Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Büroabläufe und sei der erste Ansprechpartner für externe Anfragen.
- Unternehmen: Atoria, ein innovatives Unternehmen im Human Capital Management.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, persönliche Entwicklung und Team-Events.
- Weitere Informationen: Internationale Karrieremöglichkeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft des Personalmanagements.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 25200 - 42000 € pro Jahr.
Atoria – Die Zukunft des Human Capital Managements. Als Arbeitgeber sind wir PRO YOU – weil bei uns der Mensch im Mittelpunkt steht. Wir übernehmen Verantwortung füreinander, schaffen kontinuierliche Entwicklungsmöglichkeiten und bieten ein Umfeld, das berufliches und persönliches Wachstum fördert – mit flexiblen Arbeitszeitmodellen.
Atoria vereint die Expertise der Unternehmen Tisoware, Persis und Quiply und bietet damit eine umfassende Software-Suite für modernes Human Capital Management (HCM). Als Teil der Proalpha Group ist Atoria an 65 Standorten weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Über 200 Mitarbeitende entwickeln spezialisierte Lösungen für alle Bereiche der modernen Personalwirtschaft – von Recruiting, Talent- und Personalmanagement über interne Kommunikation bis hin zu Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Weltweit vertrauen mehr als 3.250 Unternehmen aus Industrie, Produktion und Dienstleistungssektor auf Atoria.
Du arbeitest in Teilzeit (70%) an unserem Standort in Heidenheim.
Verantwortlichkeiten
- Büroorganisation: Du koordinierst die Abläufe im Tagesgeschäft, übernimmst administrative Aufgaben und sorgst für Struktur im Office.
- Telefon- und E-Mail-Kontakt: Als erster Ansprechpartner für externe Anfragen steuerst Du die Telefonzentrale und bearbeitest die zentrale Korrespondenz.
- Postbearbeitung: Die Ein- und Ausgangspost sowie die zentrale E-Mail-Inbox bearbeitest Du zuverlässig und transparent.
- Einkauf: Du unterstützt bei der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie bei Dienstleistungen.
- Datenmanagement: Stammdatenpflege in CRM- und ERP-Systemen sowie die Bearbeitung und Weiterleitung von Kundenanfragen gehören zu Deinem Verantwortungsbereich.
Qualifikationen
- Ausbildung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung: Du verfügst über erste Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
- Fachkenntnisse: Du verfügst über einen sicheren Umgang mit MS Office und hast idealerweise Erfahrung mit ERP- (z. B. Proalpha) und CRM-Systemen.
- Persönlichkeit: Du bist organisationsstark, strukturiert und zuverlässig. Zudem zeichnet Dich Dein freundliches Auftreten sowie Deine Kommunikationsstärke aus.
- Sprache: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Umfeld.
Benefits
- PRO YOU: Offene Kommunikation, Du-Kultur, Teamgeist, Respekt, Wertschätzung, gemeinsame Team- und Firmenevents.
- PRO Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice, Workation, Wertguthabenkonto (z.B. für ein Sabbatical).
- PRO Entwicklung: Förderung persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung, internationale Karrieremöglichkeiten, gruppenübergreifende Karrierechancen, vielfältiges Schulungsangebot, Entwicklungsgespräche.
- PRO Extras: Onboardingkonzept, Employee Assistance Service, JobRad, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterangebote.
Kontakt: Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und darauf, Dich kennenzulernen! Bitte sende uns Deinen Lebenslauf, relevante Arbeitszeugnisse sowie Leistungsnachweise über unser Online-Portal. Nach Eingang Deiner Bewerbung erhältst Du eine Bestätigung, und wir melden uns so schnell wie möglich bei Dir zurück. Der nächste Schritt kann ein Vorabgespräch mit uns oder direkt ein erstes Kennenlernen mit dem Fachbereich sein. 99% der Erstgespräche finden online statt. Fragen? Melde Dich – wir helfen gern!
Office Manager m/w/d Arbeitgeber: Atoria - the people software
Atoria ist ein hervorragender Arbeitgeber, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt und ein Umfeld fördert, das sowohl berufliches als auch persönliches Wachstum unterstützt. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und einem starken Fokus auf Teamgeist und Wertschätzung bietet Atoria seinen Mitarbeitenden zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld in Heidenheim. Als Teil der Proalpha Group profitieren die Mitarbeitenden von internationalen Karrieremöglichkeiten und einem umfassenden Schulungsangebot, das ihre Fähigkeiten weiterentwickelt.
Kontaktdaten:
Atoria - the people software Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager m/w/d erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Atoria - the people software aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Atoria - the people software, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager m/w/d mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Atoria - the people software klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Atoria - the people software vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Atoria - the people software die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
