Chief of Staff - AOB Invest

Company Overview

AOB Invest GmbH ist ein Single Family Office in München, das in öffentlichen und privaten Märkten investiert. Wir sind ein schlankes, internationales und unternehmerisches Team mit hohen Standards und kurzen Entscheidungswegen. Wir entwickeln weiterhin unsere interne Plattform, unser externes Netzwerk und unsere Betriebsprozesse.

Die Rolle

Der Chief of Staff arbeitet eng mit dem Geschäftsführer zusammen und kombiniert die Koordination auf Führungsebene mit operativer Verantwortung, Vertragsmanagement, externer Vertretung und ausgewählten strategischen Projekten. Die Rolle erfordert starkes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, zwischen hochrangigen Prioritäten und praktischer Ausführung zu wechseln. In einer schlanken Organisation sind die Verantwortlichkeiten breit gefächert und oft funktionsübergreifend. Sie bringen Struktur in komplexe Themen, halten Prioritäten in Bewegung und übernehmen Angelegenheiten, die nicht klar innerhalb einer Funktion liegen.

Was Sie besitzen werden

• Executive Coordination
  • Verwalten Sie den Zeitplan, die Prioritäten und Meetings des Geschäftsführers mit starkem Fokus auf Vorbereitung und Nachverfolgung.
  • Koordinieren Sie Reisen, einschließlich Flügen, Hotels, Logistik und Reiseplänen.
  • Bereiten Sie prägnante Briefings und entscheidungsbereite Materialien für Meetings und externe Termine vor.
  • Behalten Sie Fristen, Erneuerungen, Verpflichtungen und offene Punkte im Auge.
  • Übernehmen Sie die Nachverfolgung und ausgewählte Angelegenheiten im Namen des Geschäftsführers und eskalieren Sie bei Bedarf.
• Netzwerk, Veranstaltungen und Vertretung
  • Vertreten Sie das Büro professionell in Interaktionen mit Fonds, Family Offices, Banken, Startups, Beratern und anderen externen Partnern.
  • Koordinieren Sie innerhalb des Family Offices und des Investment-Ökosystems.
  • Koordinieren Sie ausgewählte Veranstaltungen und externe Formate von der Konzeption bis zur Ausführung.
  • Unterstützen Sie die externe Präsenz des Büros.
• Recht und Verträge
  • Entwerfen und überprüfen Sie Vereinbarungen wie NDAs, Arbeits-, Dienst- und Maklerverträge; identifizieren Sie wichtige kommerzielle und rechtliche Bedingungen, Risiken und koordinieren Sie Fristen.
  • Koordinieren Sie mit externen Anwälten und Notaren, wenn Fachwissen erforderlich ist, und übersetzen Sie Ratschläge in klare nächste Schritte.
  • Pflegen Sie Vollmachten, Unterschriftsprozesse und Vertragsdokumentation.
  • Verfolgen Sie vertragliche Fristen, Erneuerungen und Kündigungsfristen.
• Operationen, Anbieter und Ausführung
  • Identifizieren und verbessern Sie betriebliche Prozesse im Büro.
  • Behalten Sie klare Aufgabenverfolgung, Genehmigungen und wiederkehrende Arbeitsabläufe im Auge, wobei Sie Technologie und KI nutzen, wo es hilfreich ist.
  • Überprüfen und koordinieren Sie Anbieterbeziehungen, kommerzielle Bedingungen und Erneuerungen.
  • Koordinieren Sie die Implementierung neuer Einheiten oder Strukturen, sobald die strategische Richtung mit der Finanzabteilung und externen Beratern vereinbart wurde.
  • Leiten Sie funktionsübergreifende Projekte von der Planung bis zum Abschluss.

Wer Sie sind

Dies sind die Kernanforderungen. Sie haben mindestens sieben Jahre Erfahrung in einem anspruchsvollen, unternehmerischen Umfeld wie einem Family Office, professionellen Dienstleistungen, Beratung oder einer vergleichbaren Rolle als Chief of Staff oder Führungskraft. Sie sind es gewohnt, unabhängig zu arbeiten. Sie sind kommerziell orientiert und stark im Umgang mit Menschen, mit der Glaubwürdigkeit, ein professionelles Investmentbüro extern zu vertreten. Sie denken unabhängig, übernehmen Verantwortung und bleiben unter Druck und in unklaren Situationen effektiv. Sie kommunizieren fließend in Englisch und Deutsch in einem professionellen Umfeld. Sie sind äußerst diskret, praktisch, zuverlässig und vertrauenswürdig im Umgang mit vertraulichen Informationen. Sie gehen gerne die Extrameile. Sie haben ein starkes praktisches Verständnis von Verträgen und können Standardgeschäftsverträge überprüfen, wichtige Probleme identifizieren und externen Rechtsbeistand koordinieren. Eine juristische Qualifikation ist von Vorteil. Sie sind hochorganisiert, zuverlässig und aufmerksam gegenüber Details. Sie sind ein selbstbewusster Verhandler und fühlen sich wohl dabei, Veranstaltungen, Anbieter und externe Stakeholder zu koordinieren. Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und bereit, neue Tools, einschließlich KI, zu nutzen, um Effizienz und Kommunikation zu verbessern. Sie arbeiten funktionsübergreifend zusammen und kommunizieren klar mit Kollegen und externen Beratern.

Warum diese Rolle

Dies ist eine breite Rolle in einem schlanken, unternehmerischen Family Office mit direkter Exposition gegenüber Entscheidungsfindungen und einem hohen Maß an Verantwortung. Sie werden in den Bereichen Betrieb, rechtliche Angelegenheiten, externe Beziehungen und strategische Projekte arbeiten, mit der Möglichkeit, Prozesse zu gestalten und Fähigkeiten auszubauen, während sich das Büro entwickelt.

Berichterstattung und Zusammenarbeit

Sie berichten direkt an den Geschäftsführer und arbeiten eng mit dem Team des Family Offices zusammen. Die Rolle hat derzeit keine direkten Berichte und ist als funktionsübergreifende Position mit breitem Einfluss im Büro konzipiert. Sie arbeiten auch eng mit externen Anwälten, Notaren, Steuerberatern, Banken und Dienstleistern zusammen. Die Verantwortlichkeiten sind klar im Team verteilt, wobei der Chief of Staff Angelegenheiten koordiniert, die funktionsübergreifend sind, und sicherstellt, dass die Ausführung im Zeitplan bleibt.