Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Büroabläufe und sei der erste Ansprechpartner für externe Anfragen.
- Unternehmen: Atoria, ein innovatives Unternehmen im Human Capital Management.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, persönliche Entwicklung und Team-Events.
- Weitere Informationen: Internationale Karrieremöglichkeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft des Personalmanagements.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Atoria – Die Zukunft des Human Capital Managements. Als Arbeitgeber sind wir PRO YOU – weil bei uns der Mensch im Mittelpunkt steht. Wir übernehmen Verantwortung füreinander, schaffen kontinuierliche Entwicklungsmöglichkeiten und bieten ein Umfeld, das berufliches und persönliches Wachstum fördert – mit flexiblen Arbeitszeitmodellen.
Atoria vereint die Expertise der Unternehmen Tisoware, Persis und Quiply und bietet damit eine umfassende Software-Suite für modernes Human Capital Management (HCM). Als Teil der Proalpha Group ist Atoria an 65 Standorten weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Über 200 Mitarbeitende entwickeln spezialisierte Lösungen für alle Bereiche der modernen Personalwirtschaft – von Recruiting, Talent- und Personalmanagement über interne Kommunikation bis hin zu Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Weltweit vertrauen mehr als 3.250 Unternehmen aus Industrie, Produktion und Dienstleistungssektor auf Atoria.
Du arbeitest in Teilzeit (70%) an unserem Standort in Heidenheim.
Verantwortlichkeiten
- Büroorganisation: Du koordinierst die Abläufe im Tagesgeschäft, übernimmst administrative Aufgaben und sorgst für Struktur im Office.
- Telefon- und E-Mail-Kontakt: Als erster Ansprechpartner für externe Anfragen steuerst Du die Telefonzentrale und bearbeitest die zentrale Korrespondenz.
- Postbearbeitung: Die Ein- und Ausgangspost sowie die zentrale E-Mail-Inbox bearbeitest Du zuverlässig und transparent.
- Einkauf: Du unterstützt bei der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie bei Dienstleistungen.
- Datenmanagement: Stammdatenpflege in CRM- und ERP-Systemen sowie die Bearbeitung und Weiterleitung von Kundenanfragen gehören zu Deinem Verantwortungsbereich.
Qualifikationen
- Ausbildung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung: Du verfügst über erste Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
- Fachkenntnisse: Du verfügst über einen sicheren Umgang mit MS Office und hast idealerweise Erfahrung mit ERP- (z. B. Proalpha) und CRM-Systemen.
- Persönlichkeit: Du bist organisationsstark, strukturiert und zuverlässig. Zudem zeichnet Dich Dein freundliches Auftreten sowie Deine Kommunikationsstärke aus.
- Sprache: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Umfeld.
Benefits
- PRO YOU: Offene Kommunikation, Du-Kultur, Teamgeist, Respekt, Wertschätzung, gemeinsame Team- und Firmenevents.
- PRO Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice, Workation, Wertguthabenkonto (z.B. für ein Sabbatical).
- PRO Entwicklung: Förderung persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung, internationale Karrieremöglichkeiten, gruppenübergreifende Karrierechancen, vielfältiges Schulungsangebot, Entwicklungsgespräche.
- PRO Extras: Onboardingkonzept, Employee Assistance Service, JobRad, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterangebote.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und darauf, Dich kennenzulernen! Bitte sende uns Deinen Lebenslauf, relevante Arbeitszeugnisse sowie Leistungsnachweise über unser Online-Portal. Nach Eingang Deiner Bewerbung erhältst Du eine Bestätigung, und wir melden uns so schnell wie möglich bei Dir zurück. Der nächste Schritt kann ein Vorabgespräch mit uns oder direkt ein erstes Kennenlernen mit dem Fachbereich sein. 99% der Erstgespräche finden online statt. Fragen? Melde Dich – wir helfen gern!
Office Manager m/w/d Arbeitgeber: Atoria - the people software
Atoria ist ein hervorragender Arbeitgeber, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt und ein Umfeld fördert, das sowohl berufliches als auch persönliches Wachstum unterstützt. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und einem starken Fokus auf Teamgeist und Wertschätzung bietet Atoria seinen Mitarbeitenden zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld in Heidenheim. Als Teil der Proalpha Group profitieren die Mitarbeitenden von internationalen Karrieremöglichkeiten und einem umfassenden Schulungsangebot, was Atoria zu einem attraktiven Arbeitsplatz macht.
Kontaktdaten:
Atoria - the people software Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager m/w/d erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Nutze Plattformen wie unsere Website, um aktiv nach Stellenangeboten zu suchen und dich direkt zu bewerben. Zeig, dass du interessiert bist!
✨Netzwerken ist alles!
Sprich mit Leuten in deinem Netzwerk oder auf LinkedIn. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Kontakte. Lass uns wissen, wenn du Hilfe beim Networking brauchst!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und übe deine Antworten. Sei bereit, deine Erfahrungen im Office Management zu teilen und zeige, wie du zur Struktur und Organisation beitragen kannst.
✨Folge nach!
Wenn du dich beworben hast, zögere nicht, nachzufragen. Ein kurzes Follow-up zeigt dein Interesse und kann dir helfen, im Gedächtnis zu bleiben. Wir sind hier, um dich bei jedem Schritt zu unterstützen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager m/w/d mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Lebenslauf aufpeppen:Mach deinen Lebenslauf so ansprechend wie möglich! Achte darauf, dass er klar strukturiert ist und alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen für die Position als Office Manager m/w/d hervorhebt. Wir lieben es, wenn du deine Stärken und Erfolge zeigst!
Anschreiben personalisieren:Dein Anschreiben sollte nicht einfach eine Wiederholung deines Lebenslaufs sein. Nutze die Gelegenheit, um zu zeigen, warum du perfekt zu uns passt und was dich an Atoria begeistert. Zeig uns deine Motivation und Persönlichkeit!
Relevante Zeugnisse beifügen:Vergiss nicht, relevante Arbeitszeugnisse und Leistungsnachweise anzuhängen! Diese Dokumente geben uns einen besseren Einblick in deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten. Sie sind ein wichtiger Teil deiner Bewerbung!
Bewerbung über unser Online-Portal:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unser Online-Portal einzureichen. So stellst du sicher, dass alles schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Und keine Sorge, wir melden uns schnellstmöglich zurück!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Atoria - the people software vorbereitet
✨Informiere Dich über Atoria
Bevor Du zum Interview gehst, solltest Du Dich intensiv mit Atoria und deren Produkten auseinandersetzen. Verstehe die Software-Suite für Human Capital Management und überlege, wie Deine Rolle als Office Manager dazu beitragen kann, die Abläufe zu optimieren.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus Deiner bisherigen Berufserfahrung, die Deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen. Zeige, wie Du in der Vergangenheit administrative Aufgaben organisiert und strukturiert hast, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
✨Kommunikationsstärke demonstrieren
Da Du als erster Ansprechpartner für externe Anfragen fungierst, ist es wichtig, Deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, wie Du freundlich und professionell am Telefon oder per E-Mail kommunizierst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die Du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt Dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung bei Atoria.
