Atelier Manager / Office Manager:in (m/w/d)

Atelier Wehrle ist ein kleines, sehr kreatives Büro für Landschaftsarchitektur mit einem klaren Qualitätsanspruch: Premium-Projekte, anspruchsvolle Kund:innen und ein Gespür für Ästhetik, das sich durch jedes Detail zieht – vom Entwurf bis zur letzten E-Mail. Für dieses Atelier suchen wir eine strukturierte, sprachsichere und mitdenkende Persönlichkeit, die das Büro organisatorisch trägt und nach außen professionell vertritt. Du hältst Manuel und dem Team den Rücken frei, sorgst dafür, dass Rechnungen, Korrespondenz und Abläufe hundertprozentig stimmen – und bringst nebenbei ein gutes Auge für Gestaltung mit.

Wenn du gerne den Überblick behältst, während um dich herum viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind, und wenn dir „passt schon" bei Zahlen und Kundenkommunikation nicht reicht, dann lies weiter.

Deine Aufgaben

• Office & Atelier Management
  • Du organisierst den Büroalltag selbstständig und behältst Deadlines und laufende Projekte im Blick.
  • Du koordinierst interne Aufgaben und unterstützt Manuel und das Team bei allen administrativen Themen.
  • Du buchst Reisen (Zug, Flug, Hotel) und bereitest Dokumente, Dateien und Ablagestrukturen vor.
  • Du stimmst dich mit Buchhaltung, Lieferant:innen und Kund:innen ab und bereitest die Lohnabrechnung mit dem Lohnbüro vor.
  • Du löst kleinere Probleme eigenständig, statt sie zurück an die Geschäftsführung zu geben.
• Kommunikation mit Kund:innen
  • Du verfasst professionelle E-Mails auf Deutsch und Englisch im Namen von Atelier Wehrle.
  • Du bereitest Antworten, Angebote, Rechnungen und Rückfragen für Kund:innen vor.
  • Du formulierst auch in sensiblen Situationen sicher – ob Korrektur, Entschuldigung oder Erklärung.
  • Du holst Follow-ups und Rückmeldungen ein.
• Rechnungen, Angebote & vorbereitende Buchhaltung
  • Du erstellst Angebote und Rechnungen und prüfst Summen, Prozente und Abschlagsrechnungen mit Genauigkeit.
  • Du erfasst Reisekosten, prüfst Zahlungen und schreibst Zahlungserinnerungen.
  • Du arbeitest mit Lexware und stimmst dich mit Steuerberator ab.
  • Du kontrollierst Adressen, USt-IdNr., Reverse Charge sowie die Steuersätze (7/19 % Deutschland, EU-Regelungen).
  • Du bereitest die Buchhaltung vor und übergibst sie an Steuerberator.
• Einkauf & Logistik
  • Du bestellst Pflanzgefäße, Möbel, Pflanzen und Materialien und kommunizierst mit Lieferant:innen – auch international auf Englisch.
  • Du prüfst Lieferzeiten, koordinierst Lieferungen zu Kund:innen und holst Preise und Angebote ein.
  • Du organisierst Druckaufträge, Kataloge und Portfolios.
• Marketing, Social Media & SEO
  • Du pflegst Instagram, Facebook, Pinterest und LinkedIn.
  • Du schreibst kurze Website-Texte sowie SEO- und ALT-Texte auf Deutsch und Englisch.
  • Du formulierst Einladungen und pflegst mit einem sicheren Sprachgefühl die Außenwirkung von Atelier Wehrle.
  • Du arbeitest mit Fotos, Videos und Präsentationsmaterialien.
• Grafik & Dokumente
  • Du bringst Grundkenntnisse in InDesign, Illustrator, Photoshop und Lightroom mit.
  • Du prüfst, bearbeitest und komprimierst PDFs vor dem Versand.
  • Du wirkst an Katalogen, Portfolios und Style Guides mit und kontrollierst Text, Layout und Typografie.
  • Du exportierst Druckdateien und hast ein Grundverständnis für CMYK, Beschnitt und Bildqualität.
• HR & Team Support
  • Du bereitest Stellenanzeigen vor und kommunizierst mit Bewerber:innen.
  • Du koordinierst Vorstellungsgespräche und bereitest Verträge und Unterlagen vor.
  • Du übernimmst HR-Administration (Krankheit, Urlaub, Kündigung, Behördengänge) und unterstützt beim Onboarding.
• Client Experience & Events
  • Du schaffst eine Erfahrung auf Boutique-Niveau – von der Verpackung von Präsentationen bis zur Korrespondenz.
  • Du organisierst Weihnachts- und Sommerfeste inklusive RSVP, Gästeliste und Catering.

Dein Profil

Das bringst du unbedingt mit:

• Sehr gutes schriftliches Deutsch – du schreibst sorgfältig und mit Gespür für Ton und Sprache.
• Englisch mindestens auf B1-Niveau.
• Hohe Genauigkeit im Umgang mit Zahlen, Rechnungen und Dokumenten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
• Eine ruhige, professionelle Kommunikationsweise – auch wenn viel gleichzeitig läuft.
• Digitale Sicherheit im Umgang mit gängigen Tools.
• Ein gutes ästhetisches Gespür.
• Zuverlässigkeit als Grundhaltung, nicht nur als Anspruch.

Das wäre ein Plus:

• Erfahrung in einem Design-, Architektur- oder Landschaftsarchitekturbüro.
• Erfahrung mit Lexware oder vergleichbarer Rechnungssoftware.
• Kenntnisse in InDesign, Photoshop oder Illustrator.
• Social-Media-Erfahrung für eine hochwertige Marke sowie SEO-Grundkenntnisse.
• Erfahrung mit Druckereien und Druckdaten.
• Grundverständnis von HOAI oder die Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten.
• Erfahrung im Umgang mit Kund:innen im gehobenen Segment.
• Interesse an Gärten, Pflanzen, Materialien und Möbeln.
• Erfahrung in der Eventkoordination oder im fotografischen Bereich.

Und vor allem bist du jemand, der/die: mitdenkt, vorausschauend arbeitet, Rückfragen stellt – aber nicht wegen jeder Kleinigkeit –, auch bei vielen parallelen Aufgaben ruhig bleibt, die eigene Arbeit prüft, Verantwortung übernimmt und versteht, dass „fast richtig" bei Rechnungen und Kundenkommunikation nicht genügt.

Wir bieten

• Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position in einem kleinen Team mit kurzen Wegen und direktem Austausch mit der Geschäftsführung.
• Die Zusammenarbeit mit einer sehr kreativen Geschäftsführung und die Möglichkeit, das Erscheinungsbild von Atelier Wehrle aktiv mitzugestalten.
• Einblicke und Mitwirkung an Premium-Projekten und der Betreuung anspruchsvoller Kund:innen im gehobenen Segment.
• Raum, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, statt nur Aufgaben abzuarbeiten.
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Ästhetik, Sorgfalt und Qualität zählen – bei Projekten wie im Büroalltag.
• Ein Aufgabenfeld, das nie eintönig wird: von Zahlen über Kundenkontakt bis Gestaltung.

Bewerbungsprozess & dein nächster Schritt

Klingt das nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Schick uns deinen Lebenslauf sowie ein kurzes, persönliches Anschreiben – gerne mit ein paar Sätzen dazu, warum genau diese Mischung aus Organisation, Kommunikation und Ästhetik dich anspricht. Wenn du magst, füge gerne Arbeitsproben bei, die dein Sprachgefühl oder dein gestalterisches Auge zeigen. Nach Eingang deiner Unterlagen melden wir uns zeitnah bei dir, um einen ersten Austausch zu vereinbaren. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!