg.

Diese Rolle erfordert Flexibilität in den Arbeitszeiten, um die grenzüberschreitende Koordination mit dem CFO in Frankreich und anderen Zeitzonen zu ermöglichen.

Warum Atari beitreten:

Diese Rolle befindet sich im Zentrum eines internationalen Finanz- und Governance-Umfelds. Sie werden über Deutschland, Frankreich, Luxemburg und andere Standorte der Atari-Gruppe hinweg arbeiten und die Formalitäten und Projekte koordinieren, die die Einheiten und Operationen der Gruppe unterstützen.

Atari ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet, einen Arbeitsplatz frei von Belästigung und Diskriminierung zu schaffen.