EXECUTIVE ASSISTANT / PROJEKTASSISTENZ ARCHITEKTUR (W/M/D)

ATELIER BRÜCKNER ist ein weltweit agierendes Architekturbüro, spezialisiert auf Szenografie und Ausstellungsgestaltung. Wir entwickeln und gestalten narrative Architekturen für Museen, Ausstellungen, Markenwelten, Besucherzentren und EXPO-Pavillons. "Form follows content" ist der Leitfaden unseres Designprozesses. In unserem Kreativstudio in Stuttgart arbeiten wir in individuell zusammengesetzten Projektteams aus unterschiedlichen Kulturkreisen und Berufsfeldern.

Zur Unterstützung unserer Architekturabteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Assistenz von Prof. Eberhard Schlag. In dieser Rolle übernehmen Sie organisatorische, administrative und koordinierende Aufgaben innerhalb der Architekturabteilung und wirken maßgeblich an der Strukturierung von Projekt- und Teamprozessen mit. Da Prof. Schlag projektbedingt häufig national und international unterwegs ist, erfordert die Position ein hohes Maß an Eigenständigkeit, Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Viele Aufgaben werden von Ihnen selbstständig vorbereitet, koordiniert und weitergeführt.

Die Position ist in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 50 %) möglich und richtet sich ausdrücklich auch an erfahrene Mitarbeiter:innen, die aufgrund ihrer persönlichen Situation bewusst nicht in Vollzeit arbeiten möchten. Neben klassischen Assistenzprofilen freuen wir uns auch über Bewerbungen von Architekt:innen oder Gestalter:innen, die ihre Projekterfahrung und organisatorischen Fähigkeiten in eine koordinierende Rolle innerhalb eines internationalen Designstudios einbringen möchten.

Warum diese Rolle besonders ist: Die Position bietet die Möglichkeit, eng mit der Geschäftsleitung sowie internationalen Projektteams zusammenzuarbeiten und einen zentralen organisatorischen Beitrag zur Umsetzung komplexer Architektur- und Museumsprojekte zu leisten. Sie bewegen sich dabei an der Schnittstelle zwischen Entwurf, Projektorganisation und Bürostruktur und tragen wesentlich dazu bei, dass Projekte, Teams und Abläufe effizient koordiniert werden. Die Rolle eignet sich besonders für Menschen, die Freude daran haben, Struktur in kreative Prozesse zu bringen, Verantwortung zu übernehmen und langfristig Teil eines internationalen Designstudios zu sein.

Aufgaben:

• Organisation, Koordination und inhaltliche Vorbereitung von Terminen sowie internen Besprechungen (z. B. Jour Fixe, Projektmeetings, Teamseminare)
• Koordination organisatorischer und administrativer Abläufe innerhalb der Architekturabteilung
• Kommunikation mit Projektpartnern, Bauherren und externen Dienstleistern
• Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungen und internen Abstimmungen
• Pflege von Projekt- und Ressourcentabellen
• Unterstützung bei Projekt- und Honorarkalkulationen
• Vorbereitung und Prüfung von Vertragsunterlagen
• Erstellung und Abwicklung von Beauftragungen, Zusatzaufträgen und Nachträgen
• Administrative Unterstützung bei Wettbewerben und VGV-Verfahren
• Kapazitäts- und Personalplanung der Architekturabteilung
• Koordination der Urlaubsplanung
• Administrative Betreuung von Praktikant:innen
• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen innerhalb des Teams

In dieser Rolle tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Projekte, Teams und organisatorische Abläufe im Atelier strukturiert zusammenlaufen und komplexe internationale Projekte effizient koordiniert werden können.

Qualifikationen:

• Kaufmännische Ausbildung, Studium im Bereich Organisation/Management oder Studium im Bereich Architektur, Design oder Gestaltung
• Erfahrung im Office-Management, in der Projektorganisation oder im administrativen Umfeld von Planungs- oder Kreativbüros
• Alternativ: Architekt:innen oder Gestalter:innen mit Interesse an organisatorischen und koordinierenden Aufgaben im Projektumfeld
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich zu priorisieren und zu steuern
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Professionell-freundlicher Umgang mit Kunden, Projektpartnern und Kolleg:innen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Gute Englischkenntnisse für die tägliche Kommunikation im internationalen Projektumfeld
• Belastbarkeit und Stressresistenz
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen

Wir bieten einen vielseitigen und verantwortungsvollen Arbeitsbereich in einer kreativen Umgebung, Mitarbeit an international renommierten Architektur- und Museumsprojekten, ein motiviertes, multikulturelles und diverses Team, flexible Arbeitszeiten sowie Teilzeitmodelle (50–100 %), interne und externe Fortbildungsprogramme, sehr gute Büroinfrastruktur, gute öffentliche Verkehrsanbindung sowie Tiefgarage für Fahrräder, große Küche mit Sitzmöglichkeiten sowie Kaffee, Tee, Wasser und Obst, Bibliothek mit umfangreicher Fachliteratur für Design und Gestaltung, Veranstaltungen wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und Firmenausflüge sowie Zugang zu ICOM-Karten für freien Eintritt in Museen weltweit.

ATELIER BRÜCKNER steht für Offenheit, Vielfalt und internationale Zusammenarbeit. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlicher Hintergründe und Erfahrungen.