Project and Office Coordinator (m/f/d)

AROUNDTOWN Commercial Properties (ATCP) ist die Asset-Management-Plattform für Aroundtown SA, das größte börsennotierte Unternehmen für Gewerbeimmobilien in Deutschland. ATCP agiert als Eigentümervertreter und verwaltet, vermietet und optimiert das Portfolio an Gewerbeimmobilien, das neben typischen Büroimmobilien auch Industrie-, Logistik- und Einzelhandelsimmobilien umfasst. Neben unserem Hauptsitz in Berlin hält Aroundtown Commercial Properties Niederlassungen in München, Düsseldorf, Frankfurt, Hannover und Leipzig. Unsere Mitarbeiter verschiedener Nationalitäten und ihre Leistungen stehen für den Erfolg unseres Unternehmens.

Ihre Aufgaben:

• Projektkoordination
  • Unterstützung der Projektmanager bei der Planung, Verfolgung und Überwachung des Projektfortschritts.
  • Vorbereitung von Projektdokumentationen, Sitzungsagenden, Protokollen und Berichten.
  • Hilfe bei der Koordination von Fristen, Ergebnissen und der Kommunikation zwischen internen und externen Stakeholdern.
  • Sicherstellung, dass Projekte im Zeitplan bleiben, indem auf Aktionspunkte nachgehalten wird.
• Büroverwaltung
  • Verwaltung der täglichen administrativen Aufgaben des Büros.
  • Erster Ansprechpartner für allgemeine Anfragen und Korrespondenz.
  • Pflege von Ablagesystemen (digital und physisch) und Sicherstellung einer genauen Dokumentation.
  • Überwachung der Büromaterialien und Kontakt zu Lieferanten für Beschaffung und Dienstleistungen.
• Reise- & Veranstaltungsmanagement
  • Organisation und Koordination von Reise-Logistik, einschließlich Flügen, Hotels und Transport für Führungskräfte.
  • Organisation von Konferenzen, Meetings und Unternehmensveranstaltungen, wobei alle Details (Veranstaltungsort, Catering, Materialien, Reisepläne) berücksichtigt werden.
• Administrative Unterstützung
  • Verwaltung von Kalendern, Terminplanung und Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen Aufgaben.
  • Entwurf und Formatierung von Korrespondenz, Präsentationen und Berichten.
  • Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder und Koordination interner Kommunikation.

Ihr Profil:

• Nachgewiesene Erfahrung in der Bürokoordination, Verwaltung oder Projektunterstützung.
• Starke organisatorische und multitasking Fähigkeiten mit hervorragender Aufmerksamkeit für Details.
• Kenntnisse in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) oder ähnlichen Tools.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mehrere Stakeholder zu unterstützen.
• Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Proaktive und lösungsorientierte Denkweise.
• Exzellente Zeitmanagement- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Teamgeist.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld.

Ihre Perspektive:

• Interessantes, abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum in einem der größten Immobilienunternehmen in Deutschland und Europa.
• Gute Arbeitsatmosphäre, Kommunikationskultur „per Du“ und ein angenehmes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
• Individuelle Schulungen und Coachings für die berufliche und persönliche Entwicklung in unserer Akademie und mit unserem internen Business Coach.
• Professionell ausgestattetes, hauseigenes Fitnessstudio mit Trainern und Kursen am Hauptsitz in Berlin sowie Fitness- und Gesundheitsangebote über die Wellhub-Plattform an allen externen Standorten.
• Umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Altersvorsorge.
• Unterstützung auf dem Weg zur Arbeit durch einen Zuschuss zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und die Möglichkeit, ein Fahrrad über Eurorad zu leasen.
• Moderne IT-Ausstattung.
• Mobilität und Flexibilität durch die Nutzung von Poolfahrzeugen.
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten für eine bessere Work-Life-Balance.
• Spannendes virtuelles Angebot an familienfreundlichen Vorteilen, einschließlich Urlaubsprogrammen, Freizeit- und Sportaktivitäten sowie Beratungsdiensten mit unserem Partnerunternehmen Voiio.
• Gelegenheit, Bundesliga-Spiele des FC Union Berlin, unserem Lieblingsverein, zu besuchen.
• Rabatte in ausgewählten Hotels weltweit mit bis zu 30% auf Übernachtungen und Sonderkonditionen für Speisen und Getränke.
• Mitarbeiterrabatte für Sonderkonditionen in den Bereichen Medien, Mode, Freizeit, Einrichtungen und vieles mehr über ein Partnerunternehmen.
• Getränke und eine Auswahl an Obst.
• Zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann klicken Sie auf „Jetzt bewerben“ unten und Max Boikov freut sich auf den Erhalt Ihrer aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Gehaltsvorstellungen. Aroundtown, Personalabteilung, Wittestraße 30, Haus F, 13509 Berlin.